Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

Если вы занимаетесь реализацией товаров (собственное производство или перепродажа), вам необходимо организовать грамотный учет товарных остатков на складах. Самый простой и малозатратный вариант: использовать таблицы Google плюс CRM Битрикс24. В качестве связки между этими двумя сервисами возьмем Пинкит. Как автоматизировать создание приходного документа в Битрикс24 при поступлении товаров от поставщиков из эксель-файла в Google Sheets? Расскажем далее.

Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

1. Как работает товарный учет в Битрикс24 и в чем боль?

Наш заказчик — торговая компания, которая для формирования актуальных товарных остатков использует модуль "Складской учет" в Битрикс24.

Когда товары приходят на склад, менеджер заходит в раздел "Складской учет" и создает документ прихода. Это нужно, чтобы было понятно: сколько, каких, на какую сумму было доставлено товаров на склад и кем товар был принят. Таким образом, на вашем сайте или другой площадке для реализации будет указано актуальное количество товаров, доступных для заказа.

В документе прихода отображается товар, его цена, закупочная цена (если перепродаете), и количество товара, принятого на склад. Также можно добавить штрихкод для удобства:

Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

Каждый товар добавляется построчно, но можно создавать отдельные склады, если их несколько.

В итоге, в каждом приходе мы будем видеть общую сумму товаров на складе, их количество при приемке, а также отслеживать доступные остатки.

Проблема в том, что наш заказчик ведет всю информацию по приходам в табличке Гугл, и его сотрудники должны вручную переносить приходы в Битрикс24, так как автоматически подгрузить данные из таблицы в складской учет на портале нельзя.

2. Как автоматизировать создание приходного документа в Битрикс24 при поступлении товаров из таблицы Google?

Все это можно автоматизировать и настроить фоновую выгрузку данных без их потери и больших затрат на высоконагруженный обмен данных. Расскажем далее, как это делает Пинкит.

Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

Выгрузка строк из таблицы Гугл в приходы складского учета Битрикс24

Итак, нам необходимо выполнить следующие действия.

2.1. В личном кабинете Пинкит (потребуется регистрация) добавляем доступы к Битрикс24 и к табличке, в которой ведется учет товаров.

2.2. В разделе "Интеграции" добавляем новую интеграцию (кнопка "Добавить интеграцию").

2.3. Приступаем к настройке (всего 5 шагов).

2.3.1. На первом шаге заполняем поля:

  • Откуда - Google Sheets;
  • Когда - Обновлена строка;
  • Подключение к приложению - выбираем нужную табличку.
Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

2.3.2. На втором шаге настраиваем необходимый инструментарий. Например, с помощью API-запроса указываем для определенных товаров склад, на который они придут в документе прихода:

Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

2.3.3. На третьем шаге заполняем поля:

  • Куда отправляем данные - Битрикс24;
  • Какое действие совершаем - Создать документ;
  • Подключение к приложению - указываем доступ к порталу Битрикс24.
Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

2.3.4. На четвертом шаге сопоставляем столбцы таблицы и поля прихода. Очень важно настроить соответствие для товаров, количества, суммы, чтобы в приходе потом не возникло ошибок. Также можно прописать дополнительный запрос, если, например, в приходе нет каких-то нужных полей.

Автоматизация продаж и учет остатков в Google Sheets и Битрикс24

2.3.5. Настраиваем время первого запроса на пятом шаге (или помечаем, что выгружаем за все время) и запускаем интеграцию. Готово!

Если вам нужно получить аналитику продаж ваших товаров, в том числе подробный АВС-анализ, вы можете почитать об этом в подборке, а также попробовать настроить интеграции здесь.

Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
1
1 комментарий
Ответить