Фишки тайм-менеджмента на каждый день от руководителя коммуникационного агентства

Генеральный директор PR Partner Инна Анисимова делится своими лайфхаками о том, как все успевать.

Ритм жизни за последние 20 лет поменялся больше, чем за весь 20 век.

Мы хотим успеть все и справиться со всеми задачами, продемонстрировав миру лучшую версию себя (фоточки в Инста опять же), но в сутках только 24 часа. В помощь — тайм-менеджмент, книг и статей по нему становится все больше (хаха, найти бы время все их прочесть!).

Я раньше переживала, что ничего не успеваю, но постепенно, с рождением трех детей, а также инвестициями в разные бизнесы научилась смотреть на некоторые вещи иначе. Вот что в плане тайм-менеджмента помогает мне.

• Откажитесь от чужих целей. Больше всего времени и энергии съедают дела, к которым не лежит душа: привет прокрастинация, чувство вины и неуверенность в себе.

Для того чтобы выявить подобные чужие задачи, подойдет метод «мемуарника». Каждый день записывайте в блокнот одно главное событие дня. Закат? Прочитала интересную книгу? Встреча с ментором?

Поймете, что родное, а что навязанное другими. Я так бросила писать диссертацию — ее не было в главных событиях три месяца. Чаще всего, когда мы говорим «нет времени», мы подразумеваем «нет желания», «не приоритет».

• Жестко внесите важное в календарь. Давно хотела выучить испанский, и когда наконец поняла, что буду получать MBA в Испании, записалась в Институт имени Сервантеса на занятия по понедельникам и средам с 9:00 до 12:00. Неудобно? Да, некоторые встречи пришлось перенести, а коллегам смириться с тем, что эти слоты ушли навсегда.

• Делегируйте! Многим перфекционистам бывает сложно отпускать задачи и доверять коллегам или родным. Но помощь со стороны — источник сил и времени. Позвольте ребенку самому сделать домашку, сотруднику —выполнить поручение, другу — выбрать совместный подарок, а сэкономленное время потратьте на то, что любите.

• Лимитируйте доступ к мобильным. Эти серийные нарушители покоя воруют время на личную жизнь, отдых и реальную работу. Каждый раз реагируя на телефон, вы растягиваете рабочий день. У пиарщиков есть шутка: повезло, розетка рядом с кроватью. Мой совет — выключать уведомления приложений, а интернет — во время выполнения сложных рабочих задач, а также после определенного часа ночью (отдохнувшие мы продуктивнее).

• Пользуйтесь методом Pomodoro. Интенсивно включайтесь в работу на 25 минут (можно поставить таймер), дальше пять минут перерыв, и снова в бой. После каждого четвертого блока делайте перерыв на 15-30 минут. Метод подойдет для решения сложных задач — разбитые на блоки они выглядят не так угрожающе.

• Откажитесь от стандартных to-do листов. Часто в них попадает куча несущественных дел. Лучше пишите для каждого дня топ-3 задач. Держите список всегда перед собой, и, когда ваше внимание будет переключаться на другие дела, возвращайте фокус на ваш топ-3.

• Распределите задачи по однотипным блокам. Сделайте все звонки один за другим, поставьте встречи друг за другом. Итог: минус лишние волнения, движения и время на переключение между задачами. Эксперимент! Я когда на МБА училась, на курсе по тайм-медежменту нас попросили написать: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 и пр. А потом А,Б,В,Г,Д,Е и пр. Засеките время (15 секунд на каждую линию). А теперь заново: 1,А,2,Б, 3,В — по времени будет на 20-30% медленнее. Переключения съедают время.

• Включите безделье в ваш день. Если вы один из тех, кто скатывается в бесполезное просматривание соцсетей, блуждание по интернету или пересмотр старых видео, то лучше всего будет заранее включить в день такое времяпрепровождение. Главное, чтобы оно не пересекалось с рабочими часами. «Потупить» — 1 час.

• Подстраивайте дела под себя, а не наоборот. Например, многие покупают абонементы в фитнес-клубы, в которых им нравится одно занятие, идущее дважды в неделю в неудобное время. Сейчас на каждом углу небольшие спортивные студии (йоги, стретчинга и других), где занятия проходят регулярно на протяжении дня. Я хожу в одну из таких, каждый час в четырех студиях Москвы — три типа занятий — пропустить не получится, даже если опоздал, пойдешь на следующую тренировку.

• Не теряйте время. На случай пробок, полетов, очередей подготовьте список бессрочных дел. Прочитать книгу или статьи, разобрать почту, позвонить близким, посмотреть онлайн-курс — пусть такая экономия войдет в привычку.

• Позвольте себе ошибаться. Вместо того чтобы сидеть над задачей часами, гадая правильно ли вы все делаете, попросите о помощи или решитесь на какой-либо вариант. Ошибки — это не смертельно, а вот страх их совершить парализует работу. В профессиональном плане успеха добивается не тот, кто лучше, а кто разрешает себе эксперименты, пусть и неидеальные.

Если поделитесь в комментариях своими фишками и лайфхаками, буду очень благодарна!