Наводим порядок в CRM Битрикс24: перенос дел из таймлайна сущности Контакт в таймлайн сущности Компания
Порой к нам приходят клиенты с довольно необычными, но интересными кейсами. Сегодня поделимся именно такой историей. Компания работает с клиентами в CRM и история коммуникаций (звонки, переписка в почте) привязывается к контакту, а не к компании. Но так как контакты часто меняются, то возникла необходимость перенести дела из карточек контактов в карточки компаний. Как происходил поиск технического решения и что получилось в итоге, читайте далее.
1. Ситуация. Боль. Решение.
Один из наших заказчиков — компания, занимающаяся реализацией корпоративных подарков (сувенирной продукции, сладостей и других прикольных штучек), работает на портале Битрикс24. Работают они с постоянными клиентами — юридическими лицами. Но на портале у них заведены не только компании, а и контакты (сотрудники компании клиента).
Изначально коммуникации велись не в сущности компания, а в сущности контакт. Так как сотрудники приходят и уходят, то со временем многие контакты стали неактуальными (сотрудники уволились). Приходилось создавать новые контакты с другим сотрудниками и вести коммуникацию в новых сущностях.
Боль в том, что история звонков и переписки, по сути, с компанией, оставалась в старом контакте, который уже не работает. На портале накопилось много таких лишних контактов. Но удалять их нельзя — история коммуникации привязана именно к ним.
Заказчик пришел к нам с задачей навести порядок на портале, что фактически означало:
1.1. Привязать все существующие контакты к компаниям и перенести историю коммуникаций из живой ленты (таймлайн) неактуального контакта в живую ленту соответствующей компании, которая никуда не денется, даже если текущий сотрудник, ведущий взаимодействие, уволится.
1.2. Найти все неактуальные (уволенные) контакты и перенести их в пользовательские поля компаний "Уволенные контакты".
Если вторую задачу мы решили с помощью бизнес-процесса, который убирает контакт с пометкой "Не работает" из поля "Контакт" компании и вносит в поле "Уволенный контакт", то первая требовала настройки отдельной интеграции на платформе Пинкит с добавлением нового действия. Как все настроить, расскажем подробнее.
2. Перенос коммуникаций из таймлайна контакта в таймлайн компании
Мы предложили решить задачу по следующему алгоритму.
При создании дела (звонок, письмо) в контакте проверяем, есть ли привязанная компания к данному контакту. Если компания привязана, получаем все, что отдает нам REST по конкретному делу и создаем такое же дело в живой ленте привязанной компании.
Можем, в принципе, переносить коммуникации только из сущностей контактов, которые уволены. Но после обсуждения с заказчиком было принято решение выгрузить все данные по всем контактам. Так наш заказчик будет видеть все коммуникации по своим клиентам в таймлайне компании, а не переключался между контактами.
Для нас это упростило задачу, так как придется добавить меньше фильтров на шаге 2 настройки Пинкит "Инструменты".
Итак, чтобы интеграция работала, настраиваем 5 шагов в личном кабинете Пинкит (потребуется регистрация).
На шаге 1 выбираем источником "Битрикс24", действие - "Добавлено дело", подключаем доступ к порталу.
На шаге 2 прописываем инструменты:
На шаге 3 выбираем приемником опять же "Битрикс24", действием - "Создать дело", указываем те же доступы.
На шаге 4 настраиваем сопоставление данных (ID компании, Название компании, Тип компании и так далее).
На шаге 5 можем указать, с какого времени запускается интеграция (если нужна выгрузка, например, только за текущий год), либо отметить галочку "Выборка за все время", и запускаем.
3. Автоматическая выгрузка контактов и компаний в таблицу Гугл
Далее, по просьбе заказчика, мы настроили в Пинкит выгрузку данных по всем контактам и компаниям в таблицу Гугл. При этом Пинкит сопоставляет все поля сущностей Битрикс24 и столбцов таблицы.
В таблице сделали 2 рабочих листа: "Контакты" и "Компании", где наш заказчик может добавлять фильтры, проверять заполненность полей, добавлять справа от выгружаемых данных какие-либо столбцы (например, с формулами), если это нужно.
На основе этих данных настраиваем дашборды с визуализацией.
Данный кейс применим для любых сущностей CRM, а не только к контактам и компаниям. Например, если у вас в Битрикс24 лид сконвертирован в сделку, а по нему в живой ленте уже есть коммуникация и необходимо перенести все дела из таймлайна лида в таймлайн сделки.
Что важно: интеграция на платформе Пинкит может обрабатывать не только те данные, которые уже были внесены до запуска интеграции. Вы можете настроить выгрузку данных, которые будут создаваться после запуска, чтобы обеспечить автоматическую передачу информации в фоновом режиме на постоянной основе.