Как сделать совещание просто пушкой?

Предупреждение. Мне задали много вопросов о совещаниях. Решил записать своё мнения в виде наглого утверждения — я знаю, вот как всё устроено! — чтобы дать уважаемым читателям материал для обсуждения и узнать их мнение.

Ну или, может быть, вы захотите в комментах поделиться своим мнением о моей аватарке. Кстати, материал длинный, его имеет смысл сразу занести в закладки, чтобы не потерять.

Цель зависит от формата совещания. От «принять решение» до «выделить время» в расписании очень занятых участников.

Все онлайн, потому что сотрудники находятся в разных городах и работают удаленно.

Мои совещания face-to-face могут длиться либо 15 минут, либо час. В Calendly настроены соответствующие виды event’ов для того, чтобы записывающийся на совещание занял мое время правильно.

Тот, кому оно нужно. Более чем в 50% случаев — не я. При этом тот, кто запрашивает совещание, определяет его продолжительность.

Я сразу уточню причину срочности. И если ее не было, попрошу записаться и положу трубку.

Для решения рабочих вопросов считаю общие совещания бесполезными: пока кто-то спорит, другие успевают задремать. Поэтому общие совещания имеют смысл только в ситуации, когда все могут быть вовлечены в любой момент. Например, удаленная команда пьет вино, слушает музыку и рассказывает друг другу истории.

Нет, так как я не провожу совещания полным составом компании. Но если человек на почасовой оплате за работу, то совещания оплачиваю как рабочее время.

Принцип такой: не те, кто могут пригодиться, а только те, без кого не обойдемся.

Молчуны — это частая проблема больших совещаний. Решения два:

Быть говоруном — это следствие темперамента человека. Тут хорошо работает принцип: если известно о выступлении «говоруна», предварительно огласить правила.

Если человек ушёл «не туда», я могу его перебить. Бывает, что вместо ответа на вопрос человек начинает размышлять или рассказывать историю. Если его размышления не были целью — я его прерываю.

Прерываю и отправляю к психологу прорабатывать обиду.

Мы определяем акцептор результата действия по Анохину. Т.е. в теме нужно указать не только субъект совещания, но и то, что мы должны получить в результате.

Реально вряд ли у вас есть возможность эффективно изменить ситуацию. Даже если сделаете ему замечание, велик риск негативного изменения отношения к вам. Подремите, расслабьтесь, медитируйте.

Зависит от формата. Доклад — устранить пробел в знаниях других людей. Дискуссия, диалог, анализ — мозговой штурм, устранение недопонимания. Дебаты — принятие решения. Обратная связь — скорректировать поведение другого человека или мотивировать его продолжать работу.

У нас проводятся ежедневные совещания (при работе над фокусной задачей) и еженедельные (для одного непосредственного подчиненного, при этом совещание одновременно совмещает доклад, дискуссию и обратную связь).

Созвон с камерой создает дополнительный дискомфорт: нужно подумать о своем внешнем виде, фоне, порядке на столе в конце концов, поэтому большинство избегает видеозвонков. Но одновременно свобода говорить с камерой — это признак хороших Soft Skills и власти. Существуют исследования, доказывающие, что люди лучше выполняют обязательства, взятые на себя при включенной камере.

Если я правильно понял из контекста, то речь идет про критику. В таком случае этот вопрос выходит за рамки совещания: обратная связь и критика в целом достойны отдельного обсуждения. Основные принципы таковы. Первое: публичная критика вряд ли приведет к тому, что человек станет другим или получит мотивацию к изменениям. Второе: критикуйте не личность, а конкретный поступок. Например: не «Ты мудак, потому что вечно факапишь сроки», а «Этот файл надо было отправить вчера, он не отправлен и это имеет следующие последствия».

Зависит от формата. Например, ты слушаешь доклад или ты докладываешь. А есть дебаты: это, чтобы принять решение, не послушать и не сказать.

Отвечать односложно, не проявлять инициативу, не критиковать других.

Большая часть совещаний с клиентами, которые собирают на созвон 5-7 человек. В основном эти люди молчат и сидят с выключенным микрофоном, чтобы никто не услышал их храп.

В 99.9% случаев орать — это признать свою менеджерскую импотенцию. Поэтому рекомендую не проверять — удобно это или нет. Высший пилотаж управлять миром, не переходя на крик.

Идти на курсы ораторской речи. Рекомендую школу «Король Говорит» и конкретно преподавателя Макеева. Самые простые инструменты привлечения внимания: пауза в речи и вовлечение собеседника в диалог.

Неуверенность, страх ошибки, покраснение означают, что человеку крайне важно, что о нем думают другие. Проблему можно либо проработать с психологом, либо попытаться решить ее самостоятельно, изучив книги/вебинары про ассертивность. Проработав психологическую компоненту, важно практиковаться: чем больше повторов, тем увереннее в себе станет человек.

Говорить о том что важно для слушателя, а не для говорящего. Рекомендую курс презентации Ильяхова в Яндекс.Практикуме (потому что он бесплатный) и его же книгу «Ясно, Понятно».

Здесь дело не в совещании. Эту проблему нужно исправлять заранее. По этой теме хорошо высказался Ильяхов: https://maximilyahov.ru/blog/all/le-context/

Решать проблему вне совещаний и изучать конфликтологию: знание ее принципов позволит эффективно разрешать ситуации, в том числе и не с помощью компромиссов.

Баланс фрустрации и поддержки. Плотное суточное планирование невозможно. Чтобы его реализовать, требуется гарантировать 2 аспекта: защиту сотрудников от информационного вмешательства (отсутствие новых задач) и точное прогнозирование времени на задачу. Такое можно воплотить только у линейных сотрудников на автоматизированном производстве или у сотрудников склада. Но им то как раз совещания и не нужны. В случае интеллектуальной работы всё иначе: предварительно выделив час, за это время не удастся решить, как улететь на Марс или создать лекарство.

Calendly — это способ бронирования времени. Данные оттуда затем попадают в Google Календарь — к сожалению, без обратной связи. Я не нашел способа сообщать Calendly через Google Календарь, что я занят.

Все очень зависит от цели и формата. Но что точно важно: посмотрите на ситуацию глазами того, кому будете говорить. У него другие цели и ресурсы.

Никак — и это благодаря продуманной инфраструктуре. Например, если мы обсуждаем бизнес-процесс, то участники совещания уже будут с ним знакомы. Если мы обсуждаем KPI, то они всегда под рукой. Наша политика такова — большая часть данных находятся в актуальном состоянии.

Тоже никаких. Если что-то нужно — быстро находим онлайн в облаке.

Нужна свобода в пределах рамок. Каждые 30 секунд сверяться с планом не обязательно, однако важно ничего не забыть. Простая общая структура: GROW (Goals — Цели; Reality — Реальность, факты; Opportunities — возможности, варианты решения задачи; Ways — Пути, конкретный план). Но для некоторых форматов используется другая структура.

Действовать по следующему порядку:

Вот отличная статья об этом: https://www.atlassian.com/ru/agile/scrum/sprint-planning

Делаем наоборот. Оффлайновых добавляем к онлайн. Происходит это по Zoom или через Skype, выводя их на экран. Камера будет на ноутбуке или планшете. Я всегда беру планшет на рабочие встречи и с него выхожу в Zoom: так все слышат и видят всех. Присутствующих онлайн плохо видно из-за маленькой картинки, поэтому желательно выводить изображение на проектор или большой телевизор.

Срезается невербалика, не всегда можно понять консистентность человека. Если это имеет последствия (например, человек берет обязательства, которые затем не выполняет), то имеет смысл разговаривать только со включенными камерами.

Начинаем с юнги, капитан последний.

Да. При этом необязательно роль модератора выполняет отдельный человек. Основная задача модератора — следить за соблюдением повестки. Если начинаешь подозревать, что дискуссия ушла куда-то не туда, стоит спросить как последние высказывания связаны с целью совещания.

В Zoom есть множество технических инструментов, самым полезным из которых является выключение микрофона тому кто бесит вас

Мне в 99% удается достичь цели, а вот участникам не удается устроить балаган. Однако — для повышения квалификации! — мне было бы интересно попробовать перевести открытый конфликт в состояние дружбы взасос.

Планировать и быть реалистичным. Подумать: сколько людей будет, сколько времени им нужно? Пятиминутное совещание из пяти участников обречено заранее.

Вообще не наказываю. Если человек отсутствует, значит, у него есть уважительная причина. Если человек отсутствует без уважительной причины, то все вопросы ко мне, как я дошел до такой жизни.

Самый лучший способ: говорить, что важно для них и влияет на их жизнь. Технические инструменты: интонация, паузы, вопросы к участникам.

Хорошее совещание в качестве результата дает 3 продукта: принятые решения, план действий, фиксирующий документ. Запись созвона — это не документ, а лишь сырье для него. Идеально — сразу вести протокол (кто-то берет на себя роль секретаря). Чтобы делать это продуктивнее можно использовать сервис Конспектус Товеровского. Если сразу писать задачи в Asana или рисовать что-то в Miro, вы попросту не успеете за устной речью людей.

Как можно быстрее написать Meeting report и восстановиться от стресса.