Как рекрутеру сформировать имидж внутри компании

Тезисы первого блока главного форума про рекрутинг НАЁМ

16 ноября более тысячи рекрутеров и HR-специалистов стали частью главного форума про рекрутинг НАЁМ.

С главной сцены форума прозвучали 11 докладов экспертов из Вкусно — и точка, Cloud.ru, PERI, Островок.ру, Хантфлоу и других крупных компаний. Спикеры говорили о том, как рекрутеру сформировать имидж внутри компании и что поможет ускорить закрытие вакансий.

Публикуем тезисы первого тематического блока.

Презентация выступления Михаила Танского →

Спикеры форума выступают в двух блоках.

Имидж рекрутера внутри компании. Последнее слово о кандидате всегда за нанимающим менеджером. Но вся ответственность за то, чтобы это решение было взвешенным и информированным, лежит на рекрутере. Поэтому рекрутеру важно находить достаточное количество кандидатов, направлять ход собеседования, подсвечивать риски оффера. Чтобы справляться с этими задачами, рекрутеру нужно чувствовать себя на равных с бизнесом.

Ускорение закрытия вакансий. Раскроем тему через поиск и решение скрытых проблем воронки подбора.

Чтобы рекрутеры достигали больших результатов, в Хантфлоу созданы и синхронизированы 4 ингредиента:

1. Большие возможности настройки. В Хантфлоу вы можете настроить под себя почти все: например, заявку на подбор, поля вакансии, этапы подбора. Можно выбрать даже тему оформления.
2. Все для автоматизации рутины. Мы проектируем интерфейс так, чтобы любое действие рекрутер мог сделать за секунду: сохранить резюме, опубликовать вакансию, с помощью шаблона ответить на письмо. Мы создали десятки инструментов автоматизации, чтобы освободить время рекрутеров для более важных задач.
3. Все для работы в одной команде с заказчиками. В Хантфлоу можно выстроить каждый шаг взаимодействия с нанимающим менеджером, чтобы очертить границы ответственности заказчиков и рекрутеров. В системе доступна вся статистика по вакансиям нанимающего менеджера, которая прозрачно отражает работу рекрутера и ее результаты.
4. Встроенные отчеты для оперативной аналитики. В Хантфлоу 18 готовых отчетов для оперативной аналитики воронки подбора. А в визуализации Центра аналитики отражены 4 главных показателя подбора:движение по воронке, источники, отказы после каждого этапа,причины отказов.

Показатели представлены в одной плоскости, благодаря чему можно сопоставить их, увидеть закономерности и потенциальные проблемы.

Хантфлоу — это готовый продукт, которым можно начать пользоваться прямо сейчас без индивидуальной доработки и общения с программистами.

Хантфлоу Премьер — это готовое решение для автоматизации рекрутмента в крупных компаниях

В Хантфлоу есть отдельное подразделение, которое работает с крупными корпоративными клиентами. Оно обеспечивает быструю интеграцию системы в IT-инфраструктуру клиента, приоритетное обслуживание больших команд, сопровождение юридических и закупочных процедур.

В 2023 году мы передали часть прибыли в благотворительные организации, которые помогают взрослым людям с особенностями развития получить профессию, социализироваться и чувствовать себя нужными благодаря работе. Это некоммерческие организации:

• творческое объединение «Круг»,
• инклюзивное предприятие «‎Артель Блаженных»‎,
• инклюзивные мастерские «Простые вещи‎».‎

Презентация выступления Михаила Кондратенко →

Заказчики не ждут от рекрутеров:

• Хороших кандидатов, потому что никто не знает, какие они.
• Закрытых вакансий. Это отчасти преувеличение, но важно договориться, что каждая сторона понимает под закрытыми вакансиями.
• Выполнения роли рекрутера. Заказчики хотят работать с партнерами.

Чтобы команда была эффективной, нужно собрать ее и научить работать.

