Привет! Меня зовут Степан Родионов, я основатель сервиса управленческого учета Adesk. Сразу скажу: да, на тему эффективного управления дебиторкой не писал только ленивый. Но проблема никуда не исчезает — люди уходят в минус, платят сотрудникам из своего кармана и закрываются, хотя теоретически у них есть миллионы.
Поэтому я вывел шесть конкретных шагов, которые реально помогают управлять дебиторской задолженностью и не допускать просрочек.
Шаг 1. Проверяем репутацию партнеров по плану минимум и плану максимум
При небольших сделках действуйте по плану минимум:
- Запросите у контрагента копии устава, свидетельства о госрегистрации и о постановке на учет в налоговой, копию паспорта руководителя.
- Поройтесь в интернете: найдите отзывы о компании, почитайте комментарии в ее сообществах в соцсетях.
- Убедитесь, что компания действительно находится по указанному в документах адресу.
Если ведете переговоры с компанией, у которой должны быть цехи или склады, проверьте и их адреса тоже. Например, вы поставляете мебельные фасады в компанию, которая занимается изготовлением кухонь. Кроме офиса, у нее должно быть и производственное помещение. Оно есть? Где именно?
А вот что нужно сделать дополнительно перед крупной сделкой:
- Если контрагент тоже расценивает сделку как крупную, ее должен подтвердить директор: «Одобряю. Уверены, что заплатим».
- Попросите контрагента показать финансовую отчетность: отчет о прибылях и убытках, баланс. Если предоставляете отсрочку более чем на 60 дней — расшифровку дебиторской и кредиторской задолженностей. Это поможет убедиться, что к моменту выставления счета у партнера будут деньги на его оплату.
- Лично пообщайтесь с представителем партнера. Причем желательно не с менеджером, который ни за что не отвечает, а с ЛПР. По возможности посетите офис и производство.
- Узнайте, кто раньше поставлял контрагенту аналогичную продукцию. Свяжитесь с его предыдущими партнерами и поговорите с ними.
Комплексную проверку даже при долгосрочных устоявшихся отношениях нужно проводить каждый год. А текущее положение дел проверяйте перед каждой сделкой — это займет буквально минуту.
Сделать это можно с помощью официальных источников: сайта ФНС, реестра недобросовестных поставщиков, картотеки арбитражных дел, банка данных исполнительных производств. Но так слишком долго и муторно.
Лично мне нравятся специальные проверочные сервисы, которые подтягивают информацию о контрагенте автоматически. Там вы вводите ИНН, ОГРН, название компании, ФИО руководителя, юридический адрес (необязательно все сразу). И видите, есть ли у фирмы задолженность по налогам, возбуждены ли в отношении нее арбитражные дела, дела о банкротстве или исполнительные производства.
Основные данные сервисы выдают бесплатно, за расширенную информацию придется платить:
- FEK.RU — 990 рублей за неделю и 500 проверок
- «СБИС» — 6 000 рублей в год
- Rusprofile.ru — 3 890 рублей в год
- «Контур.Фокус» — от 61 500 рублей в год
- «Главбух Контрагенты» — 18 320 рублей за год
Тут главное не впадать в паранойю. Необязательно сразу отказываться от сотрудничества, если контрагент — ответчик в судебном деле или против него возбуждено исполнительное производство. Бывает, что один из водителей компании нарушил ПДД, штраф забыли оплатить и через 70 дней дело ушло в ФССП. Стоит это того, чтобы отказаться от выгодной сделки? Я думаю, нет. А вот если сумма исков к контрагенту и долг по базе исполнительных производств превышают его прибыль, то с ним лучше не работать.
Чтобы менеджеры не забывали проверять партнеров перед каждой сделкой, попросите их заполнять отдельное поле в программе управленческого учета. Как минимум пусть напишут в комментариях: «Проверено. Дата» и прикрепят скрин проверки.
Шаг 2. Оформляем заказы только после проверки задолженности
Бывает, что вы уже долго работаете с компанией и она исправно платит. В какой-то момент у вашего партнера меняются приоритеты: в первую очередь он начинает платить поставщику с более высокооборачиваемым и маржинальным товаром, а на вас забивает. Понятно, вы не хотите упускать постоянного клиента и продолжаете поставки, а долг постепенно накапливается до критического размера.
