хранить нельзя копировать
Как обычно происходит приём нового сотрудника? Мы либо копируем все его личные документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, военник, диплом, свидетельства о рождении детей...), либо просим его прислать фото или копии документов на e-mail или в WhatsApp. Печатаем приказ, подписываем договор и тп, подшиваем аккуратненько в папочку.
Так?
Представьте себе: вы как ответственный руководитель всегда знаете, где лежат все нужные документы, или ваш кадровик/бухгалтер всегда тщательно всё собирает и хранит. И вот однажды вы получаете уведомление о штрафе за хранение "не тех" документов в личных делах сотрудников. Штраф — до 300 тысяч рублей.
Жуткая ситуация! Бросило в холодный пот?
Мгновенно вспомнили, как оно у вас?😉
Если в личное дело сотрудника попадет документ, которого там быть не должно, работодателю грозит штраф. И это не мелочь— штраф может быть до 300 тысяч рублей.
Имеем ввиду, что вести и хранить личные дела (кадровый учет)— это не обязанность, а добровольная процедура для коммерческих компаний.
Но вполне обосновано и полезно. Пригодиться может- запросит банк, налоговая при проверке (начислений НДФЛ, например, или размера выплат), при расчете больничного, в случае травмы и тд.
Если вы или ваш кадровик всё же решили вести личные дела, обязательно соблюдайте несколько простых правил!
Есть документы, которые можно хранить в личном деле
▪ без согласия работника,
▪ только с согласия работника,
▪ а есть документы, за хранение которых в личном деле компанию могут оштрафовать
Среди «запрещенки» — копии пасторта, СНИЛС и другие копии документов, которые содержат личные данные
Что нужно принять от сотрудника или составить вместе с ним:
▪ заявление о приеме на работу
▪ трудовой договор
▪ приказ о приеме на работу
▪ должностную инструкцию
▪ договор о материальной ответственности, если сотрудник будет материально ответственным лицом
▪ соглашение о неразглашении коммерческой или производственной тайны
▪ согласие на обработку персональных данных
Что нужно подшивать в личное дело по мере служебной деятельности сотрудника:
▪ дополнительные соглашения к трудовому договору
▪ приказы, которые имеют отношение к трудовой деятельности этого сотрудника (например, о премировании, о предоставлении отпуска)
▪ копии документов о квалификации или профессиональных качествах работника (например, диплома о переподготовке или получении дополнительной специальности, рекомендательные письма)
Что нужно внести, когда сотрудник уволился:
▪ заявление об увольнении
▪ приказ об увольнении
▪ документы, которые закрывают материальную ответственность работника
Папочка, документы, опись👌🏻
При получении согласия на обработку персональных данных можно вложить:
▪ аттестационные листы
▪ копии медосмотров — это должно быть закреплено дополнительно в согласии на обработку персональных данных!
▪ копии документов об образовании
▪ справки об отсутствии или наличии судимости (для определенного перечня должностей)
Уберите эти документы из личных дел, если они там есть:
▪ копия паспорта
▪ копия СНИЛС
▪ копия свидетельства о выдаче ИНН
▪ копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельства о рождении ребенка
▪ копии военного билета
Посмотрели, записали, внесли себе данные,
вернули 👌🏻
Штраф при выявлении нарушения:
Для юридического лица 60–100 тысяч рублей
Для предпринимателя или ответственного лица 10–20 тысяч рублей
Если снова наступите на те же грабли::
Юридическое лицо заплатит до 300 тысяч рублей
Предприниматель или ответственное лицо до 50 тысяч рублей
(30.11.2024 г. подписаны законы об ужесточении ответственности за утечку персональных данных вплоть до уголовной)
Да, штрафы могут быть очень неприятными, особенно если вы только начали делать что-то по-настоящему важное для вашего бизнеса. Так что лучше не рисковать и следовать правилам.
Чистота в документах — залог спокойствия и финансового благополучия компании!
И вот финальный совет
Не храните лишние документы сотрудников.
Записывайте всё важное и не забывайте про согласие на обработку персональных данных!
Будем жить без штрафов и лишних нервов!❤
Нормативные документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) Глава 14. Персональные данные работника (статьи 86–90).
Эти статьи регламентируют сбор, обработку и хранение персональных данных работников - Федеральный закон № 152-ФЗ "О персональных данных"
Важен весь закон, но особенно статьи 6 (принципы обработки персональных данных), 7 (конфиденциальность данных), и 18.1 (обязанности оператора) - КоАП РФ Статья 13.11. Нарушение законодательства в области персональных данных с изменениями от 30.11.2024
(Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ"О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях")
Здесь указаны штрафы за различные виды нарушений - Постановление Правительства РФ № 687 от 15.09.2008 Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации.
Этот документ устанавливает требования к обработке данных в бумажном формате - Приказ Минтруда России № 109 от 15.11.2012 Об утверждении рекомендаций по оформлению личных дел работников.
Документ содержит практические рекомендации по ведению и хранению личных дел - Федеральный закон № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"
Регулирует некоторые аспекты трудоустройства и документооборота. - Федеральный закон от 30.11.2024 № 421-ФЗ "О внесении изменений в Уголовный кодекс Российской Федерации"
мой Телеграм канал, в котором уже есть многие ответы
там же можете задать свой вопрос про СВОЮ ситуацию
Я ВКонтакте.
Про Бизнес | Таргет | Продажи из личного опыта в бизнесе. Чат боты. Автоворонки. Настройка, ведение, обслуживание.
Мои кейсы- окупаемость 230-2931%, 20+ ниш в товарном бизнесе и в сфере услуг.
Подписывайтесь!