Грамотно управляем расходами в кризис. Как правильно снизить затраты?

Выжить в экономический кризис компаниям помогают две стратегии. Одна из них – оптимизация расходов. К ней прибегают бизнесмены, которые хотят увеличить прибыль, не наращивая продажи. Сделать это можно за счет уменьшения нерациональных трат.

Но для снижения затрат недостаточно отказаться от сервиса и купить дешевые материалы. Если делать это бездумно, можно нарушить важные процессы и вместо повышения доходности получить убыток.

Как сокращать правильно? Рассмотрим пошаговую инструкцию оптимизации расходов без ущерба для бизнеса.

В грамотном снижении трат есть основной принцип. Он гласит: не сокращать то, на чем зарабатываете. Другими словами, клиенты не должны ощущать последствия оптимизации «на своей шкуре».

Если уменьшение затрат снизит ценность продукта, сделает его менее вкусным или надежным, вы потеряете главное – лояльность покупателя. А значит, прибыль, вместо ожидаемого роста, пойдет вниз.

Перед оптимизацией стоит провести исследование и выявить, что в вашем продукте любят покупатели. Надежность и долгую службу? Особые сорта кофе? Быструю доставку? Бесплатный чай на зоне ресепшн? Без ущерба для репутации компании это убрать не получится.

Для грамотной оптимизации лучше перейти на менее дорогостоящие аналоги. Например, вместо импортного материала для обивки диванов можно использовать отечественный жаккард хорошего качества.

Также с осторожностью нужно экономить на сотрудниках. Во-первых, по закону зарплату нельзя снижать – только увеличивать. А если это произошло, нужно документально обосновать такое действие.

Во-вторых, уменьшение зарплаты негативно скажется на мотивации работников, вызовет «текучку» кадров. Поиск, обучение, адаптация новых специалистов повлекут за собой не меньшие траты.

А как снижать? Воспользуйтесь следующими правилами:

• Закрывайте нерентабельные направления, инновации, которые лучше отложить до лучших времен. Посчитать эффективность работы можно, разделив затраты по каждому из них на прямые и косвенные, а затем определив валовую прибыль. Все нужные показатели есть в отчете о прибылях и убытках. Как это сделать правильно, мы подробно расскажем в следующей статье.
• Переводите сотрудников на сдельную оплату труда. Или премиальную: то есть, выплачивайте то, что сверх оклада после выполнения KPI.
• Сокращайте транспортные расходы. Для редких заказов используйте наемный транспорт, согласуйте график поставок так, чтобы полностью загружать автомобили.
• Уменьшайте число брака. Следите за качеством сырья, соблюдением технологии, квалификацией работников. Регулярно проводите ревизию оборудования, чтобы избежать поломок и простоев.

Важно оценивать взаимосвязь расходов с работой других направлений. Так, например, при сокращении команды замерщиков один мебельный салон сэкономил приличную сумму на зарплате. Но при этом пострадала сфера дополнительных услуг, которые они активно предлагали клиентам. И, кроме того, так как заказчики теперь делали замеры сами, значительно выросло число брака.

Первое, что нужно сделать – собрать в одном месте все расходы. Если в компании ведется управленческая отчетность – идеально, можно просто выгрузить все данные в один отчет. Если нет – придется поднять все траты за последние полгода. Далее их нужно обобщить в одной таблице.

Учитывайте все расходы, даже самые мелкие. Маленькие суммы, потраченные на такси, встречу в кафе с партнерами, незаметны, но в конце месяца выливаются в крупную статью затрат.

Разделите расходы на постоянные и переменные и проанализируйте каждую группу отдельно. Это поможет оценить величину затрат, не зависящих от объемов производства.

Постоянные расходы – это траты, которые не связаны с эффективностью бизнеса. Компания будет нести их, даже если не продаст ни одной единицы товара в месяц. К ним относятся арендная плата за офис, зарплата сотрудникам, траты на хозяйственные нужды, услуги связи.

Постоянные затраты – как правило, самые значительные, и их желательно сокращать в первую очередь. Но с оглядкой на рентабельность. Например, отказаться от большого склада. Либо снять менее престижный офис или перевести сотрудников на «удаленку».

Переменные затраты зависят от объемов выпуска или продаж. Это расходы на закупку материалов, продуктов, сдельную оплату труда. Чтобы ими управлять, важно периодически отслеживать цены на товары и услуги. Например, выбирать поставщиков комплектующих, услуг связи, интернет-трафика, которые предлагают более выгодные условия.

Теперь обобщите все расходы по категориям. В большинстве компаний они одинаковые: это «материалы», «аренда», «траты на рекламу», «связь», «представительские траты», «канцтовары» и т.д. Но не раздувайте статью «прочее», в которой может скрываться много нерациональных трат. Учет издержек для оптимизации должен быть максимально подробным и прозрачным.

