Офтоп
Anton Shayakhov
25 351

Scrum-маркетинг в камерном агентстве: почему нам не понравился Trello и чем мы его заменили

Команда агентства «Аутмаркетинг» подобрала удобные для работы инструменты, но это их не спасло от горящих дедлайнов и хаоса.

В закладки

Немного предыстории. Год назад мы бросили работу в престижных компаниях и сделали крафтовое агентство. Собрали дримтим из пяти маркетологов и сразу офигели, насколько процессы отличаются от размеренной проектной работы.

Чтобы не погибнуть под нарастающей энтропией, пришлось переизобретать планирование и натягивать agile на неконтролируемую маркетинговую работу.

Заново учимся планировать

Большинство маркетинговых инхаус-команд не планируют. Задают примерные цели на квартал и стараются их выполнить. В процессе появляется тысяча вроде бы логичных причин, почему планы на квартал не сбываются.

Эти планы больше похожи на желания: цель светлая и большая, но на задачи её не делят, а пытаются решить сразу. В итоге задача тянется бесконечно, и её бросают.

У нас такое не работает, потому что оплату мы получаем за результат. Сделали дело — получили деньги от заказчика — выплатили жалование. Чем эффективнее работаешь — тем больше денег. А эффективности нельзя добиться без подробного планирования. Особенно если на тебе сразу пять параллельных проектов с разными задачами.

Делаем agile по привычке

В прошлой корпоративной жизни мы работали в проектных командах от 20 человек. Проект всегда был один, а команд несколько: дизайнеры, разработчики, методологи и маркетёры. Это удобная структура — у каждой команды есть зона ответственности.

Для общего планирования мы использовали аналоговую scrum-доску и ежедневные митинги. Эту практику мы решили без изменений перенести в агентство.

Scrum-доска в офлайне

Не учли одного: в проектной работе проект один, а команд несколько. В нашем агентстве проектов несколько, а команда одна. В проекте каждая команда допланирует работу на своём участке. А в агентстве нужно планировать работу сразу на всех участках.

Scrum-доска с таким уровнем декомпозиции заняла бы весь коворкинг, поэтому мы использовали костыль — блокнот с чек-листом, распределённый на всю команду. На доске — крупные задачи, а в блокноте — декомпозированный список задач на текущий спринт.

Мы сразу понимали, что так делать нельзя, просто это был самый быстрый вариант.

Пример планирования в блокноте

Что плохого (всё):

  • нельзя отслеживать прогресс по задачам;
  • нельзя ставить дедлайны;
  • нет вложенности задач, нет аттачей;
  • показывать такое клиенту стыдно;
  • каждый день нужно отправлять фотки тем, кто не в офисе;
  • стикеры падают со стены или уничтожаются уборщицей;
  • нет приватности, а почти со всеми клиентами заключено соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
  • сложно синхронизировать аналоговые и цифровые записи.

В итоге получилось почти всё то же, что и без планирования: хаос и неуправляемая машина по переработке полезных усилий в отсутствие результата.

Оцифровываем scrum

Самый расхожий цифровой заменитель аналоговой scrum-доски — Trello. Пару раз мы пытались ей пользоваться, но в проектах она не приживалась — хватало листочка со стикерами. В этот раз мы подошли к делу серьёзно.

Разбили крупные карточки на подзадачи, создали уникальную баклажановую систему приоритетов, настроили учёт человеко-часов. В каждой карточке появился чек-лист задач, аттачи и ответственные. За три месяца мы выжали из Trello всё, что могли.

А ещё у нас появился бот Standuply — в 19:00 он задаёт всем три неудобных вопроса: «Что делал сегодня?», «Что будешь делать завтра?» и «Что мешает работать?». Затем агрегирует ответы и присылает их в Slack-канал к scrum-митингу в 10:00.

Это помогает не тупить во время созвона: не нужно вспоминать вчерашние задачи и судорожно планировать сегодняшние. Плюс сохраняется вся история — не отвертишься.

Работать стало удобнее, но и тут всплыло множество недостатков:

  • В Trello нельзя назначать исполнителя и дедлайн на подзадачу, поэтому ты никогда не узнаешь, сколько задач повисло на тебе на этой неделе.
  • Нет единого окна со всеми задачами на спринт — нужно отдельно открывать борду каждого клиента и проверять текущие задачи в каждой карточке.
  • Нет единого хаба со всеми обновлениями по статусам задач (частично эту проблему решает отличная интеграция Trello в Slack).

Пока мы работали в Trello, ответственный за карточку обязан был контролировать все подзадачи. Он постоянно врывался в твой день с фразой: «Как дела с этой задачкой?», а ты всё время о ней забывал и не мог толком спланировать рабочий день.

Временным решением были инструменты личной эффективности — всякие to-do list и bullet journal. Но на уровне команды эти корявые костыли работали плохо.

