Влияние ретроспективы на продуктивность команды: все о методике и как она проводится во Fusion Tech
Замолчать проблему или обсудить ее и найти решения? Передовые компании выбирают второй вариант. Регулярные ретроспективы снижают напряжение в коллективе, ведут к открытому диалогу, двигая рабочий процесс к ожидаемому результату. Об особенностях такого формата командных встреч, как их проводить и каких результатов можно добиться, читайте в нашей статье.
Под словом “ретроспектива” понимается командное ревью (неформальное совещание) о проделанной работе. Основная цель таких встреч — совершенствование внутреннего процесса через обратную связь, анализ, выдвижение гипотез по достижению намеченных результатов. Ретроспектива помогает снять градус напряжения в команде, подсветить сильные и слабые стороны в работе.
Само понятие появилось из методологии управления проектами Scrum, в основе которой поэтапное выполнение задач с постоянным отслеживанием итогов на каждом из отрезков пути и внесением корректировок.
Ретроспектива не подразумевает поиска виноватых, выставления оценок и критики. Команда собирается вместе, чтобы обсудить проблемы и достижения, выработать идеи для наибольшей продуктивности и повышения показателей.
В современном мире, где события и обстоятельства находятся в постоянной динамике, есть смысл проводить такие встречи регулярно. Поскольку то, что отлично работало в прошлом месяце, может не показывать желаемый результат сегодня.
ЦЕЛИ РЕТРОСПЕКТИВЫ:
- Анализ работы (например, насколько эффективно прошел последний спринт, итерация или переговоры с клиентом).
- Формулирование положительных и отрицательных моментов, которые были выявлены в процессе.
- Составление плана по улучшению работы команды.
СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЗАНИМАЕТ РЕТРОСПЕКТИВА?
Встреча проходит по заранее составленному плану и предполагает участие всей команды, работающей над проектом. Время, отведенное на ретроспективу, может варьироваться в зависимости от цели. Если на обсуждение выносится двухнедельный спринт, то уложиться в 1 час вполне реально. Но при рассмотрении более глобальных процессов в компании, которые неминуемо цепляют множество смежных моментов, время может быть увеличено.
В любом случае ведущему стоит следить за соблюдением тайминга, так как слишком долгая ретроспектива не принесет желаемого результата, но отнимет силы у команды. Важно прийти к каким-то конкретным действиям, а не просто порассуждать. Чтобы мероприятие не было утомительным, его делят на этапы.
Подготовка к ретроспективе состоит из нескольких фаз:
- Планирование времени. Эффективность принятых решений напрямую зависит от состава участников встречи. Если часть коллектива не сможет присутствовать, результат не отобразит общее мнение. Чтобы ретроспектива прошла продуктивно и качественно, следует подбирать временной промежуток, удобный для всей команды.
- Выявление проблем для рассмотрения. Не лишним будет заранее подготовить список наболевших тем, которые выступают барьерами для команды и тормозят рабочий процесс. Выносить на ретроспективу следует самые острые вопросы, которые затрагивают большую часть коллектива.
- Определение темы ретроспективы. Четкая формулировка предмета обсуждения настроит команду на нужный лад и создаст комфортную атмосферу. Сотрудники будут понимать, о чем предстоит разговор, детальнее продумают ситуацию и выделят для себя ключевые детали.
Установление тайминга. Все этапы нужно разбить на временные отрезки. Определите сразу, сколько минут потребуется для проведения той или иной стадии ретроспективы. В ином случае встреча может затянуться на слишком долгий срок.
НА КАКИЕ ЭТАПЫ ДЕЛИТСЯ РЕТРОСПЕКТИВА?
1) Открытие: короткая разминка, которая должна расслабить команду, настроить на процесс. Ведущий (модератор) произносит небольшую вступительную речь, озвучивает тему и правила ретроспективы. Чтобы убрать излишнюю официальность, можно проводить встречу в игровом формате (на этот этап отводится 5-10 минут).
2) Выделение слабых и сильных сторон: по окончании предварительной части команда должна высказать свое мнение по обсуждаемому вопросу. Обратную связь можно собирать любым удобным способом: устным или письменным. Сотрудникам предстоит обдумать и выделить положительные и отрицательные стороны затронутой темы, а также подготовить варианты решения проблемы (на этот этап отводится 20+ минут).
3) Обсуждение идей: команда озвучивает свои мысли по поводу того, что сказывается положительно, а что отрицательно на рабочем процессе. Какие присутствуют барьеры и драйверы для достижения желаемого результата. Чем больше прозвучит вариантов, тем лучше — дискуссия станет более активной, а аудитория максимально вовлеченной (на этот этап отводится 20+ минут).
4) Голосование: когда все идеи команды обнародованы, проводится опрос для выбора наиболее интересных из них. Путем голосования определяются самые перспективные решения, которые можно внедрить и обсудить их результаты на следующей встрече (на этот этап отводится 15+ минут). Лучшие идеи фиксируются модератором встречи.
5) Закрытие: окончание ретроспективы посвящается благодарностям и фидбекам. Обратная связь о проведенной встрече также имеет большое значение. Ретроспектива — это элемент рабочего процесса, который стоит совершенствовать наряду с другими (на этот этап отводится 5 минут).
КАКИЕ ВОПРОСЫ СТОИТ ОБСУДИТЬ НА РЕТРОСПЕКТИВЕ?
Ретроспективный подход универсален, его можно применить практически в любой ситуации. На коллективное обсуждение можно вынести какой-то конкретный спринт, который вызвал затруднение или запомнился нестандартными задачами, итоги завершенного проекта, пресейл (предпродажная подготовка), процесс обучения, взаимодействие внутри команды — все, что требуется проанализировать и усовершенствовать для более плодотворного результата.