Чтобы находить подходящих сотрудников, рекрутеру стоит соблюдать 4 правила:

• Не рассказывайте нанимающему менеджеру о проблемах голословно, опирайтесь на данные воронки подбора. Так заказчик сможет увидеть локальную проблему и помочь рекрутеру с ней справиться.
• Обращайте внимание на сотрудников, которые уже работают в отделе. Обычно они сочетают уникальный набор профессиональных компетенций, личностных качеств, привычек и подходов к работе. Понимание этих черт помогает улучшить форму заявки на вакансию, чтобы находить подходящих кандидатов.
• Оценивайте риски и прогнозируйте, пройдут ли нанятые сотрудники испытательный срок. Если знаете, что обычно половина специалистов после испытательного срока покидает компанию, наймите с запасом.
• Отслеживайте ситуацию в отделе. У заказчика много дел, поэтому он может забыть, что кто-то планирует уйти в декрет или уволиться. Если рекрутер упустит момент и вовремя не найдет замену сотрудникам, нанимающий менеджер останется с нефункционирующим подразделением.

Рекрутер должен помогать новичкам адаптироваться в новой системе. Так он лучше поймет культуру подразделения и разберется, как на нее можно влиять.

Чтобы создать эффективную программу адаптации, учитывайте 3 совета:

• Подумайте, выполнение каких неписаных правил помогает эффективным сотрудникам быть такими. Часто программа адаптации основана на теории, как должно быть, а потом люди адаптируют гипотезы с учетом реалий.
• Помните, что адаптация — это не изучение документов, а впитывание новичком корпоративной культуры. Часто люди не проходят испытательный срок, потому что не смогли адаптироваться в новой системе. Поэтому рекрутерам важно думать, какими образом привить культуру новичкам.
• Внедрите институт менторства. Неписаные правила передавать новичкам может только человек, поэтому важно создать системный процесс менторства.

Презентация выступления Артемия Барбакова →

Нанимающих менеджеров можно разделить на 4 типа:

• Человек-запара.
• Бодрый день.
• Поспешай не торопясь.
• Повелитель зверей.

Далее расскажу о плюсах и минусах каждого типа, а также о том, как находить к ним подход.

Как найти подход к такому заказчику:

1. Не тратьте его время впустую.
2. Будьте уверены в отправляемых кандидатах, уделяйте больше внимания первичному общению.
3. Избавьте заказчика от процессовых проблем.
4. Всегда имейте аргументы в запасе.
5. Будьте кратки.

Как найти подход к такому заказчику:

1. Обсуждайте правила и метрики на берегу, фиксируйте договоренности письменно.
2. Соблюдайте все, о чем договорились.
3. Не молчите о сложностях.
4. Умейте останавливать энтузиазм заказчика.
5. Просите и давайте обратную связь.

Как найти подход к такому заказчику:

1. Не давите по поводу скорости принятия решений.
2. Учитывайте, что наличие выбора для такого нанимающего менеджера действительно очень важно.
3. Не стесняйтесь давать комментарии о кандидатах.
4. Составляйте шорт-лист финалистов с основными характеристиками, чтобы сэкономить время.

Как найти подход к такому заказчику:

• Все странные и нереалистичные требования обсуждайте на берегу и подтверждайте письменно.
• Учитывайте, что работают только аргументы, основанные на исследовании рынка.
• Всегда держите аналитику воронки подбора под рукой на случай обвинений в ничегонеделании.

Путь всего один — через результат. Поэтому важно:

• показывать закрываемость позиций с разных сторон;
• не говорить о проблемах без вариантов решения;
• стараться вникнуть в предметную область;
• показывать свою вовлеченность и заинтересованность результатом;
• просить и давать обратную связь, основанную на цифрах;
• проверять весомость аргументов, если хотите поспорить;
• проявлять проактивность в коммуникации.

Шантаж — последний способ договориться с нанимающим менеджером. Он подходит для компаний с большими объемами найма.

Правила шантажа:

• Убедитесь, что вы использовали все другие возможности, чтобы договориться.
• Найдите то, на что вы можете повлиять и от чего нанимающий менеджер окажется в минусе.
• Четко понимайте, чего вы хотите добиться.
• Проявляйте гибкость в мелочах.
• Шантаж не должен нести в себе угрозу.
• Ставьте правильную цель шантажа.