Осваиваем Asana

Trello нравился всем за простой и быстрый интерфейс. Но надо было двигаться дальше — в страну уродливых корпоративных планеров. Мы попробовали почти всё: Jira, Wrike, StarTrek, Taiga и даже Basecamp — всё не то.

Дважды пробовали использовать Asana (в первый раз психанули и вернулись в Trello). Интерфейс у сервиса неприветливый и неторопливый. Пришлось привыкать, потому что в остальном Asana оказался очень удобным инструментом для нашего характера работы.

Небольшой лайфхак: если решите переехать в Asana из Trello (или, например, Wrike), перенесите все задачи через сервис Unito. Вручную точно замучаетесь.

Ответственные за подзадачи

Расскажем на примере.

За большую карточку «Сделать партнёрскую страницу» отвечает Антон — он делает всё, чтобы страница появилась на сайте клиента к концу недели. В карточке есть подзадачи: Кристина делает прототип, Лёха верстает страницу, а Антон — передаёт заказчику.

Раньше Антону пришлось бы каждый день пушить Кристину и Лёху, чтобы они ничего не забыли. Теперь Антон просто назначает ответственных для каждой подзадачи, ставит дедлайн, и задача автоматически появляется в списке у изумлённых ребят.

У каждой подзадачи могут быть подпод- и подподподподподзадачи. Но это уже перебор.

Чек-лист на неделю

Как мы уже говорили, у каждого клиента есть своя доска. В Trello приходилось заходить во все по очереди, прокликивать задачи и смотреть прогресс. Но не теперь.

В Asana каждую задачу и подзадачу можно добавить в несколько досок. Мы создали отдельную доску «Checklist», куда добавляем задачи текущего спринта от всех клиентов. Чек-лист можно разбить на проекты и отсортировать по датам, чтобы не путаться.

Если завершить задачу в чек-листе, она завершится и в основной карточке проекта. Для ежедневных стендапов мы используем только чек-лист и не ходим по проектным доскам.

Лента новостей

Обновления по задачам полезно получать не только на scrum, но и в течение дня.

В Asana есть Inbox, куда падают уведомления по задачам, на которые ты подписан. Похожая штука есть в Trello, но в Asana удобней. Можно лайкать и меншонить коллег.

В «Аутмаркетинге» чтение раздела Inbox обязательно для всех.

Аналоговые усы и цифровая анафема

Ещё один важный элемент планирования — неизбежность наказания за сорванные сроки. У нас с этим всё в порядке: не сделал в срок — никто не получит вовремя зарплату. Но иногда нужен дополнительный пинок под зад и публичная экзекуция виноватого.

В аналоговые времена мы делали это просто: рисовали человеку усы за прогоревший дедлайн. Один день задержки — одна усинка в твой профессиональный гроб. Самый усатый в конце месяца проставлялся на круглую сумму. Эффект был отличный.

Мы долго думали, как перенести усы в цифровой вид, сохранив эффект публичного осмеяния. Пока не вспомнили, что админ в Slack может переименовывать коллег плохими словами.

Цифровые усы работают ещё круче, потому что от них невозможно спрятаться.

Продолжаем развивать

У нас в агентстве два незаменимых инструмента: Slack и Asana. Вести дела можно полностью удалённо. Но даже у чудесного сервиса Asana есть очень неприятные недостатки:

  • Нет встроенной диаграммы Гантта: приходится рисовать их отдельно в Excel по каждому проекту, и если сроки сдвигаются — всё перерисовывать.
  • В Asana нет автоматического учёта человеко-часов, как в Microsoft Project и других корпоративных тулзах — приходится считать выхлоп вручную по каждой задаче.

Обе проблемы кажутся решаемыми. Мы изучили API Asana и поняли, что можно сделать кастомное решение для учёта часов. А для диаграммы Гантта есть приложение Instagantt, которое интегрируется одним кликом (правда, платить за него приходится отдельно).

Нам нравится точить процессы. Мы шутим, что процессы — единственные, кто хорошо работает в нашем агентстве. В этом году мы хотим масштабировать бизнес, а отточенные процессы в растущей команде — едва ли не самое главное.

Чему мы научились:

  • аналоговая среда плохо подходит для планирования параллельных проектов;
  • важно как можно скорее найти правильный инструмент под ваши процессы;
  • у каждой, даже самой маленькой задачи, должен быть исполнитель и дедлайн;
  • все задачи должны быть собраны в одном месте, иначе — хаос;
  • задачи следует как можно мельче дробить на подзадачи;
  • длительность выполнения любой конечной задачи не должна быть больше пяти часов;
  • публичные наказания в игровой форме отлично мотивируют;
  • тщательно планировать человеко-часы на спринт и добавлять 20%.

