Интеграция системы управления отелем на Bnovo с Битрикс24 с финучетом на ПланФакт
Владеете гостиницей, отелем или помещением под аренду мероприятий? В этом бизнесе сильно поможет автоматизированная система бронирования с приемом платежей, а еще лучше - интегрированная с CRM и сервисом управленческого учета. В нашей статье расскажем, как получить это без траты лишних времени и денег на разработку.
1. Проблематика бизнес-процессов в гостинице
Итак, наш клиент сдает номера в гостинице, а также залы для выставок, конференций, семейных и деловых встреч. Для бронирования используется сервис Bnovo, где происходит регистрация гостей и прием оплаты онлайн. Реализовано это в виде интуитивно понятной "шахматки":
Данные о бронировании администратор вносит вручную (если принимает заявку по телефону) или автоматически вносятся из онлайн-сервисов Ostrovok.ru, «Яндекс. Путешествия» и других.
Задача платформы в этой ситуации - собрать сведения о госте и завести его карточку бронирования с заполнением нужных полей (дата заезда и выезда, сумма, категория номера, скидка, если это предусмотрено). Но для нашего заказчика главное здесь — прием платежа онлайн за первые сутки (без предоплаты бронирование не действительно).
Клиент также использует Битрикс24 и ПланФакт, но эти сервисы не синхронизированы. Из-за этого ряд действий приходится выполнять вручную — например, учет полной оплаты. Представим ситуацию, что клиент решил вместо трех ночей оплатить в отеле только две. Отсутствие автоматического обмена данными создаст ошибки как в финансовом учете, так и в обновлении сведений при изменении клиентом
Чтобы во всех сервисах, в которых работает наш заказчик, корректно сопоставлялись данные и информация автоматически обновлялась при изменении, настраиваем бесшовное взаимодействие между Bnovo и Битрикс24, а также между Битрикс24 и ПланФакт. То есть, нужна передача бронирований в корректные направления сделок с выгрузкой сумм и учет планируемых и фактических финансовых операций по приходам. Кстати, на эту тему у нас тоже есть статья.
Давайте посмотрим, как в данном кейсе работает автоматизация на платформе Пинкит.
2. Выгрузка бронирований из Bnovo в сделки Битрикс24 и учет платежей и возвратов в ПланФакт
2.1. Обмен данными между Bnovo и Битрикс24
Итак, в Битрикс24 есть направление сделок "Bnovo". Сюда автоматически попадают бронирования из сервиса Bnovo с передачей следующих полей:
- Название - это номер с указанием даты заезда (например, "Люкс 16.01.2024 - 18.01.2024);
- Сумма - это полная сумма платежа за все дни проживания;
- Контакт - это ФИО и телефон гостя.
У сделки есть следующие стадии: "Новая"; "Контроль оплаты"; "Подготовка номера"; "Проживание"; "Выезд"; "Завершение сделки".
Тут сразу же возникает несостыковка — прежде чем заехать в номер, гость вносит полную оплату по приезде в гостиницу, так как по правилам отеля вносить предоплату нужно только за первые сутки. Поэтому между стадиями "Новая" и "Контроль оплаты" добавилась стадия "Внесена предоплата", на которой сделка считается частично оплаченной.
При этом, прием полной оплаты фиксируется на стороне Bnovo, но в сделку не попадает. Этот вопрос решается настройкой интеграции Битрикс24 и Bnovo, где на первом шаге настройки получаем данные об оплате из Bnovo, а на третьем шаге — совершаем действие "Обновить сделку", которая автоматом переводится на стадию "Контроль оплаты". Фактическая сумма сделки уже фиксируется в поле "Сумма".
В принципе, на данном этапе также можно закрывать сделку со статусом "Успешно".
2.2. Обмен данными между Битрикс24 и ПланФакт
Для корректной работы автоматизации заводим проект с названием, к примеру, "Отель Bnovo".
Далее создаем планируемую финоперацию при поступлении предоплаты на полную сумму сделки и затем при поступлении фактической операции (оплаты остатка суммы после предоплаты) схлопывать (удалять) эту планируемую операцию, чтобы не было дублирования. Для этого настраиваем две интеграции Пинкит.
Первая интеграция создает планируемую финоперацию на стороне ПланФакт при создании сделки в Битрикс24 на стадии "Внесена предоплата". Для настройки выбираем на первом шаге в личном кабинете Пинкит в качестве источника данных Битрикс24, а в качестве триггера - Сделка создана:
На втором шаге настройки получаем данные из сделки через API-запросы, и на третьем шаге создаем планируемую финоперацию типа Поступление на стороне ПланФакт:
В итоге на основании сделки мы заводим плановый приход в ПланФакт.
ПланФакт интегрирован с банк-клиентом, так что фактическая оплата при поступлении на счет отобразится в ПланФакт. Сопоставляем ее с плановой финоперацией, а затем - удаляем плановую финоперацию. Для этого нужна вторая интеграция, которая схлопывает финоперацию и сопоставляет планируемые средства с фактическими.
В таком случае на первом шаге настройки указываем ПланФакт, триггер - Новое поступление, на третьем шаге - также ПланФакт, а действие - Удалить финоперацию:
Таким образом, финоперация схлопывается, и остаток планируемых платежей отражает поток денежных средств, который мы еще планируем получить. Далее обратной интеграцией ПланФакт и Битрикс24 можно передать данные о полной оплате, завершить сделку и прислать уведомления менеджеру в чат или задачу.
В случае, если гость внес предоплату, но отказался от проживания в гостинице и ему необходим возврат — сделка в ПланФакт не учитывается, а помечается как проваленная в Битрикс24 и не идет в отчет, а финоперация сторнируется.
Если нужен подобный сценарий автоматизации, посмотреть и протестировать интеграции можно тут.