Автоматизировать процесс подбора важно в компаниях любых отраслей и масштабов. Мы пригласили заместителя руководителя отдела подбора и адаптации персонала ЭкоНивы-АПК Эллу Давыдову, чтобы разобрать практический кейс и узнать об особенностях подбора в сельскохозяйственной отрасли.
Элла рассказала, какими инструментами Хантфлоу пользуются в ЭкоНиве-АПК и как это помогает оптимизировать процесс найма в компании.
Какие ключевые задачи решает Хантфлоу
Выстраивание управляемого процесса подбора в Хантфлоу возможно благодаря трем составляющим:
- автоматизация рутины,
- сбор аналитики,
- взаимодействие с заказчиками.
Автоматизация ежедневной рутины
Хантфлоу позволяет рекрутерам за несколько секунд выполнять рутинные действия:
- добавлять кандидатов,
- публиковать вакансии,
- собирать отклики,
- общаться с кандидатами.
Благодаря этому у рекрутера освобождается время на главные задачи: поиск кандидатов и взаимодействие с ними.
Сбор корректной аналитики
Чтобы влиять на подбор и оценивать его эффективность, необходимо заниматься аналитикой. Это тоже можно делать с помощью Хантфлоу.
Ключевая метрика, на которую мы рекомендуем ориентироваться, — время закрытия позиции.
Время закрытия позиции позволяет отследить, насколько вы укладываетесь в целевые сроки закрытия и есть ли сейчас проблемы в найме. Также, ориентируясь на эту метрику, можно планировать подбор и назначать сроки с заказчиком.
А чтобы влиять на сроки подбора, рекомендуем ориентироваться на следующее:
- Скорость движения кандидата по воронке позволяет отслеживать, есть ли системные зависания кандидатов, и анализировать, почему эти зависания возникают.
- Воронка подбора позволяет отслеживать, сколько кандидатов прошли ключевые этапы отбора. Анализировать воронку нужно обязательно в связке с отказами, чтобы понимать, почему в ней возникли узкие места.
Взаимодействие с заказчиками
Хантфлоу упрощает коммуникацию с заказчиками и делает ее более прозрачной для всех участников подбора.
- Заявки на подбор подаются в электронном виде. Любая заявка фиксируется в Хантфлоу в специальной форме, которую можно кастомизировать.
- Зоны ответственности четко разграничены: заказчик закрепляется за конкретными этапами воронки и понимает, за что отвечает каждый из участников подбора.
- Для каждого этапа воронки можно определить дедлайн. Например, если заказчик вовремя не согласовывает кандидата, система присылает ему напоминание.
- На каждом этапе воронки можно собирать обратную связь от заказчика. В Хантфлоу есть чек-листы для формирования развернутого фидбэка от руководителей.
ЭкоНива — крупный холдинг, который состоит из нескольких обособленных бизнес-единиц. В каждой из них есть своя HR-служба.
Я работаю в ЭкоНиве-АПК. Мы занимаемся молочным животноводством и растениеводством. Расскажу, как мы организуем подбор и почему работаем в CRM-системе.
Как устроен подбор в ЭкоНиве-АПК
У нас две команды подбора: менеджеры одной набирают специалистов и руководителей, а другой — нанимают рядовой и обслуживающий персонал в регионах.
Специфика подбора
- Мы работаем с 1000 вакансий ежемесячно.
- Наша база кандидатов состоит из 100 000 человек.
- Самые массовые позиции, которые мы закрываем:ветеринарный врач, зоотехник, агроном, инженер,механизатор.
- В основном мы ищем специалистов в небольшие населенные пункты. Иногда даже предлагаем кандидатам релокацию.
- Работаем в условиях узкого рынка соискателей, так как сельскохозяйственная сфера сейчас не пользуется популярностью. С некоторыми кандидатами связываемся практически каждый год.
- Периодически ищем редких специалистов. Например, в сфере точного земледелия, селекции полевых культур.
Этапы подбора от заявки до адаптации
Получение заявки от руководителя на подбор. Пока что мы собираем заявки в Excel, но в этом году планируем делать это уже в Хантфлоу. Для этого мы постепенно вводим заказчиков в систему, проводим с ними брифинги.
Отбор и собеседование с HR. Определяем стратегии и источники поиска, а также проводим собеседования.
Интервью с руководителем. Либо проводим собеседования онлайн, либо организуем приезд кандидата на производственную площадку и общаемся очно.
Оффер. Офферы мы составляем в Excel и загружаем их в шаблоны писем в Хантфлоу.
Выход на работу. Если на работу выходит удаленный сотрудник, сопровождаем его удаленно. Если очно — организовываем переезд, встречаем специалиста лично и вручаем ему welcome-пакет.
Адаптация. С помощью Хантфлоу за пару секунд мы отправляем сотрудникам welcome-письмо в первый день работы. В этом письме говорим, как войти в наш телеграм-бот по адаптации персонала.
Также для новых сотрудников мы проводим welcome-тренинги, рассказываем о корпоративных ценностях. А еще устраиваем для работников экскурсии по производству.
Подписывайтесь на Telegram-канал Хантфлоу.