Сейчас мы пытаемся внедрить некоторые принципы территориального общественного самоуправления, критической цепи и канбана. Если будут сенсационные открытия — напишем ещё одну статью.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Anton Shayakhov", "author_type": "self", "tags": ["\u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u044b"], "comments": 394, "likes": 142, "favorites": 272, "is_advertisement": false, "subsite_label": "flood", "id": 33360, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 15 Feb 2018 13:09:01 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
Промо
Как творческие люди продвигают свои работы в TikTok
Интервью с тремя героями — о развитии каналов, отличиях TikTok от других соцсетей и монетизации.
0
{ "id": 33360, "author_id": 143875, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/33360\/get","add":"\/comments\/33360\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/33360"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199791, "last_count_and_date": null }
394 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
51

Спасибо за Вашу статью. Если позволите, немного нашего опыта и моих наблюдений. Сразу оговорюсь, к корпорации Битрикс не имею отношения. В агентстве почти всегда проектов больше, чем команд. Хотя команда в Agile - это условность, состав команды гибкий на разных стадиях проекта и в зависимости от проекта. Мы тоже отказались от Trello, но выбрали Битрикс24 + 1С Управление торговлей - странно, но сейчас объясню.
1. В Б24 для каждого проекта создаётся группа проекта, там в задачах в представлении "канбан" с индивидуально настроенными стадиями удобно отслеживать задачи в разрезе проекта, исполнителя. Есть планирование сроков и трудозатрат (что очень важно!).
2. Когда планируем - делаем это в представлении Ганта, чтобы видеть перспективу (мы всё измеряем неделями и зарплату тоже). Нужно это делать максимально приземлённо, т.е. набрасывая задачи исполнителям, смотреть, чтобы не было нагрузки на 1 человека более 6 часов (физический предел для большинства). И разрыв между задачами исполнителя должен быть не менее 2-3 часов (что не допускать цепную реакцию на запаздывание). Обязательно устанавливаем: описание коротко с глаголом и формулировкой результата, сроки начала и окончания, дедлайн (не то же самое), трудозатраты (с точностью до 1 часа), длительность задачи (не то же самое), наблюдателей (смежников), не используем соисполнителей (у 7 нянек ... - у каждого персональные задачи), часто чек-лист, вложения и ссылки в описании задачи. Нельзя недооценивать качество планирования (однако это занимает считанные минуты).
3. Мы не создаём подзадачи, проверено - когда кто-то начинает так делать появляются "вечные" задачи верхнего уровня. Поэтому все задачи конкретные и конечные. Максимальная длительность задачи редко превышает 6 часов, если больше - стараемся дробить, иначе отслеживать эффективность становится практически невозможно.
4. При выполнении исполнитель обязательно отжимает кнопку отсчёта времени (как в шахматах), так мы видим реальные трудозатраты на задачу. Это легко - она большая сверху. Владельцам продуктов и скрам-мастерам очень важно контролировать ход выполнения задач онлайн (они дополнительно используют доску в Realtimeboard - это макропланирование по группам задач без участия исполнителей), без ненужных еженедельных совещаний (при этом в 12:30 у нас скрам-митинг для 32 человек (в 4 часовых поясах) не превышает 15-20 мин. в день через Cisco Webex, других совещаний мы не проводим). Тем, кто не постоянный участник команды (на проекте) - всё то же самое, он в Экстранет, не ограничен в функциях, но видит только проекты, к которым есть доступ (доступ другим сотрудникам мы тоже предоставляем по необходимости).
5. У нас есть калькуляция на каждый проект - мы должны видеть, как мы запланировали трудозатраты и какие они по факту. Ведь агентство продаёт труд своих сотрудников в часах. Это нужно, чтобы не обмануть себя, прежде всего, а также для эффективной мотивации. Вот тут и пригодился 1С - мы ведём учёт услуг (проданных клиенту и себестоимость в виде факт. трудозатрат).
6. Также у нас нет традиционных совещаний с клиентом - они проходят нон-стоп. В сообщении "Ход работы над проектом" в ленте проекта мы создаём пост и добавляем туда почтового получателя (eMail ЛПР клиента, чем меньше - тем лучше). В комментах пишем лог проекта и вопросы клиенту (он читает у себя в почте и там же может отвечать, включая вложения).
7. Есть и собственный лог "История проекта" (ДСП), там обычно пишут владельцы продукта и скрам-мастера.
8. Ещё есть бюджет - простой, но эффективный инструмент в Excel (вполне достаточно). Без бюджета планировать и вести проекта нельзя. Не путайте бюджет и учёт (1С). Это как Венера и Марс - на разных орбитах.
9. Все баннеры и имиджи - здесь же в фотогалерее. Все файлы - на диске в облаке (синхронизируются с диском исполнителя - пишу для тех, кто вспомнит, что облако бывает недоступно).

Если кому интересен наш опыт, пишите - поделюсь методичкой - она небольшая, но в комменте не поместится, а также шаблоном бюджета.

В заключении хочу сказать, что не понимаю, как раньше мы работали без Scrum Agile над проектами маркетингового агентства.

Ответить
1

Пришлите пожалуйста тоже методичку! andrejnosov2009@gmail.com

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }