Инструкция по онбордингу: как сделать так, чтобы первый день новичка не стал последним

По статистике, в первые два года работы увольняется половина сотрудников. По другим данным, 30% уходят в первые 90 дней — в период адаптации. При этом, чтобы удержать новых работников не нужно ничего сверхъестественного. Даем пошаговый план, как помочь новичку влиться в коллектив, разобраться со всеми процессами и не стрессовать.

Команда StickPeek (корпоративная одежда со сменными стикерами) продолжает делиться полезными материалами и вдохновляющими историями из сферы маркетинга и HR. В этот раз мы разбираем вопрос грамотного и эффективного онбординга новых сотрудников.

Содержание

1. Что значит успешная адаптация
2. Начните заранее
   
3. Помните о первом впечатлении
   
4. Познакомьте нового сотрудника с командой
   
5. Приставьте к новичку наставника
   
6. Способствуйте профессиональной адаптации
   
7. Обеспечьте обратную связь
   
8. Познакомьте новичка с корпоративной культурой
   
9. Несколько общих советов напоследок
   
10. Итоги
    

Все вливаются в коллектив по-разному. Но адаптация к новым условиям и людям — всегда стресс. Поэтому важно работать над удержанием новых сотрудников. Это подтверждает позитивная статистика: The Wynhurst Group выяснила, что при заботе о первых шагах новичка в компании до 58% человек остаются на работе больше чем на три года.

Адаптацию можно назвать успешной, когда сотрудник:

• разобрался в задачах, которые ему предстоит выполнять;
• знает о целях и миссии компании и понимает свою роль в их достижении;
  
• вовлечен в работу и корпоративную жизнь;
  
• уверен, что его позиция и мнение всегда будут услышаны.
  

Как этого добиться?

Лучший способ завоевать расположение нового сотрудника — вовлечь его в процесс до начала работы. Все начинается с найма.

Затягивать процедуру не стоит: если нанимаете не директора филиала, а линейного сотрудника, весь процесс должен занимать дней пять-семь. Максимум — полторы недели. Хорошие специалисты на рынке не задерживаются. Если перегнуть со сроками, конкуренты могут вас опередить и наймут кандидата раньше.

План найма стоит структурировать. Расписать этапы и определить цели каждого.

Простой пример:

• тестовое задание — оценить практические навыки кандидата;
• собеседование — узнать о релевантном опыте и его ожиданиях от компании.
  

Соискатели охотнее отзываются на оплачиваемые тестовые задания. Среди них есть те, кто выполняет задачу не для результата, а ради вознаграждения. В таких случаях платить не нужно. Можно поставить условие: кандидат получит вознаграждение за тестовое, если выполнить его качественно и получит приглашение на следующий этап, например, собеседование. В самом задании полезно описать, чего именно вы ждете от будущего сотрудника: какие навыки вас интересуют, какой результат хотите получить.

Если переходите к собеседованию, то расскажите не только о рабочих задачах. Обсудите цели бизнеса, достижения компании, места на парковке, кафе и развлечения поблизости — все, что поможет соискателям получить общее впечатление.

Если нанимаете удаленщика, расскажите, как будет проходить его день на рабочем месте, как выстраивается общение с командой.

Уделите внимание офферу — от его формы и содержания зависит впечатление сотрудника. А значит, и его решение принять предложение о работе.

Текст оффера должен быть максимально информативным. Не ограничивайтесь формальными пунктами о зарплате, обязанностях, графике работы. Расскажите, как сотрудники компании уходят в отпуска, какие возможности и потенциальный рост даст эта работа и другие важные детали. Предложение стоит оформить на фирменном бланке или письмом. Кандидат почувствует, что о нем позаботились — красиво преподнесли, подробно проинформировали — и с наибольшей вероятностью согласится на работу.

