«Прежде чем звать стажеров, убедитесь, что в компании все готово к их появлению»: как организовать стажировки

Какие плюсы и минусы работы со стажерами, где искать и как нанимать начинающих специалистов — обо всем этом расскажет Ольга Зверева, руководитель группы развития стажерских программ Ozon.

Как правило, стажировка — это первая ступень развития в компании. Чаще всего на нее приходят студенты университетов: начиная со 2–3 курса они серьезно задумываются о будущей работе и ищут варианты для трудоустройства.

Но стажер — это не всегда студент. Иногда на стажировки попадают люди, которые хотят поменять профессию и готовы начать с чистого листа. Зачастую такие кандидаты менее привлекательны для нанимающих менеджеров, чем студенты и вчерашние выпускники вузов. Но у меня было много интересных примеров: так, одна кандидатка работала заместителем главного бухгалтера, а потом после самостоятельного обучения пришла к нам на позицию стажера-разработчика. Сейчас она успешно работает разработчиком.

У нас нет предубеждений: главный критерий прохождения отбора — соответствие требованиям вакансии, готовность постоянно развиваться. Другое дело, что некоторые кандидаты, пройдя переобучение, считают себя готовыми джунами и не рассматривают варианты со стажировками.

Стажер под руководством ментора решает реальные задачи бизнеса, погружается в новую профессию, адаптируется к корпоративной культуре и впоследствии может перейти на позицию младшего специалиста. В этом и есть цель наших стажировок: для студента — профессиональное развитие на боевых проектах и получение заветного предложения о работе на позиции специалиста, а для бизнеса — закрытие потребности в квалифицированных молодых сотрудниках.

У нас такой перевод происходит в среднем через 4 месяца после начала стажировки. Сама стажировка длится от 3 до 6 месяцев, при этом важно, чтобы начинающий специалист уделял работе от 20 до 40 часов в неделю. Мы предлагаем гибкий график, чтобы можно было параллельно учиться.

Они приходят без релевантного опыта работы, поэтому не понимают, как делать правильно и неправильно, что возможно, а что нет. У начинающих специалистов незашоренный взгляд: они способны посмотреть на процессы со стороны и найти оригинальные решения, которые не приходили в голову опытным сотрудникам.

Кандидат с рынка труда уже обладает неким опытом, восприятием мира, бизнеса и процессов. Хорошо, если его подход синхронизируется с вашим, но если нет, могут возникнуть проблемы.

Со стажерами проще: они сфокусированы на том, чтобы впитывать новые знания, так как приходят прямо из среды обучения и продолжают использовать этот же подход в работе.

Перед командой стоят задачи, часть из которых простые и, возможно, даже рутинные. Но их решают специалисты уровня мидл или сениор, потому что больше некому.

Эти базовые задачи можно поручить стажеру: он будет на них расти и одновременно приносить пользу компании. А опытные специалисты освободят время для решения более сложных вопросов.

У стажировок есть имиджевая составляющая: компании, которые активно вкладываются в начинающих сотрудников, более позитивно воспринимаются на рынке труда.

Программы стажировок позволяют вовлекать в воронку подбора наиболее перспективных специалистов на ранних стадиях их профессионального развития.

Одно дело, когда вы берете перспективного студента, обучаете под себя и получаете готового и лояльного сотрудника. Совсем другое дело, когда этот же талант оканчивает университет, работает в другой компании, обрастает навыками и опытом, а потом приходит на рынок труда, где вы его и находите. Вы тратите немало средств на привлечение, но это не гарантирует выход к вам в команду: множество других работодателей готовы перебить ваш оффер.

Стажировки — это мощное оружие в борьбе за таланты на высококонкурентном рынке труда.

В зависимости от направления от 65% до 85% наших стажеров остаются в компании. Они получают оффер и становятся младшими специалистами, далее двигаются по карьерной лестнице и достигают руководящих позиций. Многие тимлиды прошли именно этот путь и теперь сами набирают стажеров.

Наиболее эффективна именно системная работа с начинающими специалистами, которая требует вложений. Самые серьезные затраты на начальном этапе, когда нужно организовать стажировку, подготовить учебные программы, обучить наставников правильно взаимодействовать с подопечными.

