Как в ЭкоНиве-АПК автоматизировали подбор и освободили рекрутеров от рутины

Автоматизировать процесс подбора важно в компаниях любых отраслей и масштабов. Мы пригласили заместителя руководителя отдела подбора и адаптации персонала ЭкоНивы-АПК Эллу Давыдову, чтобы разобрать практический кейс и узнать об особенностях подбора в сельскохозяйственной отрасли.

Элла рассказала, какими инструментами Хантфлоу пользуются в ЭкоНиве-АПК и как это помогает оптимизировать процесс найма в компании.

Выстраивание управляемого процесса подбора в Хантфлоу возможно благодаря трем составляющим:

Хантфлоу позволяет рекрутерам за несколько секунд выполнять рутинные действия:

Благодаря этому у рекрутера освобождается время на главные задачи: поиск кандидатов и взаимодействие с ними.

Чтобы влиять на подбор и оценивать его эффективность, необходимо заниматься аналитикой. Это тоже можно делать с помощью Хантфлоу.

Время закрытия позиции позволяет отследить, насколько вы укладываетесь в целевые сроки закрытия и есть ли сейчас проблемы в найме. Также, ориентируясь на эту метрику, можно планировать подбор и назначать сроки с заказчиком.

А чтобы влиять на сроки подбора, рекомендуем ориентироваться на следующее:

Хантфлоу упрощает коммуникацию с заказчиками и делает ее более прозрачной для всех участников подбора.

ЭкоНива — крупный холдинг, который состоит из нескольких обособленных бизнес-единиц. В каждой из них есть своя HR-служба.

Я работаю в ЭкоНиве-АПК. Мы занимаемся молочным животноводством и растениеводством. Расскажу, как мы организуем подбор и почему работаем в CRM-системе.

У нас две команды подбора: менеджеры одной набирают специалистов и руководителей, а другой — нанимают рядовой и обслуживающий персонал в регионах.

Получение заявки от руководителя на подбор. Пока что мы собираем заявки в Excel, но в этом году планируем делать это уже в Хантфлоу. Для этого мы постепенно вводим заказчиков в систему, проводим с ними брифинги.

Отбор и собеседование с HR. Определяем стратегии и источники поиска, а также проводим собеседования.

Интервью с руководителем. Либо проводим собеседования онлайн, либо организуем приезд кандидата на производственную площадку и общаемся очно.

Оффер. Офферы мы составляем в Excel и загружаем их в шаблоны писем в Хантфлоу.

Выход на работу. Если на работу выходит удаленный сотрудник, сопровождаем его удаленно. Если очно — организовываем переезд, встречаем специалиста лично и вручаем ему welcome-пакет.

Адаптация. С помощью Хантфлоу за пару секунд мы отправляем сотрудникам welcome-письмо в первый день работы. В этом письме говорим, как войти в наш телеграм-бот по адаптации персонала.

Также для новых сотрудников мы проводим welcome-тренинги, рассказываем о корпоративных ценностях. А еще устраиваем для работников экскурсии по производству.

Раньше мы распечатывали резюме кандидатов и хранили их в обычных папках. Со временем накопили так много бумаг, что было трудно в них разобраться.

Потом мы стали вести базу в Excel. Это не упростило работу: в наших базах встречались опечатки и ошибки. И еще по-прежнему было сложно быстро найти определенного кандидата.

В итоге мы столкнулись с проблемами:

С 2016 года мы стали использовать Хантфлоу, чтобы нанимать специалистов и руководителей. А в 2023 году решили нанимать с помощью Хантфлоу еще и массовый персонал, объединив весь подбор в одну систему.

Для общения с кандидатами в мессенджерах и по СМС мы используем шаблоны писем.

Еще очень нравится интеграция Хантфлоу с вотсапом, телеграмом и вайбером. Благодаря ей больше не нужно вносить номер телефона кандидата в мессенджер, чтобы с ним связаться. Вместо этого мы сразу переходим в вотсап кандидата и отправляем ему шаблонное письмо.

Классная функция, которая позволяет нам отправлять отложенные письма кандидатам и сотрудникам.

У Хантфлоу открытый API, поэтому мы интегрируем его с другими сервисами. Например, к Хантфлоу подключен наш телеграм-бот, и мы посылаем письма соискателям в этот бот прямо из системы. Кстати, их ответы тоже приходят в Хантфлоу.

А еще сейчас мы внедряем в подбор массового персонала голосового робота, чтобы автоматизировать коммуникацию с соискателями. Этот проект мы тоже хотим интегрировать с Хантфлоу, чтобы можно было запускать голосового робота нажатием одной кнопки.

Хантфлоу собирает отклики кандидатов с разных джоб-сайтов. Так менеджер по персоналу может работать с ними в одном окне, не переключаясь между вкладками.

Эта функция напоминает менеджерам по персоналу перемещать кандидатов с этапа на этап. А еще мы используем эту опцию в аналитике, когда нужно понять, сколько времени находится кандидат на разных этапах.

Благодаря этой функции заказчик понимает всю воронку подбора. Это облегчает менеджеру по персоналу дальнейшие переговоры с ним.

Также мы можем оставлять комментарии в Хантфлоу и, например, договариваться по ним с заказчиком о времени проведения собеседования, запрашивать обратную связь по кандидату. Так мы сокращаем время на ожидание ответа от руководителя.

Если нам отказывают кандидаты, мы анализируем, как можем доработать вакансию, чтобы это исправить. Или же используем данные по аналитике в переговорах как аргумент для руководителя.

С помощью Хантфлоу мы создали свой карьерный сайт, где ежемесячно формируем список вакансий. Список мы рассылаем нашим сотрудникам — это позволяет им рассматривать вариант повышения или перехода между отделами. А нам удобно таким образом закрывать вакансии прямо внутри компании.

Если менеджер по персоналу уходит в отпуск, он оставляет комментарии к вакансиям с полезной информацией и пожеланиями для коллеги, который подхватит его работу.

А еще мы к карточкам с вакансиями добавляем нужные нам поля, которые учитываем при сборе аналитики.

Объединив массовый подбор и подбор специалистов в единую базу, мы начали создавать разные воронки. Эта функция удобна и менеджерам по персоналу, и руководителям при проведении аналитики.

И напоследок делюсь полезными ссылки на ботов, которые мы используем в работе:

Журнал Хантфлоу читают более 80 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment #agile