Мой опыт будет полезен людям, которые часто говорят «Я ничего не успеваю» или «У меня на это нет времени». Это слова, которыми человек сам себе объясняет, почему он неэффективен. Как устранить неэффективность? Как делать вывод о том, что именно надо изменить в своих действиях? Рассказываю, как я ответил на эти вопросы и поднял продуктивность команды.
Когда я внедрил логирование времени, стал лучше понимать, кто чем занимается в компании, и перестал сливать бюджеты впустую. Начал экономить свои и клиентские деньги. Как следствие, вырос доход.
Если ищете быстрый ответ на вопрос, вот он: нужно измерить результаты и провести аналитику.
Без измерения результатов не может быть их улучшения. Невозможно улучшить показатель, значение которого не знаешь. Поэтому когда человек говорит, что что-то не успевает, в первую очередь нужно понять, почему это происходит. Без измерений понять это невозможно.
Простой пример. Один спортсмен пробегает круг на 10 секунд быстрее другого. Тренер смотрит на результат и понимает, у кого больше шансов финишировать первым. Если он зафиксирует время на протяжении круга, увидит, где спортсмен сбрасывает темп, а где нагоняет. Станет понятно, что именно сделать, чтобы пробежать круг быстрее.
С чего все началось
Логирование времени — один из способов измерить результат. В нашей команде оно имеет большое значение, так как показывает норму выработки человека. Да, это не единственный показатель оценки эффективности сотрудников. Мы обязательно смотрим, сколько и какие задачи сделаны. Но соотношение трудозатрат и результата, который получили за это время — важный показатель эффективности человека, как члена команды.
Когда только решили ввести логирование времени в бизнесе, я фиксировал вместе со всеми задачи. Теперь регулярно и точно записываю свои рабочие часы. Стартовой мотивацией было показать команде личный пример. Потом втянулся.
Сначала было тяжело логировать все задачи. Прошел год. Заниматься этим все еще тяжело, но результаты подстегивают.
Достижения по итогам года логирования
Как руководитель я стал увереннее принимать решения. Теперь принимаю их не субъективно, а отталкиваясь от аналитики. Она без эмоций показывает результат и кто чего стоит.
Когда начал с сотрудниками обсуждать их неэффективность, они соглашались с тем, что часто бездействуют — прокрастинируют. С кем-то пришлось попрощаться. Но чаще люди соглашались на справедливое снижение оклада или переход с оклада на сделку. Самый яркий пример — зарплата сотрудника снизилась в 10 раз, а на результате это не отразилось. Раньше он получал 50 000, а потом стал выполнять ту же работу за 5 000 рублей.
Еще мы научились точнее измерять и оценивать стоимость проекта. Становится все меньше случаев, когда оценили проект в одно количество часов, а на деле потратили намного больше. Растет эффективность и рентабельность бизнеса.
Полезные приложения для логирования времени
Для организации рабочего дня я использую несколько приложений:
- Jira — CRM, в которой мы ведем все рабочие проекты.
- Rescue Time — отслеживает время, проведенное в различных приложениях, и на основании этого помогает оценить эффективность работы.
- TimeBro — записывает все, что я делаю на компьютере. Логировать с его помощью одно удовольствие. Достаточно просмотреть лог событий, вспомнить, чем именно занимался, сколько потратил на это часов, минут и занести данные в Jira (можно фиксировать до секунд, но это уже паранойя).
- Focus — мобильное приложение, которое помогает поддерживать дисциплину по принципу Pomodoro.
PS Я рассказал своей дочери про принцип «Помидора» в работе:
- В течение 15-25 минут работаешь, не отвлекаясь ни на что.
- Делаешь перерыв 3-5 минут.
- После 3-4 таких циклов перерыв 15-30 минут.
Теперь ей это помогает фокусироваться и выполнять свои задачи быстрее. Остается лишь дисциплинированно использовать этот инструмент. Если дочери не напоминать, она не будет работать по Pomodoro. Это применимо ко всем взрослым. Если использовать рекомендации, они дают результат. Но часто мы ленимся.
Как логировать время
Мой любимый автор, Питер Друкер, посвятил логированию небольшую часть главы своей книги «Эффективный руководитель». Следуя его рекомендациям, любой руководитель обязан раз в полгода измерять свое время. В книге есть упражнение, которое позволяет высвободить четверть рабочего времени.
Эффективно работающий руководитель регистрирует затраты времени по меньшей мере в течение трех-четырех недель подряд два раза в год — то есть регулярно. После каждой такой проверки он пересматривает и составляет новый рабочий график. Через полгода, в ходе следующей проверки, он неизменно опять обнаруживает «отклонения» от графика — оказывается, он снова начал тратить время на неважные дела. С практикой умение распоряжаться временем улучшается, но только целенаправленные усилия позволяют свести непроизводительные затраты к минимуму.
Следовательно, следующий шаг, необходимый для повышения эффективности работы, — это систематизированное управление временем. Нужно выявить, на какие наиболее непродуктивные занятия тратится время, и по мере возможности избавиться от них.
Я стремлюсь быть эффективным руководителем. Все время, которое посвящаю работе, стараюсь логировать в Jira. Даже если поехал в посольство делать корпоративные документы (время в пути не записываю).