При внедрении программы стажировки вы можете столкнуться с сопротивлением со стороны руководства и потенциальных наставников. Типичные возражения обычно такие:

Студенты активно общаются друг с другом и обсуждают то, что их волнует. Если начинающий специалист получит негативное впечатление от работы в компании, то студенческое сарафанное радио разнесет эту информацию по рынку.

Прежде чем звать стажеров, убедитесь, что в компании все готово к их появлению.

Представьте: стажер пришел в компанию и узнал, что его особо никто не ждал. Сначала он половину дня не мог попасть в офис, потому что на него забыли оформить пропуск. Потом долго искал своего ментора, который ушел в отпуск. Наконец, через пару дней работодатель придумал, чем занять новичка: поручил ему перекладывать бумажки из одних папок в другие. Когда одногруппники будут обсуждать стажировки, то начинающий специалист в красках расскажет о своих «приключениях» на работе.

Мы ориентируемся на выпускников и студентов топовых университетов — в основном учащихся третьего и четвертого курсов. Наиболее релевантные источники кандидатов для нас — это вузы, социальные сети, хедхантер и наш карьерный сайт.

Чтобы найти кандидов в вузах, мы используем все доступные инструменты, например:

посещаем ярмарки вакансий;
организуем собственные ивенты, где рассказываем о профессиях в e-commerce;
взаимодействуем с карьерными центрами и сообществами внутри вузов;
договариваемся, чтобы нам отправляли сборники резюме выпускников;
участвуем в студенческих форумах.

Мы рекламируем стажировки в соцсетях, а также размещаем вакансии на хедхантере и карьерном сайте.

Для работодателей, которые занимаются массовым наймом, набор источников может быть другим, например центры занятости, ссузы, колледжи. Здесь нет универсального решения — каждая компания выстраивает воронку подбора и выбирает каналы привлечения в зависимости от своих задач, специфики бизнеса и портрета кандидата.

Каждый, кто хочет пройти стажировку, может отправить нам резюме с сопроводительным письмом. Далее мы организуем видеоинтервью, созваниваемся с кандидатом по телефону или общаемся в мессенджере. На этом этапе нужно понять, обладает ли кандидат нужными навыками, насколько осознанно оставил отклик и понимает ли, где хочет развиваться. Иногда начинающие специалисты сами не знают, чего хотят, поэтому рассылают резюме по многим вакансиям и в большое количество компаний.

Тех, кто прошел первый этап отбора, приглашаем на интервью с нанимающим менеджером. Встреча может проходить в офисе или онлайн — в зависимости от того, где находится команда, в которую должен прийти стажер. Чтобы оценить кандидата, мы можем дать тестовое задание или кейс.

С людьми, которые прошли отбор, мы заключаем срочный трудовой договор. Начинающий специалист работает, решает реальные задачи и получает зарплату — стажировка оплачивается. Кроме зарплаты, Ozon предоставляет стажерам большой набор плюшек и бонусов — в нем нет ДМС, а в остальном он такой же, как и у других сотрудников. Все условия подробно расписываем в вакансиях:

За каждым стажером закрепляется ментор — специалист уровня мидл или сениор, проработавший в компании не менее полугода. Ментором должен быть человек, который хорошо разбирается в своей работе, может декомпозировать задачи и готов делиться опытом с коллегами.

Вот почему ментор мотивирован работать со стажерами:

он передает часть задач подопечному и освобождает свое время;
помогает команде стать сильнее, потому что выращивает для нее сотрудников;
получает управленческий опыт: учится распределять и ставить задачи, контролировать их выполнение, давать обратную связь.

Менторство — первый шаг к позиции тимлида.

Процесс обучения зависит от конкретной команды и ее руководителя — универсального алгоритма нет. Но у нас есть список рекомендаций для наставников:

Задачи ставить в письменном виде, особенно если их много.
Каждую неделю проводить one-to-one встречи со стажером, на которых давать обратную связь.
Контролировать ход выполнения задач, запрашивать фидбек у подопечного.
Максимально приближать стажера к рабочим процессам внутри компании и команды. Не нужно создавать стерильную среду обучения: по завершении стажировки он выйдет из нее, увидит реальные процессы и очень удивится.
Постепенно увеличивать сложность, чтобы на выходе из стажировки получался уверенный младший специалист.

