Мне, пож-а, на e.bilguun@gmail.com Заранее благодарю.

15.02.2018

Scrum-маркетинг в камерном агентстве: почему нам не понравился Trello и чем мы его заменили

Команда агентства «Аутмаркетинг» подобрала удобные для работы инструменты, но это их не спасло от горящих дедлайнов и хаоса.

119119

Basil Boluk

15.02.2018

Спасибо за Вашу статью. Если позволите, немного нашего опыта и моих наблюдений. Сразу оговорюсь, к корпорации Битрикс не имею отношения. В агентстве почти всегда проектов больше, чем команд. Хотя команда в Agile - это условность, состав команды гибкий на разных стадиях проекта и в зависимости от проекта. Мы тоже отказались от Trello, но выбрали Битрикс24 + 1С Управление торговлей - странно, но сейчас объясню.
1. В Б24 для каждого проекта создаётся группа проекта, там в задачах в представлении "канбан" с индивидуально настроенными стадиями удобно отслеживать задачи в разрезе проекта, исполнителя. Есть планирование сроков и трудозатрат (что очень важно!).
2. Когда планируем - делаем это в представлении Ганта, чтобы видеть перспективу (мы всё измеряем неделями и зарплату тоже). Нужно это делать максимально приземлённо, т.е. набрасывая задачи исполнителям, смотреть, чтобы не было нагрузки на 1 человека более 6 часов (физический предел для большинства). И разрыв между задачами исполнителя должен быть не менее 2-3 часов (что не допускать цепную реакцию на запаздывание). Обязательно устанавливаем: описание коротко с глаголом и формулировкой результата, сроки начала и окончания, дедлайн (не то же самое), трудозатраты (с точностью до 1 часа), длительность задачи (не то же самое), наблюдателей (смежников), не используем соисполнителей (у 7 нянек ... - у каждого персональные задачи), часто чек-лист, вложения и ссылки в описании задачи. Нельзя недооценивать качество планирования (однако это занимает считанные минуты).
3. Мы не создаём подзадачи, проверено - когда кто-то начинает так делать появляются "вечные" задачи верхнего уровня. Поэтому все задачи конкретные и конечные. Максимальная длительность задачи редко превышает 6 часов, если больше - стараемся дробить, иначе отслеживать эффективность становится практически невозможно.
4. При выполнении исполнитель обязательно отжимает кнопку отсчёта времени (как в шахматах), так мы видим реальные трудозатраты на задачу. Это легко - она большая сверху. Владельцам продуктов и скрам-мастерам очень важно контролировать ход выполнения задач онлайн (они дополнительно используют доску в Realtimeboard - это макропланирование по группам задач без участия исполнителей), без ненужных еженедельных совещаний (при этом в 12:30 у нас скрам-митинг для 32 человек (в 4 часовых поясах) не превышает 15-20 мин. в день через Cisco Webex, других совещаний мы не проводим). Тем, кто не постоянный участник команды (на проекте) - всё то же самое, он в Экстранет, не ограничен в функциях, но видит только проекты, к которым есть доступ (доступ другим сотрудникам мы тоже предоставляем по необходимости).
5. У нас есть калькуляция на каждый проект - мы должны видеть, как мы запланировали трудозатраты и какие они по факту. Ведь агентство продаёт труд своих сотрудников в часах. Это нужно, чтобы не обмануть себя, прежде всего, а также для эффективной мотивации. Вот тут и пригодился 1С - мы ведём учёт услуг (проданных клиенту и себестоимость в виде факт. трудозатрат).
6. Также у нас нет традиционных совещаний с клиентом - они проходят нон-стоп. В сообщении "Ход работы над проектом" в ленте проекта мы создаём пост и добавляем туда почтового получателя (eMail ЛПР клиента, чем меньше - тем лучше). В комментах пишем лог проекта и вопросы клиенту (он читает у себя в почте и там же может отвечать, включая вложения).
7. Есть и собственный лог "История проекта" (ДСП), там обычно пишут владельцы продукта и скрам-мастера.
8. Ещё есть бюджет - простой, но эффективный инструмент в Excel (вполне достаточно). Без бюджета планировать и вести проекта нельзя. Не путайте бюджет и учёт (1С). Это как Венера и Марс - на разных орбитах.
9. Все баннеры и имиджи - здесь же в фотогалерее. Все файлы - на диске в облаке (синхронизируются с диском исполнителя - пишу для тех, кто вспомнит, что облако бывает недоступно).

Если кому интересен наш опыт, пишите - поделюсь методичкой - она небольшая, но в комменте не поместится, а также шаблоном бюджета.

В заключении хочу сказать, что не понимаю, как раньше мы работали без Scrum Agile над проектами маркетингового агентства.