При этом не учитываю, сколько я просидел в корпоративном мессенджере (мы используем Slack). Причина простая: если слишком много общаюсь в Slack, значит, я болван, который не может правильно дать указания сотрудникам, и им приходится тратить время на дополнительные уточнения.
Но я записываю полчаса, если трачу их на то, чтобы взбодрить сотрудника, который закопался в делах, или устал, или фрустрирован хаосом внешнего мира.
Если неделя была очень сложная и дерганная, каждый день все записывать трудно — логирую время в конце недели. Если же все стабильно, и я двигаюсь по плану — ежедневно оцениваю проделанную работу. Стараюсь расписывать продолжительность выполнения каждой задачи. Это помогает в составлении ясного плана.
Анализ результатов
Ежедневно я измеряю эффективность через Rescue Time, как отношение залогированного времени к потраченному. Заглядываю туда и проверяю, чтобы эффективность росла.
При этом я много работаю. В феврале залогировал 300 рабочих часов. После этого эффективность стала резко падать, начались эмоциональное выгорание и проблемы в семье. Для меня снижение эффективности — это показатель того, что нужно отвлечься от дел и отдохнуть.
Глубокий анализ своего рабочего времени я провел единожды, когда хотел взять в работу большой проект. Он требовал много моего личного участия. Мы хотели оценить, есть ли ресурсы, чтобы взять этот проект без потери качества выполнения уже существующих.
Нет смысла часто проводить такую оценку эффективности. Она может понадобиться, если меняешь род деятельности. Основная цель — понять, на что именно и сколько уходит времени: на какие проекты и на какую операционную деятельность.
Вывод
Логирование времени — крутой инструмент повышения эффективности. С ним я начал увереннее принимать решения в бизнесе, стал меньше сливать бюджеты впустую и собрал вокруг себя команду, которая работает на результат.
Если кажется, что ты что-то не успеваешь:
Измерь куда на самом деле уходит время.
Посмотри на результаты.
- Сделай вывод, куда непродуктивно уходят часы и минуты.
Если в конце недели я залогировал 35+ часов, значит, я отлично потрудился. А если записал 20 часов — я слишком мало работал.
При этом трудозатраты важно анализировать совместно с Rescue Time. Если в конце дня эффективность 75-80%, я выложился и был сфокусирован. Если показатель ниже 70% — я много бездельничал. Вероятно, выгорел или плохо размял разум и нужно взять пару выходных для восстановления.
Такой анализ помогает держать себя в тонусе. Жизнь становится более понятной и контролируемой. Ведь благодаря логированию ты знаешь, на что ушел твой день, и знаешь, что он был продуктивным.
Логирование — это вопрос дисциплины. Человек, который не может регулярно логировать, скорее всего, не контролирует свое время, не имеет ясного плана на день или неделю, а порой ему просто нечего записать из-за прокрастинации. Человек не понимает, прошла неделя успешно или провально. Чаще всего тратит время впустую.
Если вы достаточно дисциплинированы и готовы внедрить все, что написано выше, уверен, результат обязательно будет. Если опыт был вам полезен, посмотрите остальные мои статьи. Часть материалов публикую здесь, часть на других площадках. Чтобы ничего не пропустить, подписывайтесь на страницу в Facebook. Публикую там все анонсы.
А еще я начал логировать свои калории. Ставьте +, если интересны подробности )
1) я готов логировать каждую минуту(хоть экран записывайте) при условии что это будет работать в обе стороны. Как в сторону "почему на этой неделе у тебя списано 32 часа а не 37", так и в "у тебя на этой неделе 8 часов переработок, вот тебе положенные по ТК переработки, иди в приказе распишись".
Почему-то большинство заказчиков радуются первой части, но обижаются на вторую.
2) на горизонте 3-6 месяцев это сильно давит(возникает необходимость обосновывать копание в смежной от задачи стороне, которая с веростностью меньше единицы может сократить затраты на неё в несколько раз) и страдает кругозор, снижается мотивация и эффективность. (зачем делать задачу за 2 часа, если на неё можно списать 8 и не торопиться, а спишешь 2 но потратишь 6 на что-то смежное придётся объяснять куда делись 6 часов, да ну на)
3) то что кто-то с точностью до часа знает сколько потратили на задачу помогает только с точностью до рубля считать минимальный ценник на специалиста в бодишопах, само по себе это не влияет ни на качество процессов(лаптем щи хлебать долго, но можно списать на это время) ни на качество результата, сам пришел к выводу что часто найм толковых может сократить затраты времени в десятки раз хоть и по отчётам это будет выглядеть кошмарно, но давать хороший результат на дистанции "нескольких спринтов". Уже выше написали что так вы сильно сужаете круг доступных вам кадров до "готовых отчитываться за каждую минуту"(и в этом сегменте очень много ИБД-шников, около 30% точно но у меня меленькая выборка — всего около 10 измерений).
Ты ни панимаишь: если ты проработал на 8 часов больше — это значит, что ты недостаточно эффективно работаешь, чтобы успевать делать задачи в основное время.
Переработки крайне редко бывают у нас — планирование нас спасает и люди работают в основном без цейтнота.