Лакмусовая бумажка для совещаний: как понять, что вы тратите время впустую

Совещания — это инструмент, который должен создавать ценность. Но, к сожалению, часто они превращаются в ритуал, который высасывает время и силы, почти любой вопрос приводит к инстинктивному желанию собрать совещание.

Проблема в том, что со временем мы теряем «нюх» на плохие совещания. Это похоже на химика, который так привыкает к процессу приготовления препаратов, что перестает их тестировать — и брак становится неизбежным.

Так как же понять, что ваше совещание принесло пользу, а не стало еще одним пылесосом времени? Предлагаю использовать простую «лакмусовую бумажку»: сравните состояние информационного поля до и после встречи.

Плохое совещание: собрались, выслушали всех, кто знает что-то о проблеме, пожали плечами, разошлись. Итог: информационное поле не изменилось, никакой ценности создано не было.

Хорошее совещание: собрались, обозначили проблему, выработали как минимум одну гипотезу, как ее решить, или сразу нашли решение. Информационное поле изменилось, появился следующий шаг.

Эти примеры — крайности, но их полезно держать в голове, чтобы настроить радар на пользу, а не на рутину.

Опираясь на исследования и практики эффективных команд, можно выделить несколько критериев:

Четкая цель. Каждое совещание должно начинаться с понимания: зачем мы здесь? Хотите решить проблему, синхронизироваться, утвердить план? Если цели нет, совещание лишено смысла.

Ограниченное количество участников. Как говорит Джефф Безос, если на совещании нужно больше двух пицц, чтобы всех накормить, значит, участников слишком много. Включайте только тех, кто действительно может повлиять на результат.

Фокус на результате. У совещания должен быть измеримый выход: решение, гипотеза, назначение ответственного или хотя бы четкий следующий шаг. Если ничего из этого нет, вы только что потеряли время.

Регламент и контроль времени. Без четкого времени встречи превращаются в бесконечные разговоры «ни о чем». Таймбоксинг — ваш лучший друг.

Подготовка. Каждый участник должен приходить на встречу готовым. Нет ничего хуже, чем час разогрева на тему «а что там вообще происходит?».

Прозрачная фиксация итогов. Все решения, задачи и ответы фиксируются. Это исключает хаос, позволяет команде двигаться дальше, а не «договариваться заново» через неделю.

Ненужные совещания — это не просто потеря времени, это — деморализация команды. Каждый из нас, хотя бы раз в жизни, выходил из встречи с ощущением: «Зачем я там вообще был?». Это чувство размывает фокус, убивает мотивацию и формирует культуру безответственности.

Эта история имеет накопительный эффект: чем больше неэффективных встреч вы проводите, тем меньше времени остается на реальную деятельность. Постепенно ощущение усталости накапливается, а измотанность становится нормой. В итоге вместо фокуса на ключевых задачах вся команда теряет энергию на бессмысленные обсуждения. Даже самые замотивированные люди начинают работать медленнее, превращаясь в «улиток», неспособных двигаться вперед с прежним драйвом. Так культура продуктивности уступает место культуре стагнации.

Каждое совещание — это тест. Посмотрите на него критически: изменилось ли состояние информационного поля? Если нет, вы что-то делаете не так. Настраивайте свои форматы, задавайте вопросы, обостряйте фокус на цели. Помните: совещания — это инструмент, а не самоцель.

А как вы оцениваете эффективность ваших встреч?

Подписывайтесь на мой телеграм-канал. Там я делюсь инсайтами из мира IT, размышлениями о кадровых проблемах, кейсами и советами по развитию компетенций для IT-специалистов и менеджеров. Никакого информационного шума: говорю только о том, в чём разбираюсь и что хорошо обдумал. Не стесняюсь критиковать привычные методы работы и управления — и вы не стесняйтесь.