Тут поможет кредитная политика. Пропишите в ней максимальный объем дебиторки для каждого клиента в зависимости от его финансовой отчетности и платежной дисциплины.
Компания «Альфа» всегда платит вовремя. В ходе ежегодной проверки она предоставила финансовую отчетность, по которой видно, что ее прибыль за прошлый год выросла. Вы предоставляете ей отсрочку платежа 60 дней и до 1 000 000 рублей.
У компании «Бета» прибыль осталась на том же уровне. В последние три месяца она оплачивает счета только после настойчивых звонков вашего менеджера. Вы сокращаете ей отсрочку платежа: до 30 дней и до 300 000 рублей.
Отслеживайте размер задолженности клиентов в программе управленческого учета. При превышении кредитного лимита откажите должнику в отгрузке товара или предоставлении услуги.
Шаг 3. Контролируем размер дебиторки в целом по компании
В идеале дебиторка примерно равна кредиторке. Вы должны столько же денег, сколько должны вам. Один контрагент работает на ваших деньгах, вы работаете на деньгах второго и не уходите в минус. Если дебиторская задолженность больше кредиторской, вам придется задействовать свои деньги, а это повышает риск кассовых разрывов.
Оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженностей тоже должна быть одинаковой. Иначе получится так, что вы предоставляете отсрочку на 60 дней, а своим поставщикам переводите деньги через 30 дней после получения товара и целый месяц сидите без денег.
Чтобы не остаться на мели, есть два варианта. Первый — договоритесь с поставщиком на увеличение отсрочки. Второй — отгружайте продукцию клиентам с условием, что они заплатят не позже чем через месяц.
Шаг 4. Мониторим платежи
Вы должны четко знать, кто, когда и в каком объеме должен заплатить. При небольшом количестве клиентов учет можно вести в Excel. Если клиентов много, используйте программу управленческого учета, в которой можно выставить контрагентам счета и настроить интеграцию банка. Тогда все задолженности и поступления будут автоматически отображаться на странице нужного контрагента.
Вам не придется поднимать договоры и рыться в бухгалтерских документах: дата платежа по договору и по факту — в одном месте. Эта информация пригодится вам при назначении кредитных лимитов.
Шаг 5. Осваиваем искусство требовать оплату
Клиент заплатит быстрее, если вы будете постоянно напоминать о долге. Проще перечислить деньги, чем регулярно выслушивать претензии, угрозы штрафными санкциями, судом и продажей долга коллекторам. Говорите с клиентом на его языке, (только лучше не матом).
Составьте собственный регламент по борьбе с дебиторской задолженностью. Так сотруднику, который несет ответственность за взыскание дебиторки, будет проще работать.
Например:
Шаг 6. Включаем возврат дебиторки в KPI менеджера
Если менеджер получает бонусы только за заключенные сделки и определенный объем продаж, он стремится подписать как можно больше договоров. Когда по ним будут расплачиваться и будут ли вообще, ему без разницы. Поэтому рекомендую привязывать зарплату менеджера по продажам только к оплаченным сделкам.
У пробивных и требовательных менеджеров контрагенты охотнее погашают задолженность. А есть сотрудники-мямли, которые не очень любят давить на должников, чувствуют себя неловко, боятся потерять постоянных клиентов. Такие менеджеры легко идут на уступки, соглашаясь подождать денег еще немного и еще немного, и еще, до тех пор, пока просрочку не признают безнадежной и не спишут.
Представьте: менеджер не проверил клиента, не отследил исполнительное производство и отгрузил продукцию. У клиента заморозили счета, и он просто не может заплатить.
Если бонусная часть зарплаты менеджера снизится вдвое из-за того, что контрагент просрочил платеж, в следующий раз он будет отстаивать интересы компании как свои. Не забудет проверить контрагента перед сделкой, проанализирует его финансовое поведение и сверится с кредитными лимитами. А по мере приближения срока оплаты не постесняется позвонить с напоминанием.