Результаты найма перечислены в таблице ниже. Как можно заметить, за большинство пунктов отвечают рекрутеры и заказчики совместно. Но преобладающая заинтересованность в закрытии вакансии всегда на стороне нанимающего менеджера.

Презентация выступления Маргариты Кулеевой →

О планировании бюджета существует 2 мифа.

Избежать ошибок при составлении HR-бюджета поможет «правило трех С»:

• Спрашивай. Уточните у бизнеса:какая цель у компании на следующий год; какие проекты запланированы;какие гипотезы важно проверить.

Далее идите к руководителям подразделений. Спросите у них, какие ресурсы HR-департамента им потребуются, чтобы реализовать намеченные планы.

• Слушай. Учтите в бюджете ресурсы на все проекты, мысли, предложения и идеи, которые высказал бизнес.

Создавай. Формируйте бюджет, учитывая разные сценарные условия. Например, подумайте, что будет, если не реализуется запланированный проект или потребуется срочно урезать расходы.

Шаблон таблицы для руководителей для формирования бюджета на сотрудников →

Необязательно использовать только одну модель. Можно применять разные для разных статей расходов.

• Проанализируйте стратегию и цели компании на следующий год.
• Выберите модель планирования бюджета.
• Спланируйте численность сотрудников.
• Проанализируйте исполнение бюджета прошлых лет.
• Определите статьи расходов HR-бюджета.
• Уточните ответственных по каждой статье.
• Подготовьте формы для расчета.

• Проанализируйте получившийся HR-бюджет и оцените его. Подумайте, адекватны ли расходы текущим реалиям и все ли проекты вы учли.
• Рассчитайте экономические показатели:затраты на одного сотрудника; ROI по проектам; долю затрат на персонал в выручке; плановую среднесписочную численность сотрудников.
• Подготовьте факторный анализ изменения численности и затрат.
• Подготовьте анализ исполнения бюджета текущего года.
• Действуйте на опережение. Подумайте, какие статьи расходов при необходимости можно сократить.

• Анализируйте каждый месяц исполнение бюджета, подробно описывайте причины отклонения.
• Будьте готовы к корректировкам.
• Сверяйтесь с руководством по изменениям в стратегии компании.
• Держите руку на пульсе.

Презентация выступления Серафимы Шумеевой →

В рекрутменте существует 3 типа расходов:

• ФОТ — затраты на оклады и премии рекрутеров.
• ОРЕХ — операционные расходы на ATS, джоб-борды, агентства и прочее.
• САРЕХ — масштабные и долгосрочные расходы, например на аренду помещений и оборудования.

• Узнайте, сколько вакансий в среднем закрывает один рекрутер в месяц.
• Рассчитайте, сколько нужно рекрутеров. Для этого воспользуйтесь формулой:(сколько запланировано вакансий + средняя текучесть) / производительность рекрутера.
• Учтите исторические данные роста, время на наем и онбординг.
• Проанализируйте рынок зарплат и заложите рекрутеров в ФОТ, не забывая про тип оформления, валюту, налоги.

Например, за месяц 7 рекрутеров закрыли 27 IT-вакансий.

Производительность одного рекрутера за месяц: 27/7 = 3,8.

• Соберите план найма на определенный период.
• Оцените предыдущий план найма. Как вы с ним справились, а если не справились — какие были причины, сколько вакансий из плана было открыто, сколько не открылось, сколько было вакансий вне плана.
• Проверьте, учтены ли в плане замены сотрудников. Если нет, заложите среднюю текучесть по компании или по департаментам.

Например, в плане было 100 вакансий, 30% не открылось вовсе, но еще 10%

было открыто сверх плана. Итого в среднем в работу попадает 80% плана.

Допустим, в плане найма на квартал 70 IT-вакансий, откроется из них около 80%

(56 вакансий), но еще 10% от общего числа придут вне плана: 56 + 7 = 63 вакансии.

Текучесть по департаментам неизвестна, поэтому возьмем среднюю по компании —

6% от 70 вакансий = 4.

Добавим текучесть к текущему плану найма: 63 + 4 = 67 вакансий.

