Как мы сэкономили 7 миллионов рублей компании со складом

Спасибо одной настройке в «1С», которая наводит порядок в закупках

«Я всё делал неправильно», — так говорят директора компаний, когда мы настраиваем один типовой механизм в «1С» в отделе закупок. Он называется «правилом обеспечения склада». Если всё сделать как надо, настройка поможет увеличить выручку на 15–20%, сэкономить миллионы рублей в год на персонале и даже начать побочный бизнес.

По нашим данным, 70% компаний не знают, что в «1С» есть такая штука. Или знают, но не собираются разбираться в инструкциях, думая, что овчинка не стоит выделки. Их можно понять, инструкции «1С» — не самый увлекательный и легкий жанр.

Эта небольшая статья с мини-кейсами поможет руководителям понять, стоит ли копаться в «1С» и можно ли заработать больше на своих складах. Я разбиралась в настройках программы вместе с Екатериной Андрющенко из «Первого Бита», которая имеет большой опыт управленческого учета.

Закупают на глазок. В небольших фирмах закупщик звонит или приходит на склад и вместе с начальником склада определяет, что делать:

— Кажется, пора докупить тридцать коробок «Барбариса».

— По-моему, ещё терпит.

— Ну давай хотя бы двадцать.

— Ладно, давай.

Если так происходит, скорее всего, склад перезатарен.

Смотрят в Excel. Это следующий уровень принятия решения о закупке. Закупщик в таблице ориентируется на свободные остатки, наличие на складе, текущий резерв, скорость потребления товара в день и скорость доставки. Еще есть статистика, которая учитывает, на сколько дней хватает товара.

Допустим, у компании два поставщика конфет. Первый доставляет один день, но дороже. Второй — пять дней, но дешевле. Посмотрев на статистику и другие цифры, закупщик решает, у кого сегодня заказывать «Барбарис»

Когда номенклатура небольшая, склад один, а поставщика два — всё прекрасно видно на листе Excel. Легко обойтись без «1С» и подобных программ.

Смотрят в «1С». Большинство средних и крупных компаний в России управляет закупками в типовой «1С:Управление торговлей» (версия 11). Программа всё считает и анализирует сама, без участия закупщика. Человек только принимает решение на основе полученной аналитики. По крайней мере, такая задумка была у разработчиков.

1. Учитывает статистику продаж, включая сезонность. В ноябре и июле программа предложит заказать разный объем мороженого.

2. Рассчитывает маржинальность. Минимизирует процент низкомаржинального товара, предлагает заказать то, на чем можно больше заработать.

3. Моментально реагирует на заданные минимальные складские запасы. Даже если продажа состоялась минуту назад, 1С предложит сделать заказ или внутренние перемещения между складами, магазинами и полками в этих магазинах.

4. Предложит заказать заранее, зная сроки доставки у каждого поставщика и срок годности товара.

Правила обеспечения можно прописать по минимальному и максимальному запасу, по норме, срокам доставки, статистике продаж и так далее. Одной компании достаточно настроить одно правило, другой — сразу три-четыре.

Вот как это выглядит:

В свою очередь, правила заказа можно выбрать по разным номенклатурам:

Сэкономили 7 млн рублей в год. В петербургской сети магазинов запчастей для автомобилей Ford было 10 закупщиков. Их главная задача — находить оригинальные запчасти или их аналоги подешевле и следить, чтобы товар всегда был на складе. Средняя зарплата одного сотрудника — 65 000 рублей в месяц.

Когда стали использовать настройку, в отделе по закупкам остался только один сотрудник, остальных держать не имело смысла. Кто-то перевелся на вакантные места, кто-то уволился. Минимально сэкономлено: 65 000 руб.* 12 мес. * 9 чел. = 7 020 000 руб. в год.

Увеличили выручку на 17%. Большой книжный магазин имеет оптовый склад. Книги хранились по алфавиту, их маржинальность никак не анализировали.

Мы настроили в 1С правило среднедневной маржинальности по каждой номенклатуре и сопоставили её с габаритами на складе. Оказалось, что склад занят толстыми книгами с низкой маржой, при этом оборачиваемость этих книг низкая (ну не читают люди больше 400 страниц). Благодаря полученной аналитике поменяли процессы закупки и сбыта. И при тех же расходах на склад и персонал увеличили выручку на 17%.

Сэкономили 50% времени сотрудника. У компании из Ленинградской области четыре магазина мягкой мебели и один большой основной склад. В каждой торговой точке тоже есть склад с остатками плюс торговый зал, где должно быть минимум по одной единице каждого товара (фактически это тоже склад). Раньше менеджер тратил четыре часа на формирование отчетов, выгрузку, аналитику остатков всех складов.

После настройки «1С:Управление торговлей 11» за считанные минуты формируется заказ на перемещение остатков со склада на склад. Вместо скучного сбора цифр менеджер занимается оптимизацией ассортимента. Кроме этого, мы исключили возможность ошибки при ручном сборе большого количества данных.

Стали арендодателями. Продавец косметики знал, что затаривает склад — было жалко пустого места, ведь за него уже заплачено. Потом появилась идея разумно подойти к остаткам и сдать часть склада в аренду. Осталось понять — какую именно часть, чтобы в случае чего самому хватило места, и чтобы ничего не пустовало.

Аналитика 1С показала, что можно смело сдавать половину. Теперь клиент зарабатывает еще и на ответственном хранении.

Такие результаты можно получить из обычной «1С», не переписывая её. Надеюсь, что вы полюбите «1С», как я: в ней много полезных инструментов, которые монетизируются ).