ПРИМЕР РЕТРОСПЕКТИВЫ ОТ FUSION TECH
Во Fusion Tech ретроспективы проводятся часто, как неизменный элемент качественной работы. Одна из таких встреч была посвящена итогам внутреннего обучения менеджеров стандартам PMI*.
* Стандарты PMI — методика управления проектами, которая применяется для более рационального и продуктивного использования ресурсов.
Команде предстояло самостоятельно изучить тематическую литературу, а после закрепить полученные навыки практическим путем. По завершении обучения мы решили проанализировать с менеджерами результаты нашего учебного процесса. На ретроспективе присутствовали все сотрудники, которые осваивали стандарты PMI. Было полезно послушать ребят и их мнения, что шло туго, что понравилось, что следует скорректировать в программе обучения.
Среди слабых сторон учебного процесса команда выделила высокий объем загрузки и малое количество практических занятий для закрепления полученных навыков. К сильным сторонам менеджеры отнесли доступную подачу информации, содержательные и развернутые материалы, интересные воркшопы с дискуссиями и брейнштормами. Все идеи и предложения мы приняли к сведению и зафиксировали для внесения изменений в текущий учебный процесс и формирования новой программы обучения.
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ РЕТРОСПЕКТИВЫ
Ретроспектива будет более плодотворной, если сделать ее наглядной. Для этого можно использовать виртуальную или реальную доску, а также листки бумаги, маркеры и ручки.
Не всегда есть возможность собрать всю команду в пределах офиса. Однако существует множество онлайн-инструментов, которые решают эту проблему. Для проведения ретроспективы отлично подойдет виртуальная доска Metro Retro, которую могут использовать сразу несколько пользователей в режиме реального времени. Аналогичный инструмент (доску для фиксации результатов) можно найти у сервиса ClickUp, но по удобству он сильно уступает Metro Retro.
КАК РЕТРОСПЕКТИВА ВЛИЯЕТ НА ПРОДУКТИВНОСТЬ КОМАНДЫ?
Эффективность ретроспективы зависит от многих факторов, включая то, как она была проведена. При правильной организации методика дает отличные результаты и инсайты для дальнейшей работы. Если создать комфортную атмосферу для участников, они могут поделиться неожиданными откровениями.
С одной стороны, можно получить ценную информацию от “молчунов”, интровертов, которые держат в себе свои мысли и чувства. С другой — обнаружить, что проблема, которая кажется нам незначительной, вызывает сильное беспокойство у иных членов команды. Каждый человек смотрит на ситуацию со своей точки зрения, но не все готовы делиться собственными мыслями с окружающими. Ретроспектива дает возможность рассказать о своём видении, посмотреть на проблему под другим углом и в дружеской атмосфере принять важные решения. Командная встреча располагает к открытому диалогу без замалчивания негативных моментов. Таким образом, ретроспектива способствует:
- Совершенствованию внутренних процессов: команда анализирует свою работу, обсуждает, какие решения были эффективными, а какие — нет. Это позволяет понять, как оптимизировать рабочие процессы и сделать их более результативными.
- Планированию следующих спринтов: участники встречи предлагают идеи по улучшению процессов, в том числе составляют план работ, разбитый на временные отрезки. Такой подход экономит время и помогает избежать потенциальных ошибок.
- Укреплению командного духа: участники делятся эмоциями — как положительными, так и отрицательными. Это снимает напряжение, недопонимания и предотвращает конфликты между коллегами, улучшает психологический климат в коллективе.
КАК ЧАСТО НУЖНО ПРОВОДИТЬ РЕТРОСПЕКТИВУ?
Частота проведения ретроспективы напрямую зависит от цели и особенностей проекта, который выносится на обсуждение. Если вы используете гибкую Scrum-методологию, то такие встречи рекомендуется проводить после каждого спринта, примерно раз в две недели. При ином подходе частоту ретроспективы можно сократить, но не исключить полностью.
Важно помнить, что ретроспектива — это не просто время для разговоров с коллегами за чашкой чая. Ее цель — найти решения и определить ответственных лиц. Поэтому перед следующей ретроспективой стоит оценить, как изменились обстоятельства с момента предыдущей встречи, насколько на нее повлияли итоги прошлого обсуждения.
ПОДВЕДЕМ ИТОГ
Ретроспективный метод выявляет скрытые проблемы, которые негативно влияют на рабочий процесс. Проведение командных встреч способствует более гибкому общению коллектива друг с другом и клиентами, развивает инициативность и дает почву для поиска новых идей при решении повседневных задач.
Новости из мира IT-технологий, о трендах индустрии, бизнес-сервисах и не только — в ТГ-канале или на сайте Fusion Tech.
Читайте также:
А кроме ретроспективы, как повышаете продуктивность команды?
Помимо ретроспективы мы на регулярной основе проводим обучения и брейнштормы внутри команды, организовываем внутренние воркшопы и митап-баттлы, посещаем конференции и другие мероприятия по IT-тематике, чтобы перенять опыт и поделиться своим с коллегами из других компаний. Подробнее об этом можно узнать из нашей статьи: https://vc.ru/hr/838563-shedouing-tehangely-mitap-battly-ili-kak-my-obuchaem-sotrudnikov-v-it-kompanii
Сколько времени у вас занимает ретроспектива, как правило?
При проведении ретроспективы мы стараемся уложиться в час, но бывали ситуации, когда ретроспектива шла дольше. Предельное время - два часа, иначе мероприятие станет слишком утомительным и не принесет желаемого результата.