Участие в конференциях и выставках — бесполезный слив 600 тысяч рублей или маркетинг вдолгую

Всегда считал выставки, форумы и семинары пустой тратой времени и денег. Но в 2024 году решил проверить теорию на практике и уже посетил со своей командой 7 масштабных мероприятий. Подробнее об участии, расходах и итогах — читайте в статье.

Есть мем, в котором мужчина предупреждает друга, что лезть в клетку с медведем — странная и необоснованная затея. Я думал примерно так же.

Потому что:

А — бюджет реально могут сожрать.

Б — вероятно зайти не туда.

С — «‎Зачем вообще лезть на выставки? Дима, Вы что, аграрии? Делайте посевы в TG, давайте комменты на Pressfeed, кейсы упаковывайте. Вы же айтишники!»

Все оказалось не так уж и плохо, как я представлял. Например, на июньском ECOMе мы заполучили 38 лидов, с двумя из которых сейчас выходим на проекты. Но это случилось не благодаря чуду, а продуманной подготовке.

В начале года мы вместе с Crystal PR разработали стратегию развития компании, включив в нее направление конференций и мероприятий.

Затем тщательно проанализировали целевую аудиторию каждого ивента, чтобы понять, стоит ли туда ехать, будут ли там потенциальные клиенты и сможем ли мы что-то продать?

Наши ключевые сферы — кастомные веб-порталы, недвижимость/строительство и медицина, поэтому выбор пал на соответствующие отраслевые мероприятия, но чуток захватили смежные.

Получился список из 13 ивентов, и это только в первом полугодии.

Как я уже сказал, ивенты выбирали по нашему профилю. Например, у нас есть успешные проекты в строительстве, недвижимости и медицине. Окей, круто, идем туда, где можем показать наш опыт и заинтересовать клиентов.

Посетить все сборы физически сложно, поэтому мы использовали дополнительные критерии: размах события, репутация организаторов, локация, логистика, стоимость, доступность интерактивных элементов. И вот наш пул мероприятий сократился и превратился в следующий график:

Окей, определились со списком ивентов, что дальше?

Каждое мероприятие — это отдельная история. Не существует какого-то универсального подхода, который на 100% гарантирует успех.

Мы готовили видеоролики, презентации и кейсы, делали раздатку, включая визитки и значки.

Иногда устраивали активности, чтобы привлечь внимание аудитории. Но все же самое главное — это адаптация под условия конкретного мероприятия. Объясню на примерах.

Мы понимали, что нужно самостоятельно ко всем подходить, знакомиться и брать контакты. При этом, когда контакт с потенциальным клиентом установился, важно не сразу «толкать» свои услуги, а постараться попасть в его поле зрения. Так, чтобы на этапе обработки, возможный лид смог припомнить, кто вы такой.

В идеале, конечно, выступить на подобном ивенте. Но если направление сложное, то вполне достаточно поактивничать и поучаствовать в обсуждениях.

Здесь уже начался брейншторм креативных идей. В итоге решили надуть гелевый шарик с надписью «Здесь делают (зачеркнуто "коктейли") веб-сайты» и поднять его над стендом. Сделали брендированные Пауэр банки.

Наливали коктейли, но не просто так, а за сообщение нашему TG-боту, который собирает контакты в единую базу.

Ожидаемый спойлер – да, чтобы делать рассылку по этой базе.

Знакомились, активничали, собирали контакты, а потом персонализировано взаимодействовали с потенциальными лидами.

Клиенты — в основном спикеры, к которым выстраиваются очереди после выступлений. Поэтому мы снова общались и обменивались контактами, но все вышло более чем продуктивно.

В этот раз заморочились со стендом. Сделали его ярким и запоминающимся. В общем, четко все получилось. Помог с антуражем дизайнер Илья Пронин.

Тактика была следующая: тщательно выбираем место и идем с конкретным продуктом, а не общей разработкой. Естественно, это продукт, нацеленный на e-commerce. Например, B2B портал, маркетплейс или собственный модуль, помогающий в продажах интернет-магазинам.

Забыл упомянуть самую важную часть — проблемы. Ведь ивенты — это не только планирование, но и неожиданные «подгоны» от организаторов.

На одном из мероприятий у нас за три недели до начала изменили местоположение стендов. На другом – мы придумали активность, подготовили инвентарь, а за несколько дней до выставки организаторы сбрили все идеи из-за техники безопасности.

Будьте готовы к самым неожиданным сценариям развития событий.

Кстати, если вы внимательны, то заметили, что я написал о посещении семи ивентов, а рассказал о шести. Между запланированными визитами мы успели слетать в Москву на «Тэглайн» и получить награду за попадание в ТОП-100 российских компаний по web и mobile разработке.

Когда мероприятие завершено, начинается самая важная часть – обработка лидов. Рассказываю, как мы это делали.

