Scrum-маркетинг в камерном агентстве: почему нам не понравился Trello и чем мы его заменили

Команда агентства «Аутмаркетинг» подобрала удобные для работы инструменты, но это их не спасло от горящих дедлайнов и хаоса.

Немного предыстории. Год назад мы бросили работу в престижных компаниях и сделали крафтовое агентство. Собрали дримтим из пяти маркетологов и сразу офигели, насколько процессы отличаются от размеренной проектной работы.

Чтобы не погибнуть под нарастающей энтропией, пришлось переизобретать планирование и натягивать agile на неконтролируемую маркетинговую работу.

Большинство маркетинговых инхаус-команд не планируют. Задают примерные цели на квартал и стараются их выполнить. В процессе появляется тысяча вроде бы логичных причин, почему планы на квартал не сбываются.

Эти планы больше похожи на желания: цель светлая и большая, но на задачи её не делят, а пытаются решить сразу. В итоге задача тянется бесконечно, и её бросают.

У нас такое не работает, потому что оплату мы получаем за результат. Сделали дело — получили деньги от заказчика — выплатили жалование. Чем эффективнее работаешь — тем больше денег. А эффективности нельзя добиться без подробного планирования. Особенно если на тебе сразу пять параллельных проектов с разными задачами.

В прошлой корпоративной жизни мы работали в проектных командах от 20 человек. Проект всегда был один, а команд несколько: дизайнеры, разработчики, методологи и маркетёры. Это удобная структура — у каждой команды есть зона ответственности.

Для общего планирования мы использовали аналоговую scrum-доску и ежедневные митинги. Эту практику мы решили без изменений перенести в агентство.

Не учли одного: в проектной работе проект один, а команд несколько. В нашем агентстве проектов несколько, а команда одна. В проекте каждая команда допланирует работу на своём участке. А в агентстве нужно планировать работу сразу на всех участках.

Scrum-доска с таким уровнем декомпозиции заняла бы весь коворкинг, поэтому мы использовали костыль — блокнот с чек-листом, распределённый на всю команду. На доске — крупные задачи, а в блокноте — декомпозированный список задач на текущий спринт.

Мы сразу понимали, что так делать нельзя, просто это был самый быстрый вариант.

• нельзя отслеживать прогресс по задачам;
• нельзя ставить дедлайны;
• нет вложенности задач, нет аттачей;
• показывать такое клиенту стыдно;
• каждый день нужно отправлять фотки тем, кто не в офисе;
• стикеры падают со стены или уничтожаются уборщицей;
• нет приватности, а почти со всеми клиентами заключено соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
• сложно синхронизировать аналоговые и цифровые записи.

В итоге получилось почти всё то же, что и без планирования: хаос и неуправляемая машина по переработке полезных усилий в отсутствие результата.

Самый расхожий цифровой заменитель аналоговой scrum-доски — Trello. Пару раз мы пытались ей пользоваться, но в проектах она не приживалась — хватало листочка со стикерами. В этот раз мы подошли к делу серьёзно.

Разбили крупные карточки на подзадачи, создали уникальную баклажановую систему приоритетов, настроили учёт человеко-часов. В каждой карточке появился чек-лист задач, аттачи и ответственные. За три месяца мы выжали из Trello всё, что могли.

А ещё у нас появился бот Standuply — в 19:00 он задаёт всем три неудобных вопроса: «Что делал сегодня?», «Что будешь делать завтра?» и «Что мешает работать?». Затем агрегирует ответы и присылает их в Slack-канал к scrum-митингу в 10:00.

Это помогает не тупить во время созвона: не нужно вспоминать вчерашние задачи и судорожно планировать сегодняшние. Плюс сохраняется вся история — не отвертишься.

Работать стало удобнее, но и тут всплыло множество недостатков:

• В Trello нельзя назначать исполнителя и дедлайн на подзадачу, поэтому ты никогда не узнаешь, сколько задач повисло на тебе на этой неделе.
• Нет единого окна со всеми задачами на спринт — нужно отдельно открывать борду каждого клиента и проверять текущие задачи в каждой карточке.
• Нет единого хаба со всеми обновлениями по статусам задач (частично эту проблему решает отличная интеграция Trello в Slack).

Пока мы работали в Trello, ответственный за карточку обязан был контролировать все подзадачи. Он постоянно врывался в твой день с фразой: «Как дела с этой задачкой?», а ты всё время о ней забывал и не мог толком спланировать рабочий день.

Временным решением были инструменты личной эффективности — всякие to-do list и bullet journal. Но на уровне команды эти корявые костыли работали плохо.