67 вакансий в плане / 3 (средняя производительность рекрутера в месяц) /

3 месяца в квартале = 7,4 рекрутера нужно, чтобы закрыть план.

Урезая расходы, важно отталкиваться от обстоятельств. Если необходимо сильно сократить затраты на рекрутмент, я бы убрала расходы на непопулярные джоб-борды и агентства, но оставила результативные сайты для публикации вакансий и ATS.

Также можно использовать метод умной оптимизации. Подумайте, есть ли расходы, на которые вы всегда закладываете бюджет, но они уже потеряли актуальность. Например, раньше всех новичков из других городов мы привозили в офис в Москве, чтобы человек познакомился с командой. Из-за мировых событий это стало неактуально, поэтому сейчас я уберу эту статью расходов или сильно урежу ее.

Чтобы бюджет получился полным и достоверным, важно учесть все траты. Составьте путь кандидат и сотрудника и подумайте, какие расходы могут быть на каждом этапе. Такой прием помогает вспомнить неочевидные расходы.

• Проверьте, не включаете ли вы в свой бюджет расходы, которые также учло другое подразделение.
• Составляйте отдельный бюджет HR-функций:продвижение,карьерный сайт, ивенты, welcome pack, затраты на партнеров.
• Делите расходы по разным подразделениям подбора. Это поможет понять, сколько стоит наем в разных командах рекрутмента.

• Начиная защиту, покажите бизнесу планы и объемы найма. Укажите, как это отличается от значений текущего года.
• Согласуйте ФОТ рекрутеров и инструменты, которые вы хотите использовать в работе.
• Расскажите о расходах с нескольких сторон: инструменты, необходимые для найма, формирующие HR-бренд, командообразующие.
• Всегда имейте план Б. Лучше вы сами скажете, какие из статей расходов можно убрать, чем финансовый департамент примет это решение.

Презентация выступления Екатерины Арской →

Чтобы внедрить CRM для рекрутмента на своей прошлой работе в «Мосэнерго», мне потребовалось много сил. Топ-менеджеры не понимали ценность системы, а рекрутеры в филиалах сопротивлялись, так как привыкли работать в папках и экселе.

Зато после внедрения CRM для рекрутмента получилось создавать такие наглядные отчеты для топ-менеджмента.

Также благодаря аналитике смогли получить бюджет на создание брендированной страницы на Хедхантере, улучшение реферальной программы и размещение наружной рекламы около ТЭЦ. Для этого мы проанализировали источники привлечения кандидатов и выявили самые эффективные.

Когда мы искали сейлзов в PERI, столкнулись с разными сложностями. Был специфичный портрет кандидата, а бизнес не устраивало, что подбор идет так долго.

На цифрах из Хантфлоу мы показали заказчикам, какие этапы самые длительные и с чем это может быть связано. Также предложили варианты, как исправить ситуацию. В результате общий срок подбора снизился с 92 до 36 дней.

Похожая ситуация возникла, когда другую позицию сейлза закрывали более полугода. Наверное, заказчик думал, что рекрутер плохо работает, но на самом деле он все делал хорошо, и важно это показать нанимающему менеджеру. С помощью выгрузки из Хантфлоу можно продемонстрировать:

• затраты времени и денег на подбор,
• воронку подбора,
• конверсию этапов подбора,
• кандидатов.

Когда в PERI не было Хантфлоу, нанимающие менеджеры изредка комментировали работу рекрутеров по личному отношению или настроению. Теперь после закрытия вакансии заказчик получает анкету, где оценивает работу рекрутера по конкретной закрытой позиции. Благодаря этому рекрутеры регулярно и быстро получают фидбэк. Общая средняя оценка их работы — 9,6 из 10 баллов.

Цена ошибки подбора — от 30% годовой зарплаты нанятого сотрудника и до бесконечности.

В эту цифру входят:

• затраты на поиск;
• затраты на обучение;
• потраченное время рекрутера;
• потраченное время руководителя;
• упущенная выгода;
• потеря клиентов, репутации, сотрудников.

Журнал Хантфлоу читают более 70 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment #образование #наем