6 осенних обновлений, которые сделали совместную работу удобнее

Оптимизация привычных возможностей и новые важные функции платформы TEAMLY.

Привет! На связи TEAMLY – платформа для совместной работы и организации базы знаний. Наш сервис заметно вырос за последние два года, и мы регулярно обновляем функционал, чтобы каждый пользователь мог настроить его под себя. В этой статье расскажем о важных обновлениях осени.

История изменений

Быстрые формулы

Условное форматирование

Копирование Умных таблиц

Автопубликация

Создание диаграмм

Раньше при совместном доступе к статьям можно было обнаружить неприятный сюрприз: вчера дописал материал, а сегодня куда-то делась часть данных. Никто не сознаётся, и лишь секретарь скромно молчит в общем чате: понимает, что вчера, возможно, случайно что-то удалил. А может и нет.

Теперь с функцией «История изменений» в истории версий можно легко отследить, какие правки были внесены в текст. А ещё сравнить два любых варианта (не только последние) и в крайнем случае откатить внесенные изменения.

Чтобы просмотреть историю версий, нужно зайти в меню статьи и активировать свитчер «Показывать изменения с предыдущей версией», а затем выбрать интересующую итерацию.

Для сравнения двух любых версий: нажать кнопку «Выбрать статьи для сравнения», и отметить нужные версии. Правки будут подсвечены зелёным (добавленные элементы) и красным (удалённые).

Это один из тех долгожданных инструментов, которые сильно облегчают работу с данными. Формулы помогут автоматически демонстрировать статистику по отдельным столбцам.

Инструмент расширяет функционал по нескольким направлениям: произведение расчётов, ведение бюджета, аналитика и т.п.

Для столбцов с любым свойством вы можете считать:

▪ количество строк, значений, уникальных значений, пустых или заполненных строк;

▪ процент пустых или заполненных строк.

Для столбцов со свойством Число можно рассчитать сумму, среднее арифметическое, медиану, минимальное и максимальное значение и диапазон между ними.

Для столбцов со свойством Дата – вычислить самую раннюю/позднюю дату или диапазон дат.

Для столбцов со свойством Флажок – узнать процент активных и неактивных флажков (чек-боксов).

Некоторые базы данных похожи на советские амбарные книги – один главбух понимает, что там внутри. Чтобы не запутаться в хитросплетениях строк и столбцов, добавили «Условное форматирование» в Умные таблицы.

Функция позволяет ориентироваться даже в самых массивных объемах информации. В отличие от фильтрации, Условное форматирование выделяет цветом нужные строки, при этом остальные остаются перед глазами.

На текущем этапе итерации можно выделить строки в представлении Таблица по вариантам свойств Выбор, Множественный выбор и Чек-бокс.

Как использовать условное форматирование? Вот несколько примеров:

– Выделять задачи с высоким приоритетом.

– Выделять сотрудников с необходимой квалификацией.

– Подсвечивать нужную информацию для конкретного этапа продаж.

– Видеть, в каких строках активен чек-бокс (особенно полезно для таблиц с большим количеством столбцов).

Как настроить Условное форматирование?

После этого увидите, что нужные строки выделены выбранным цветом.

💡 Вы можете создать несколько правил форматирования, чтобы подсветить все важные данные.

Умные таблицы со всеми ссылками и фильтрами – очень гибкий инструмент. Раньше нельзя было целиком взять готовую Умную таблицу и скопировать в другое пространство. Теперь это можно сделать в пару кликов.

В каких случаях может пригодиться:

Чтобы скопировать Умную таблицу, необходимо:

1. Открыть таблицу.

2. Открыть справа вверху «Меню» (три точки).

3. Выбрать пункт «Копировать».

4. В открывшемся поп-апе выбрать нужное пространство и задать название для новой таблицы.

5. Нажать кнопку «Копировать».

6. Перейти в нужное пространство и посмотреть точную копию этой Умной таблицы.

С помощью модуля «Автопубликация» в настройках пространства можно активировать автоматическую публикацию изменений при работе над статьями сразу во всем пространстве.

Раньше это работало лишь для отдельных статей. Тогда любые изменения в документах не отображались в режиме чтения, пока не нажималась кнопка «Опубликовать». Однако для каждой отдельной статьи автопубликацию включить было можно.

Так делали, потому что в некоторых командах требовалась премодерация контента: например, редактор пишет или вносит правки в статью, а главред согласовывает и публикует.

Теперь эта функция доступна для целых пространств!

Можно активировать автопубликацию как при создании нового пространства, так и в настройках текущего пространства, если есть задача публиковать все изменения сразу и не совершать лишних действий.

Также обратите внимание на поп-ап, открывающийся после активации свитчера – он предложит применить автопубликацию только к новым статьям или ко всем в пространстве.

Текущие черновики в пространстве останутся черновиками, пока вы не нажмёте на кнопку «Опубликовать». После этого они станут полноценными статьями: будет действовать и автопубликация.

Мы улучшили один из блоков визуального редактора – виджет для вставки диаграммы drаw.iо. Теперь с его помощью можно не только добавить готовую диаграмму из сервиса, но и создать её прямо в визуальном редакторе внутри TEAMLY.

Обогащайте статьи инфографикой и диаграммами, иллюстрируйте бизнес-процессы и структуры баз данных, обсуждайте и вносите правки на одной платформе.

О том, как вставить виджет drаw.iо, и работать с ним, рассказали в инструкции.

В TEAMLY регулярно выходят обновления, а анонсы мы публикуем в Telegram-канале. Там же делимся лайфхаками для совместной работы, полезными материалами для HR и менеджеров. Чтобы быть в курсе, подпишитесь на наш канал.