Если кандидат принял оффер, вопросы с оформлением документов нужно закрыть в ближайшее время. Помните, сотрудники HR-отдела занимаются этим регулярно, а у соискателя навыков работы с документами может не быть. Внесите ясность: объясните, зачем нужен каждый документ, почему кроме отсканированных копий вам важно получить оригиналы с подписью. Предложите компенсировать доставку или отправку почтой, если сотрудник удаленный. Это еще раз покажет новичку, что он в хороших руках компании с отлаженными процессами.

Если сотрудник в первый рабочий день чувствует, что его тут ждали — это подкупает.

О чем стоит позаботиться:

1. Отправьте документы заранее, чтобы сотрудник мог спокойно ознакомиться с информацией и все подписать. К ним можно приложить вспомогательные файлы, которые помогут в первые дни на новой работе. Например, сборник правил и принципов компании, информацию о коллегах и руководителях, парковочный талон.
2. Составьте план онбординга. Опишите, как будете погружать новичка в рабочий процесс и корпоративную культуру.
   
3. Подготовьте рабочее место. Пусть у сотрудника сразу будет все, что нужно для работы — настроенный ноутбук, телефон, канцелярские принадлежности.
   
4. Предупредите команду о приходе нового человека. Обсудите с коллегами план адаптации, попросите их быть отзывчивыми. Можно составить небольшой чек-лист «Как мы принимаем новичков» и описать процесс пошагово. Так все будут знать, к чему готовиться.
   
5. Подготовьте welcome-pack. Приветственные подарки поднимают настроение, снижают стресс и задают тон дальнейшему сотрудничеству.
   

Для подарка хорошо подойдет корпоративный мерч — ручки, блокноты, сувениры. Такие наборы часто выдают в крупных компаниях. Так, в Google дарят яркие кепки. Это знак для других сотрудников: «Перед вами новичок. Будьте отзывчивы и дружелюбны».

Корпоративный мерч, который дарят сотрудникам, не обязательно должен быть скучным и формальным. Можно подойти с юмором и фантазией. Например, в StikPeek мерч разрабатывается с помощью конструктора, в котором можно собрать собственную модель из составляющих «одежда + стикеры». На выбор — худи, свитшоты и футболки. Кроме одежды, есть аксессуары: кепки, шоперы, рюкзаки и поясные сумки.

Заказ мерча складывается в несколько шагов:

1. Выбрать модель и размеры. Можно воспользоваться готовыми шаблонами или разработать собственный дизайн.
2. Определиться с материалами и цветом, а также вариантом брендирования. Мерч может быть однотонным или разноцветным. Можно выполнить модель в корпоративных цветах компании.
   
3. Выбрать стикеры. Это может быть логотип компании. Или знакомые стикеры из Телеграма. Мемы — для неформальной и веселой обстановки. Или слова и выражения: крылатые фразы сотрудников, лозунги о миссии компании — выбор ограничивается только вашей фантазией. Можно предложить собственный рисунок или заказать дизайн в StikPeek.
   

Такой мерч носят и в офисе, и за его пределами, и на конференциях — стикеры клеятся на липучки, их можно менять или снимать вообще. Не придется закупать множество футболок и худи с разными надписями — достаточно пары базовых вещей и комплекта стикеров по настроению.

Вот, например, подарочный комплект IT-компании Robusta, реализованный с использованием корпоративных шрифтов и айдентики. Они – дизайнерское воплощение ценностей компании: работать в удовольствие, ценить человеческие отношения, быть прогрессивным и развивать творческие способности.

Надписи на стикерах — это мини-конструктор из двух популярных в компании фраз: «Robusta – это не кофе» и «Нам нужен meet сегодня». Плюс логотип, который сотрудник может носить и без стикеров. А можно и подурачиться – налепить на себя всё сразу и весь день ходить с надписью «Это не лучший meet сегодня» или «Нам нужен кофе».

Компания Генотек разработала стартовый пакет, который вручается каждому новому сотруднику. Туда входит одно худи с тремя базовыми стикерами. Потом сотрудник периодически получает дополнительные тематические стикеры. По их количеству можно понять, как давно человек работает в компании и в каких мероприятиях участвовал.

