Особенности работы с электронными замками в отеле

Ключевые слова

Ключ-карта, электронный замок, как подобрать электронные замки в отеле, Что делать если в отеле с электронными замками закончились ключ-карты, Как перезагрузить электронные замки, как можно дополнительно использовать ключ-карты.

Меня зовут Бычкова Ольга, более 12 лет моя жизнь и профессиональная деятельность связаны с отелями, отдыхом, туризмом, процессами и продажами. Подписывайтесь на тг канал, здесь я делюсь информацией из сферы туризма, менеджмента и гостеприимства. Моя профессиональная деятельность позволила мне поработать в разных городах и регионах. На данном этапе своей жизни творю в операционной деятельности на берегу Байкала, а в этом канале простым языком объясняю процессы и делюсь инструментами, которые в своей деятельности может применить как линейный сотрудник, так и менеджер. Подпишись, здесь про менеджмент и продажи в отеле.

Итак, сегодня речь пойдет об электронных ключах, электронных замках, которые устанавливаются в отелях для обеспечения дополнительной безопасности. Во время трудовой деятельности в отелях сталкивалась с электронными ключами, кражами, о которых заявляли гости, с обучением персонала технике безопасности, со сложностями работы с механическими ключами, а также, с форс-мажорными ситуациями.

Недостатки электронных замков:
- Высокая стоимость электронных замков
- Необходимость в дополнительном обучении персонала по эксплуатации
- Важно следить за остатками ключей
- При выключении света по технике пожарной безопасности, замки также перестают работать. Этот момент и положительный и отрицательный, с точки зрения сохранности вещей.

Преимущества: Безопасность данных и вещей — всегда можно понять, когда и кем дверь была открыта. Нет необходимости держать множество запасных ключей и делать дубликаты при потере механического ключа или менять личинку.

На что важно обратить внимание при подборе замков:

- Как открывается дверь: слева или справа/ внутрь или наружу. Если двери по коридору открываются в сторону выхода (как и положено по технике безопасности), то покупать придется и с ручкой по правую и по левую сторону. — Какая программа стоят на компьютерах для кодировки: чаще всего через них и можно выяснить, где заказывать карты и замки.

Что важно знать и учесть при заказе карт и замков:

- Для заказа новых карт, если закончились в запасе, данные по компании, через которую можно оформить заявку, можно найти в программе, через которую идет кодировка карт для гостей;

- Карты всегда должны выписываться на срок пребывания гостя в конкретном номере — это позволит проконтролировать своевременный выезд гостя из номера;

Важно, чтобы время на замках соответствовало настоящему времени. Для программирования карт используются специальные аппараты или карты — ни в коем случае нельзя их терять. А в случае потери — обращаться в компанию, где заказывали замки и карты.

На картах можно нанести контактную информацию и время работы основных служб, а также qr-код на официальный сайт, тк гости часто увозят карты с собой, ключ-карта может стать хорошей визиткой.

Запас карт должен быть не менее, чем в 2,5 оборота по койко-местам (количеству проживающих гостей), поэтому следите за остатками, когда карты неожиданно закончатся — будет неприятно.

Если гость потерял карту и пришел на ресепшен, то по технике безопасности администрация обязана перепрограммировать карты, а старые деактивировать.

Если гость продлил номер, но не заплатил, администратор вправе заблокировать замок специальной картой и дождаться, когда гость подойдет за оплатой.

Все ключ карты сотрудников должны быть именные, чтобы можно было отследить факт захода в номер, если возникнет необходимость. Во избежание потери карты сотрудниками, их необходимо сдавать на охрану под подпись.

Перед началом работы отеля ознакомьтесь с правилами работы со специальными картами (на некоторых замках это могут быть карты программирования, карты разблокировки, карты блокировки, карта программирования времени) или работы программирующего устройства. Обязательно проверьте батарейки и наличие механических ключей от электронных замков.

К слову, по технике безопасности, если гость подходит к ресепшен и просит ключ, то всегда нужно спросить его ФИО, проверить номер комнаты по программе, а только после этого выписать новый ключ.

История из трудовой деятельности:

Однажды в одном отеле у нас просто закончились ключи, а в след за этим и замок сломался. Пока мы ждали замок и ключи от поставщика, выдавали гостям механические ключи от электронных замков. История совсем не удобная, к тому же перед гостями было стыдно, но, считаю, что «выкрутились» из ситуации, а также получили опыт.

История вторая из трудовой деятельности:

Гости заявили о пропаже денег из номера после уборки. Пожелали сами провести беседу с горничной, однако, я, как руководитель, настояла на том, чтобы гости вызывали полицию. Когда полиция приехала, начала общаться с персоналом, с гостями, проверять камеры и замок, то оказалось, что наши замки работают не по реальному времени, что является нарушением техники безопасности. В итоге все закончилось тем, что гости нашли у себя деньги, мы подписали протокол и попрощались с полицией, но замки все перепроверили и заново запрограммировали, при этом даже проверили батарейки в замках.

Итак, следите за безопасностью вашего отеля, гостей и персонала. Если эта статья была полезна, то жду❤ и подписывайтесь. Здесь полезное про отели.

Принимаю заявки по увеличению продаж в отелях, все подробности в лс.

⚫ Мой тг канал с интересными кейсами о работе в отелях, менеджменте и туризме https://t.me/bychkova_o

⚫ Пишите в тг, если у вас есть вопросы по построению системы продаж в отеле @bychkova_ol

⚫ Мой канал vc.ru https://vc.ru/u/2444632-oteler-olga-bychkova