В каждой компании свои важнейшие статьи затрат. Для кого-то – ежегодные курсы для сотрудников – это роскошь. От них вполне можно отказаться без риска для бизнес-процессов. А для фирм, которые предоставляют консультации, обучение – необходимость. Оно напрямую влияет на ценность конечной услуги, а значит – на прибыль.Разделите траты по приоритетности:

• Важнейшие. Без них все остановится. Они нужны для выполнения процессов продаж или производства. Это станки, оборудование, сырье, материалы.
• Важные. При их отсутствии в работе возникнут перебои. Как правило, это траты на рекламу, канцтовары, лицензии.
• Средние. К ним относятся траты, влияющие на привлекательность продукта в глазах клиентов. Это карты лояльности, печенье в зоне ресепшн, бесплатный Wi-Fi. Если бюджет позволяет, их лучше оставить.

Последняя статья затрат – неважные. Если убрать эти издержки, почти ничего не изменится. Так, в кризис расходы на корпоративы, тимбилдинги, озеленение территории, обновление ремонта (если старый еще нормальный) лучше отложить до лучших времен.

Это самый долгий, утомительный этап, но именно он обеспечит эффективность всего процесса оптимизации. Начиная с крупных статей, нужно проанализировать все траты, которые несет компания, даже самые мелкие.

Далее ответьте на вопросы по каждой из них:

• Как влияет этот расход на рабочий процесс? Что изменится в производстве и подразделениях, если от него отказаться?
• Можно ли уменьшить по нему издержки? Заменить материал на аналогичный по качеству? Получить услугу по бартеру? Переехать в другой офис? Найти поставщика, который даст скидку? Перейти на другой тариф?
• До какого предела можно снижать статью затрат? В какой момент оптимизация начнет снижать рентабельность?

В зависимости от ответов принимайте решение: оставлять, убирать траты или сокращать, а если сокращать – то до какого предела.

Итак, решения приняты. Теперь – составьте бюджет с учетом нужных действий. Это нужно, чтобы в цифрах увидеть, «потянет» ли компания оптимизацию, хватит ли ей ресурсов, а также к какому результату придет, если все пойдет, как запланировали.

Сокращение затрат – это долгий процесс. Отслеживайте изменения в соотношении план/факт, определяйте причины отклонений и при необходимости корректируйте бюджет. Тогда у компании будут высокие шансы выйти из кризиса.

• Использование системы управления расходами

Эффективное управление расходами предприятия требует системного подхода, включающего в себя планирование, анализ и контроль. При использовании подобной системы, организации могут пропорционально распределить расходы на основе отдельных видов деятельности, что облегчает управление финансами.

Пример использования такой системы может включать в себя создание бюджета, который учитывает различные статьи, такие как амортизация, оплата труда, себестоимость продукции и общехозяйственные расходы. Этот бюджет может быть разработан на основе прошлых периодов и целей организации, а также может быть скорректирован в течение определенных периодов, чтобы учитывать любые изменения в деятельности предприятия.

• Бухгалтерский анализ расходов

Бухгалтерский анализ является еще одним важным методом управления расходами денежных средств. Этот процесс включает в себя анализ финансовой информации организации, чтобы определить возможные области, где можно сократить расходную часть. Это может включать просмотр денежных потоков, себестоимости продукции, а также отдельных статей, таких как заработная плата и общехозяйственные расходы. Популярным среди компаний и предпринимателей может стать переход на удаленный формат работы, когда можно сэкономить на аренде помещения.

Бухгалтерский анализ также может помочь в принятии решений о том, какие расходы могут быть сокращены без ущерба для деятельности организации. Например, если анализ показывает, что определенная статья не приносит значимого вклада в доходы предприятия, то может быть принято решение об уменьшении этих расходов.

• Внедрение эффективного управления расходами

Наконец, внедрение эффективного управления расходами в деятельность предприятия требует изменения подходов к работе и обучения персонала. Это может включать в себя обучение сотрудников тому, как контролировать и уменьшать траты, а также внедрение новых систем или программ для упрощения этого процесса. Например, электронная система учета может помочь автоматизировать процесс контроля за расходами и сделать его более точным и эффективным.

Создание культуры экономии и ответственности за затраты на всех уровнях организации является ключевым фактором успеха в управлении расходами.

Не знаете, как правильно управлять расходами и снизить затраты?

Запишитесь на бесплатную экспресс-диагностику финансов вашего бизнеса. Наш финансовый эксперт поговорит с вами о финансах вашего бизнеса, выявит слабые места и даст первичные рекомендации.

Наши финансовые директора работают с бизнесом из десятков сфер: от производственных компаний и оптовых продавцов до веб-студий и сетей маникюра. Найдем решение под любой оборот и потребности.