Некоторые клиенты начинают шантажировать менеджера по продажам уходом к другому поставщику. Пусть менеджер сошлется на регламент компании: мол, с такой задолженностью я просто не могу отгрузить новую партию.
Подведем итоги
Чтобы вам всегда было чем платить своим сотрудникам и кредиторам, действуйте по плану:
- Проверяйте финансовое состояние и законопослушность контрагентов-дебиторов с помощью специальных сервисов: FEK.RU, Rusprofile.ru, «Контур.Фокус» и других.
- Перед оформлением заказа проверяйте текущую задолженность клиента. Она не должна превышать установленного для него кредитного лимита.
- Соблюдайте баланс дебиторской и кредиторской задолженности в целом по компании. Идеальное соотношение 1: 1.
- Ведите учет платежей в Excel или в программе управленческого учета типа Adesk.
- Привяжите бонус менеджера по продажам не к объемам реализации, а к уже оплаченным сделкам.
Как у вас сейчас с дебиторкой? Бывают случаи, когда алгоритм вроде бы и понятен, но на практике ничего не выходит? Пишите в комментарии — разберем вашу ситуацию.
Комментарий недоступен
Пожалуйста.
А как быть если и с клиентом ругаться не хочешь и дебиторка растет? Всякое же бывает. У меня у некоторых клиентов трудные моменты бывают, приходится входить в положение. Как вот в такой ситуации мягко мотивировать?
Как на практике работают штрафные санкции?
А у вас не бывает трудных моментов?)
Если клиентов с "трудными моментами" у вас много, к сожалению, скорее всего просто этот аргумент на вас действует. Помните, что у любого вашего клиента с трудными моментами есть непрогибаемый поставщик, которому он всегда будет платить.
И тут два сценария:
1) вас просто используют для БКК (беспроцентного коммерческого кредита), и контрагент параллельно ещё с 10 поставщиками договаривается, рассказывая, что «все растет»;
2) у клиента реально трудные времена, он все, что есть, раздаст настойчивым, а вам в итоге скажет «извините».
Если же таких клиентов мало, просто не делайте им поставок — спасать кого-то дорогое удовольствие, а в итоге все так или иначе зависит от предпринимательских талантов совершенно независимого экономического агента)
Ну или входите к ним в долю и захватывайте рынок)
Спасибо) Доля таких клиентов не большая. Иногда у меня появляется ощущение что это беспроцентный кредит. Стоит ли в договоре прописать проценты и выставлять их? Прописать то прописаны, а выставлять. Как на практике к таким процентам относятся компании?
меня больше интересует вопрос как и не поссориться и дебиторку не растягивать...
Я не юрист, но думаю, можно задать как пеню за просрочку оплаты по договору.
Правда вопрос все равно в том, что договор договором, а если не платят долг, не будут платить и пени)
Для себя выработали решение - просто даём стоп-отгрузку должникам и переводим на предоплату)
На практике это не работает!
полезности статья
👍🏻👍🏻👍🏻
Очень информативно
Спасибо, статья зачет✔️
Ну это прямо неуважение к vc.ru и читателям: беспонтовая статья и 3 положительных комментария, из них 3 из 3 первые для комментаторов.
Тьфу на вас.
Спасибо за статью, каждый день работаем с дебиторкой, кроме того прошел три компании которые пришлось закрыть, часто не выплатив кредиторскую задолженность по причинам отсутствия денежных средств, поэтому был по обе стороны баррикад.
Подскажите такие вещи, как вы у себя действуете, а то мы постоянно сомневаемся:
1) есть маленькие компании, важные для ассортимента, но в обороте не более 1 процента, при этом постоянно задерживают платежи на 60+ дней, стоит ли с ними бороться или если это небольшой оборот то можно не обращать внимания? Или это вопрос принципа?
2) есть огромные корпорации, которые владеют банками, ну те их закрытие маловероятно, иначе вся экономика схлопнется, при этом тоже допускают просрочки, но шантажировать их судами бесполезно, они просто прекратят работать и у них ничего не изменится, что вы в этом случае делаете?