Современный бизнес строится по-разному. Одни работают офлайн, другие — привлекают удаленных сотрудников или выстраивают онлайн-структуру целиком. Первые могут организовать знакомство очно — провести экскурсию по офису, представить сотрудника коллегам и руководству, рассказать, как работает кофемашина.

Но для онлайна такие методы не вполне актуальны. Можно позвать нового сотрудника в Телеграм-чаты, однако более современное и удобное решение — корпоративный мессенджер. Во-первых, он помогает фокусироваться на работе, не отвлекаясь на новости и сообщения от друзей. Во-вторых, в таких мессенджерах есть бизнес-функционал, который оптимизирует работу команды. В том числе, адаптацию новых сотрудников.

Рассмотрим, как интегрировать новичка, на примере корпоративного мессенджера Compass.

Отправьте сотруднику приватную ссылку-приглашение в мессенджер. Когда он попадет в Compass, добавьте его во все нужные чаты. Объясните, зачем нужен каждый из них. К примеру, вы взяли на работу менеджера в отдел маркетинга. Пригласите его в чаты:

1. «Отдел маркетинга» — главный чат отдела. Здесь фиксируют основные стратегические процессы и общую информацию. Обычно в таких чатах состоит и СЕО компании.
2. «Маркетинг – work» — это своеобразный «чат-кухня», где идут ежедневные обсуждения рабочих моментов. Сюда коллеги присылают ссылки на зум-звонки, предложения, идеи, локальные стратегии, макеты на ревью, а иногда и мемы.
   

3. Главный чат — здесь состоит вся компания. Чат нужен для объявлений о событиях и изменениях, которые касаются всех сотрудников.

4. Чаты процессов — «Реклама в соцсетях», «Стратегия PR», «Блогеры» и т.д.
   
5. Неформальные чаты — например, «Спорт челлендж».
   

Расскажите, как организована коммуникация по рабочим вопросам и какие функции приложения вы используете в работе.

Например:

• Комментарии, они же треды — к каждому сообщению можно развить свою ветку обсуждений. Есть конкретный вопрос с несколькими участниками в общем чате — обсуждаем его в треде. Так информация станет упорядоченной, а в общем чате не будет хаоса;
• Реакции — они нужны для оперативного фидбека без десятков «увидел, спасибо», «принял в работу» и прочих ответов, которые занимают пространство в чате;
  
• Напоминания — благодаря им не нужно следить за временем и напоминать всем о важных задачах вручную. Берем задачу — ставим дедлайн и напоминание. В назначенный час мессенджер оповестит всех пользователей.
  

После того, как сотрудник добавился в разные чаты, познакомьте его с коллективом. В главном чате компании объявите о том, что к команде присоединился новый сотрудник. Попросите коллег написать о себе пару слов в комментариях.

Если общение идет через корпоративный мессенджер, то наличие «профиля сотрудника» поможет новому человеку освоиться. Например, в Compass у каждого сотрудника есть такие профили — в них указаны должность, название отдела и статус — это поможет сориентироваться и быстрее всех запомнить. Вовлекаясь в диалог, новичок сразу почувствует себя частью команды.

Объясните сотруднику, для чего нужен каждый из чатов. Пришлите ему инструкцию-подсказку. Предложите задать вопросы, если что-то неясно. Это значительно ускорит период адаптации.

Наставником может быть руководитель отдела или опытный сотрудник, у которого есть время для обучения новичка. Важно, чтобы рядом с новым сотрудником был понимающий и открытый к вопросам человек, который поможет быстрее влиться в процессы, сосредоточиться на работе и правильно расставить приоритеты.

Даже если новичок — опытный специалист, специфики работы в новой компании он может не знать. Подробно расскажите о его правах, обязанностях, сложных вопросах, которые могут возникнуть. Познакомьте с рабочей инфраструктурой: научите пользоваться CRM-системой и корпоративным мессенджером, оставьте контакты технических специалистов на случай, если что-то сломается.