1. Письма-догонялки. Отправлять стандартные коммерческие предложения – не наш метод. Мы изучали сайты и порталы компаний потенциальных клиентов, находили слабые места и предлагали конкретные улучшения. Например, после форума «Правильная медицина» отправили представителям клиник персонализированные письма.

2. Автоматическая рассылка. На выставке «Южная строительная неделя» мы собрали контактные данные через своего чат-бота. Конечно же, чтобы в дальнейшем информировать о наших услугах.

3. Обзвон. Опциональный вариант, который мы редко используем. Но иногда он необходим для уточнения деталей, если лид уже готов к сотрудничеству.

4. Лид-консервы. Некоторые участники выставок говорили, что планируют начать сотрудничество позже, например, осенью. Мы записывали всех, с кем контактировали, и отправляли им напоминание о себе. Теперь мы держим их в курсе наших новостей и предложений, чтобы в «нужный момент» оказаться рядом.

Мы комбинировали варианты, чтобы достичь максимальной эффективности. Ведь главное — внимательно относится к каждому лиду, учитывать его потребности и интересы.

С таким подходом есть вероятность, что потенциальный клиент превратится в реального заказчика. Но это не единственный совет.

Выставки, форумы, семинары — мероприятия, которые должны и могут приносить клиентов, только правильно все организуйте.

1. Делегируем. Если вы хотите участвовать в одном мероприятии, тогда можно справиться своими силами. Если в нескольких – лучше работать с PRшиком. Бюрократии много, бытовых задач еще больше, проблем, которые могут возникнуть, – не счесть. Велика вероятность утонуть в болоте микроменеджмента.

2. Изучаем. Выбирайте ивенты, которые соответствуют вашей сфере деятельности и привлекают целевых клиентов. Не тратьте время на мероприятия, которые не связаны с вашим направлением.

3. Анализируем. Изучите, какие компании участвуют в сборе, и подготовьте стратегию, как выделиться среди них. Если форум, то заранее посмотрите темы обсуждений, в которых вы могли бы поучаствовать, и подготовьте вопросы.

4. Привлекаем. Организуйте конкурсы, розыгрыши или небольшие активности, чтобы привлечь людей к вашему стенду.

5. Рассказываем. Делайте яркие и информативные материалы, которые донесут до аудитории ваши кейсы и достижения.

6. Персонализируем. Предлагайте готовые решения с быстрым внедрением. Это особенно полезно для клиентов, которые хотят видеть конкретную пользу для своего бизнеса.

7. Остаемся в памяти. Подготовьте визитки, буклеты, значки и другие материалы, которые люди смогут забрать с собой.

1. Проактивничаем. Не ждите, пока посетители подойдут к вам. Активно общайтесь с ними и рассказывайте о своих продуктах и услугах. Задавайте вопросы, чтобы лучше понять их потребности.

2. Снова персонализируем. Уделите внимание каждому посетителю, показывая заинтересованность и готовность помочь. Персонализированный подход повышает шансы на успешное сотрудничество. На некоторых выставках основное внимание уделяется нетворкингу и поиску партнеров. Участвуйте в панелях, дискуссиях и круглых столах.

3. Поддерживаем связь. Записывайте все контактные данные и договоренности. После мероприятий отправляйте напоминания и актуальные новости, предложения, проводите комплексную индивидуальную работу с потенциальными клиентами.

Выставки — это не только шанс показать, что у тебя есть, но и возможность завести полезные контакты и найти новых клиентов. Чтобы все получилось, надо хорошо подготовиться, активно общаться и правильно обрабатывать контакты после мероприятия.

Успех зависит от того, как ты подойдешь к делу и сумеешь ли быстро приспособиться к непривычным условиям.

Например, на выставке ECOM Expo’24 мы много общались и мгновенно реагировали на запросы. По итогу мероприятие стало самым продуктивным из всех по лидогенерации.

На московские поездки и участие мы потратили:

144 000 руб. – стенд на ECOM Expo’24

44 700 руб. – билеты туда и обратно

10 000 руб. – вход на РИФ

57 400 руб. – аренда квартиры

49 000 руб. – изготовление и монтаж стенда

15 200 руб. – подарочные значки

18 000 руб. – на Тэглайн

45 000 руб. – еда

40 000 руб. – проезд

14 000 руб. – визитки

Итого на 30.05. вышло ~440 000 рублей, а потом мы перестали считать. Но в целом – около 600 000 рублей.

Стоило оно того? Да. Ощущение будто в Дубай 🐪 слетали: вернулись заряженные и еще с базой теплых лидов.

Выстрелить на конференциях и форумах так, чтобы сразу получить десятки клиентов – что-то на мифическом. Но я поменял свое отношение к мероприятиям, ведь это очень крутой нетворкинг и работающая маркетинговая стратегия. Прошло пару месяцев, и мы получаем первые его плоды – выходим на контракты с заказчиками и партнерскими лидами.

А вы пробовали так привлекать клиентов?