Trello нравился всем за простой и быстрый интерфейс. Но надо было двигаться дальше — в страну уродливых корпоративных планеров. Мы попробовали почти всё: Jira, Wrike, StarTrek, Taiga и даже Basecamp — всё не то.

Дважды пробовали использовать Asana (в первый раз психанули и вернулись в Trello). Интерфейс у сервиса неприветливый и неторопливый. Пришлось привыкать, потому что в остальном Asana оказался очень удобным инструментом для нашего характера работы.

Небольшой лайфхак: если решите переехать в Asana из Trello (или, например, Wrike), перенесите все задачи через сервис Unito. Вручную точно замучаетесь.

Расскажем на примере.

За большую карточку «Сделать партнёрскую страницу» отвечает Антон — он делает всё, чтобы страница появилась на сайте клиента к концу недели. В карточке есть подзадачи: Кристина делает прототип, Лёха верстает страницу, а Антон — передаёт заказчику.

Раньше Антону пришлось бы каждый день пушить Кристину и Лёху, чтобы они ничего не забыли. Теперь Антон просто назначает ответственных для каждой подзадачи, ставит дедлайн, и задача автоматически появляется в списке у изумлённых ребят.

У каждой подзадачи могут быть подпод- и подподподподподзадачи. Но это уже перебор.

Как мы уже говорили, у каждого клиента есть своя доска. В Trello приходилось заходить во все по очереди, прокликивать задачи и смотреть прогресс. Но не теперь.

В Asana каждую задачу и подзадачу можно добавить в несколько досок. Мы создали отдельную доску «Checklist», куда добавляем задачи текущего спринта от всех клиентов. Чек-лист можно разбить на проекты и отсортировать по датам, чтобы не путаться.

Если завершить задачу в чек-листе, она завершится и в основной карточке проекта. Для ежедневных стендапов мы используем только чек-лист и не ходим по проектным доскам.

Обновления по задачам полезно получать не только на scrum, но и в течение дня.

В Asana есть Inbox, куда падают уведомления по задачам, на которые ты подписан. Похожая штука есть в Trello, но в Asana удобней. Можно лайкать и меншонить коллег.

В «Аутмаркетинге» чтение раздела Inbox обязательно для всех.

Ещё один важный элемент планирования — неизбежность наказания за сорванные сроки. У нас с этим всё в порядке: не сделал в срок — никто не получит вовремя зарплату. Но иногда нужен дополнительный пинок под зад и публичная экзекуция виноватого.

В аналоговые времена мы делали это просто: рисовали человеку усы за прогоревший дедлайн. Один день задержки — одна усинка в твой профессиональный гроб. Самый усатый в конце месяца проставлялся на круглую сумму. Эффект был отличный.

Мы долго думали, как перенести усы в цифровой вид, сохранив эффект публичного осмеяния. Пока не вспомнили, что админ в Slack может переименовывать коллег плохими словами.

Цифровые усы работают ещё круче, потому что от них невозможно спрятаться.

У нас в агентстве два незаменимых инструмента: Slack и Asana. Вести дела можно полностью удалённо. Но даже у чудесного сервиса Asana есть очень неприятные недостатки:

• Нет встроенной диаграммы Гантта: приходится рисовать их отдельно в Excel по каждому проекту, и если сроки сдвигаются — всё перерисовывать.
• В Asana нет автоматического учёта человеко-часов, как в Microsoft Project и других корпоративных тулзах — приходится считать выхлоп вручную по каждой задаче.

Обе проблемы кажутся решаемыми. Мы изучили API Asana и поняли, что можно сделать кастомное решение для учёта часов. А для диаграммы Гантта есть приложение Instagantt, которое интегрируется одним кликом (правда, платить за него приходится отдельно).

Нам нравится точить процессы. Мы шутим, что процессы — единственные, кто хорошо работает в нашем агентстве. В этом году мы хотим масштабировать бизнес, а отточенные процессы в растущей команде — едва ли не самое главное.

• аналоговая среда плохо подходит для планирования параллельных проектов;
• важно как можно скорее найти правильный инструмент под ваши процессы;
• у каждой, даже самой маленькой задачи, должен быть исполнитель и дедлайн;
• все задачи должны быть собраны в одном месте, иначе — хаос;
• задачи следует как можно мельче дробить на подзадачи;
• длительность выполнения любой конечной задачи не должна быть больше пяти часов;
• публичные наказания в игровой форме отлично мотивируют;
• тщательно планировать человеко-часы на спринт и добавлять 20%.

Сейчас мы пытаемся внедрить некоторые принципы территориального общественного самоуправления, критической цепи и канбана. Если будут сенсационные открытия — напишем ещё одну статью.

#инструменты