Гайды для рекрутеров, прямые эфиры с экспертами и новостные дайджесты из HR-сферы.
Почему мы решили внедрить CRM-систему
Раньше мы распечатывали резюме кандидатов и хранили их в обычных папках. Со временем накопили так много бумаг, что было трудно в них разобраться.
Потом мы стали вести базу в Excel. Это не упростило работу: в наших базах встречались опечатки и ошибки. И еще по-прежнему было сложно быстро найти определенного кандидата.
В итоге мы столкнулись с проблемами:
- разрозненная информация о кандидатах;
- отсутствие одновременного доступа у менеджеров по персоналу к базе;
- сложный поиск дубликатов резюме;
- отсутствие доступа к базе в любой момент времени;
- сложности анализа данных;
- долгая коммуникации с кандидатами.
С 2016 года мы стали использовать Хантфлоу, чтобы нанимать специалистов и руководителей. А в 2023 году решили нанимать с помощью Хантфлоу еще и массовый персонал, объединив весь подбор в одну систему.
Какие инструменты Хантфлоу мы используем
Шаблоны писем и сообщений в мессенджерах, СМС
Для общения с кандидатами в мессенджерах и по СМС мы используем шаблоны писем.
Еще очень нравится интеграция Хантфлоу с вотсапом, телеграмом и вайбером. Благодаря ей больше не нужно вносить номер телефона кандидата в мессенджер, чтобы с ним связаться. Вместо этого мы сразу переходим в вотсап кандидата и отправляем ему шаблонное письмо.
Автоматические фоллоу-апы
Классная функция, которая позволяет нам отправлять отложенные письма кандидатам и сотрудникам.
Интеграция с чат-ботом
У Хантфлоу открытый API, поэтому мы интегрируем его с другими сервисами. Например, к Хантфлоу подключен наш телеграм-бот, и мы посылаем письма соискателям в этот бот прямо из системы. Кстати, их ответы тоже приходят в Хантфлоу.
А еще сейчас мы внедряем в подбор массового персонала голосового робота, чтобы автоматизировать коммуникацию с соискателями. Этот проект мы тоже хотим интегрировать с Хантфлоу, чтобы можно было запускать голосового робота нажатием одной кнопки.
Автоматический разбор откликов
Хантфлоу собирает отклики кандидатов с разных джоб-сайтов. Так менеджер по персоналу может работать с ними в одном окне, не переключаясь между вкладками.
Ограничение времени нахождения кандидата на этапе
Эта функция напоминает менеджерам по персоналу перемещать кандидатов с этапа на этап. А еще мы используем эту опцию в аналитике, когда нужно понять, сколько времени находится кандидат на разных этапах.
Добавление заказчиков в Хантфлоу
Благодаря этой функции заказчик понимает всю воронку подбора. Это облегчает менеджеру по персоналу дальнейшие переговоры с ним.
Также мы можем оставлять комментарии в Хантфлоу и, например, договариваться по ним с заказчиком о времени проведения собеседования, запрашивать обратную связь по кандидату. Так мы сокращаем время на ожидание ответа от руководителя.
Аналитика Хантфлоу
Если нам отказывают кандидаты, мы анализируем, как можем доработать вакансию, чтобы это исправить. Или же используем данные по аналитике в переговорах как аргумент для руководителя.
Внутренний карьерный сайт
С помощью Хантфлоу мы создали свой карьерный сайт, где ежемесячно формируем список вакансий. Список мы рассылаем нашим сотрудникам — это позволяет им рассматривать вариант повышения или перехода между отделами. А нам удобно таким образом закрывать вакансии прямо внутри компании.
Доработка карточки вакансии
Если менеджер по персоналу уходит в отпуск, он оставляет комментарии к вакансиям с полезной информацией и пожеланиями для коллеги, который подхватит его работу.
А еще мы к карточкам с вакансиями добавляем нужные нам поля, которые учитываем при сборе аналитики.
Воронки под разные категории вакансий
Объединив массовый подбор и подбор специалистов в единую базу, мы начали создавать разные воронки. Эта функция удобна и менеджерам по персоналу, и руководителям при проведении аналитики.
Итог: как Хантфлоу экономит нам время в подборе
- Все менеджеры ЭкоНивы-АПК стали работать в единой базе, видя дубликаты резюме, комментарии к вакансиям и многое другое.
- Мы сократили время на коммуникацию с кандидатами благодаря шаблонам и быстрым переходам в мессенджеры.
- Теперь мы работаем с качественной аналитикой и оперативно корректируем процесс подбора.
- Используем открытый API для интеграций с ботами.
- Делаем подбор более прозрачным для руководителей.
- Высвобождаем время рекрутеров на дополнительные проекты:
-HR-аналитику,
-настройку таргетированной рекламы,
-подготовку постов с вакансиями в соцсетях,
-адаптацию персонала,
-проведение оценки компетенций руководителей.
И напоследок делюсь полезными ссылки на ботов, которые мы используем в работе:
- HR-мессенджер — его мы используем в подборе,
- Botmother — чат-бот по адаптации сотрудников,
- Tomoru — голосовой робот.
Журнал Хантфлоу читают более 80 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения.
#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment #agile