На этом этапе важно интересоваться успехами новичка. Не стоит спрашивать напрямую — многие боятся признаться, что им что-то непонятно или сложно на первых порах. Лучше спрашивать в обход, например «Какие задачи выполнять сложнее всего?», «С чем раньше приходилось сталкиваться, а с чем — нет?». Так легче понять, над чем стоит поработать.

Рекомендация следует из предыдущего пункта — проявляйте интерес к результатам новенького, разбирайте ошибки вместе. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новых обстоятельствах на произвол судьбы.

Запросите первый фидбек через неделю работы — что нравится, что нет, какие вопросы вызывают больше трудностей. Сделайте то же самое через месяц, потом — через два.

Оставляйте обратную связь сами: что у работника получается хорошо, каких навыков недостает, что нужно прокачать и как это сделать. Обсудить фидбек можно в мессенджере. На этом этапе новичок может задавать вопросы только наставнику в личных сообщениях. Но со временем приучите его обращаться за помощью к коллегам в общие чаты.

Прислушивайтесь к мнению нового сотрудника не для вида, а искренне вовлекаясь. В атмосфере взаимного уважения он быстрее вольется в работу. Кроме того, он может «подсветить» недоработки и слабые места компании, на которые коллектив по привычке не обращал внимания.

Неформальные мероприятия очень важны для корпоративного духа. Можно ходить в боулинг, играть в «Мафию», заниматься спортом. Для организационных вопросов и предложений заведите отдельный чат в мессенджере.

Многие компании заботятся о развитии корпоративной культуры. Например, компания Tutu.ru создала для организации досуга своих сотрудников целых десять корпоративных клубов: футбольный, беговой, кальянный, клуб настольных игр, скалолазания, йоги и рукоделия. Есть English Speaking Club и клуб ЧГК. Для сотрудников офиса в Питере есть «Питерский движ». В каждом из них достаточно много участников.

Любой новичок может зайти на корпоративный портал, почитать описания и подать заявку на вступление в интересный ему клуб. Это помогает лучше преодолеть стресс адаптации. Можно найти единомышленников и подружиться с кем-то на основе общих интересов.

1. Будьте терпеливы. Адаптация новых сотрудников — это стрессовый процесс, но работнику всегда сложнее. Новичок может путаться в обязанностях и правилах. Несправедливо требовать таких же результатов, как от опытных коллег, лишать премий за ошибки. Дайте ему время.

2. Не бойтесь быть честными. Не давайте обещаний, которые не выполните. Долговременное сотрудничество основано на взаимном доверии.

3. Вовремя делайте замечания. Если работник что-то делает не так, говорите сразу. Корректируйте его поведение, иначе нарушения трудовой дисциплины (задержки на обедах, опоздания) быстро войдут в привычку.
4. Своевременно принимайте решение о судьбе новичка. Если в период испытательного срока вы понимаете, что с работником сложно найти общий язык — лучше сразу разойтись и не тратить время друг друга.

Обеспечить сотруднику эффективную адаптацию — значит проявлять заботу и поддержку на каждом этапе.

Составьте грамотный план онбординга и учтите в нем важные детали:

• информативный и подробный оффер;
• оформление всех рабочих документов под ключ;
  
• понятный инструктаж по обязанностям и рабочим правилам;
  
• комфортное знакомство с коллективом и корпоративной культурой;
  
• наставника, который поможет новому сотруднику влиться во все процессы;
  
• обратную связь с обеих сторон, чтобы проводить работу над ошибками и вносить улучшения в работу сотрудника и компании в целом.
  

Тогда вы сможете собрать команду, которая горит своим делом, заинтересована в успехе компании и меньше задумывается о смене работы.

А если вы хотите создать крутой мерч со сменными стикерами, то пишите нам в StickPeek. Для каждого проекта мы находим своё решение.