За несколько недель до завершения стажировки мы запрашиваем обратную связь у каждого участника процесса — ментора, руководителя команды и стажера. Узнаем, как все прошло, были ли трудности, что понравилось и не понравилось. Спрашиваем у руководителя, хочет ли он видеть стажера в своей команде на постоянной основе. Выясняем, готов ли сам стажер остаться работать.

При условии, что все стороны настроены на продолжение сотрудничества, мы запускаем процесс перевода. Если же стажер не намерен работать в этой команде или направлении, то выясняем, с чем это связано, и предлагаем ему другие открытые вакансии.

Если мы не готовы оставить стажера, то прощаемся с ним и даем подробный фидбек: объясняем, чего не хватило и как сделать так, чтобы в будущем попасть к нам на работу или стать востребованным на рынке труда.

Прежде чем организовывать стажировку, ответьте себе на вопрос: «Зачем?» Определитесь, что вы хотите получить на выходе: от цели зависит способ реализации проекта.

Может быть, для вас это просто способ улучшить имидж на рынке, а на самом деле никто и не планирует переводить стажеров на постоянную работу. Если же стажировки действительно должны закрывать часть потребностей найма и снабжать компанию перспективными специалистами, то нужен другой подход — более вдумчивый и стратегический.

Вот еще вопросы, на которые нужно ответить: «Какой у нас бюджет на запуск программы стажировки? Хватает ли денег и времени? Кто конкретно будет этим заниматься? Готовы ли мы выделять ресурс наставников?»

Бывает, что компания продумала все — кроме того, где брать ресурсы на реализацию проекта. В результате вся работа падает на одного несчастного HR-менеджера, который уже и сам жалеет, что ввязался в эту историю.

Некоторые нанимающие менеджеры ищут «единорога» — стажера, который уже все умеет и готов круглосуточно трудиться, не требуя высокой зарплаты. Еще бывает, что на стажировку пытаются принять опытных специалистов под предлогом погружения в команду и своеобразного испытательного срока для экономии бюджета.

Стажеров нельзя подбирать по тем же принципам, которые используются для оценки готовых специалистов. Вопросы, структура интервью, чек-листы, тестовое задание — все это необходимо адаптировать с учетом специфики. А специфика такова: перед вами человек без практического опыта работы. Вполне возможно, что кандидат даже никогда в жизни не проходил интервью и не составлял резюме, но это не значит, что он подходит для ваших задач.

Сложно подбирать стажеров, если раньше с ними не работал: непонятно, как их оценивать, какие вопросы задавать. Многие рекрутеры говорят: «О чем с ними можно разговаривать, у них же нет никакого опыта?»

Стажеры более лояльные, гибкие и обучаемые. Они привносят свежий взгляд на привычные процессы и освобождают опытных сотрудников от рутинных задач.
Стажировки работают на усиление бренда работодателя, а также позволяют перехватывать талантливых студентов и выпускников до того, как они прокачаются, подорожают и выйдут на рынок труда.
Внедрение программы стажировки требует финансовых и временных затрат, но дает колоссальную отдачу в виде экономии затрат на подбор и сокращения времени простоя во время поиска сотрудников.
Студенты активно общаются с друг другом и обсуждают работодателей. Если с компанией что-то не так, то информация об этом может вырваться наружу благодаря сарафанному радио.
Источники привлечения стажеров зависят от того, кто именно вам нужен. Каждый работодатель выстраивает воронку подбора и выбирает каналы, исходя из своих бизнес-задач и портрета кандидата. У нас в Ozon есть 2 основных источника — соцсети и вузы.
За каждым стажером должен закрепляться ментор — опытный специалист, который готов делиться своими знаниями, умеет декомпозировать и делегировать задачи.
Ментор мотивирован работать с новичками: он отдает им часть своих задач, получает управленческий опыт и выращивает будущих коллег.
Если вы не готовы оставить стажера в команде, то подробно объясните причины своего решения. Человек должен знать, почему сейчас «нет» и как получить «да» в будущем. Если можете, то предложите вакансии в других командах.
Прежде чем набирать стажеров, ответьте себе на 5 вопросов: