Смарт-процессы в Битрикс24 и аналитика в Google Sheets — автоматизация для компании в сфере независимой экспертизы
Сегодня поделимся нетипичным кейсом. К нам обратился заказчик из сферы независимой судебной экспертизы и попросил помочь автоматизировать работу компании. Задача следующая: структурировать данные для оперативного поиска информации, при этом жестко соблюдая регламенты закона. Узнайте, как решить такую проблему, объединив функционал электронных таблиц Гугл и Битрикс24 с помощью Пинкит.
1. Специфика работы независимого эксперта и Google Таблицы
Компания заказчика занимается проведением экспертизы земельных участков в суде по гражданским делам (например, при спорах о разделе земли). Также эксперты занимаются оценочной и строительной экспертизами, а также кадастровыми работами. Так как экспертиза проводится для суда, для каждого объекта экспертизы заводится дело. Их учет заказчик ведет в таблице Гугл, фиксируя информацию:
Откуда поступило дело;
ФИО судьи;
Номер дела;
Истец;
Ответчик;
Предмет экспертизы;
Когда передавать экспертизу в суд;
Оплачена ли экспертиза;
Дата выставления счета.
Каждому делу присваивается свой уникальный номер.
Удалять информацию из таблицы нельзя и поэтому с каждым годом она становится все объемнее. Из-за этого и поиск необходимого дела отнимает все больше времени.
Экспертиза — услуга небесплатная. При этом проводить ее может не один специалист. К слову, зарплата эксперта привязана к KPI, который зависит от количества экспертиз и рассчитывается в этой же таблице.
Стоимость каждой экспертизы рассчитывается по формуле с учетом налогов и других факторов. Плательщиками являются истец или ответчик либо оба сразу. Также в таблице фиксируется долг, если экспертиза не оплачена, и эти данные становятся основанием для обращения в суд для взыскания.
В итоге работать приходится с большим объемом информации. Заполнение таблицы занимает много времени, а по мере ее роста найти нужное становится сложнее. Также при заполнении возникают ошибки, которые могут повлечь за собой проблемы.
Доходы компании считаются на отдельном листе таблицы по формулам, учитывающим вклад каждого эксперта в объем выручки, специальные расходы, расходы на фонд оплаты труда и итоговый доход предпринимателя. Для заказчика эти данные являются основной статьей для аналитики.
Здесь мы рассказывали, как настроить кастомизированные отчеты из больших массивов данных в Битрикс24.
Далее, эксперты должны вести задачи, и делают они это тоже в электронной таблице, каждый — в своей. Выглядит это аналогично общей таблице, где каждое дело для эксперта — задача со стадиями, сроками и так далее. Здесь много ручного труда и сам заказчик недоволен таким методом ведения работы.
Счета на проведение экспертизы также формируются в таблице, как и приходно-кассовые ордера, заявления на взыскания, ходатайства и другие официальные документы. Хранятся они в карточке дела, представляющую собой отдельную таблицу.
Как видите, заказчику приходится выполнять колоссальную работу со значительной долей ручного труда. Поэтому есть смысл перенести часть процесса в Битрикс24, а аналитику строить уже на основе тех данных, которые стекаются в таблицы Гугл Шитс.
Читайте далее, чтобы узнать, как мы предложили автоматизировать этот процесс.
Если интересуетесь аналитикой продаж, у нас есть подходящая подборка.
2. Выгрузка больших массивов данных из Google Sheets и кастомизированная аналитика с помощью Пинкит
2.1. Первое, с чего мы предложили начать — перенести задачи экспертов из таблиц в задачи Битрикс24. В задачах создадим пользовательские поля, в которые будут выгружаться данные из таблиц, чтобы сохранить существующую культуру ведения задач и материалы дел.
2.2. Для каждого дела создадим смарт-процесс в Битрикс24 и сделку с суммой экспертизы. Сделка будет привязана к смарт-процессу и по ее статусу можно будет отследить наличие или отсутствие задолженности.
2.3. Все документы перенесем из таблиц в соответствующие смарт-процессы Битрикс24 или в сделки. Также создадим шаблоны для автоматического заполнения.
2.4. Для учета доходов и оплаты отдельных экспертиз по специалистам создать отдельный отчет и дашборд.
К слову, мы не предлагаем отказываться от электронных таблиц вообще. Напротив, на наш взгляд, такой подход является верным с точки зрения ведения математических расчетов. Но вносить данные намного удобнее в Битрикс24, а затем уже синхронизировать их с Google Sheets.
Если требуется выгрузить сделки или смарт-процессы (дела) из Битрикс24 в таблицу, настраиваем обратную интеграцию в Пинкит для автоматического экспорта. Далее строим на основе этих данных визуализацию (дашборды). Они наглядно покажут количество дел по каждому эксперту, сколько из них оплачено и закрыто, долю каждого эксперта в общей выручке компании, какие из дел имеют задолженность и так далее...
Для настройки интеграции в личном кабинете Пинкит выбираем на первом шаге "Битрикс24" и далее действие, которое нужно для выгрузки, будь то сделка, смарт-процесс или задача (создание либо обновление):
На третьем шаге настраиваем нужные листы необходимой таблицы и моментально получаем выгрузку данных при их изменении на портале Битрикс24. Это избавит от двойной работы и уменьшит ручной труд сотрудников. При этом не придется уходить от привычной для клиента модели учета в электронной таблице.
Кстати, так как в основном оплаты заказчику поступают на расчетный счет, для автоматизации учета доходов можно привязать таблицу или Битрикс24 к клиент-банку. Благодаря такой интеграции не нужно будет вносить платежи вручную, а каждая входящая транзакция будет сопоставляться со сделкой по сумме и менять стадию сделки и смарт-процесса, а также учитываться в аналитике по доходам.
Протестировать интеграции можно здесь.