реклама
разместить

Мегаплан как аналог Asana и Notion для создания чек-листов задач и проектов

Мегаплан как аналог Asana и Notion для создания чек-листов задач и проектов

Онлайн-сервис Мегаплан с рабочими пространствами теперь подходит для ведения базы знаний компании: выполнения задач и проектов, а также создания инструкций, регламентов и чек-листов. Рассказываем, для чего и как вести чек-листы в онлайне, в чём их плюсы для участников и руководителей проектных команд.

Принципы ведения чек-листов

Главное правило выполнения сложных задач — разбить их на ряд мелких дел, чтобы упростить работу. Во многом благодаря этому подходу в обиходе современных компаний появилось такое понятие, как чек-лист. По сути, это список дел, которые можно вычёркивать по мере выполнения.

Чек-листы незаменимы в проектной работе и других многоступенчатых задачах. И если раньше работа над ними отображалась на обычных досках, теперь для этого используется профильное программное обеспечение.

Многие компании обращаются к чек-листам, чтобы непрерывно контролировать ход работ. Этот метод не только помогает в общей оценке работы команды, но и повышает самостоятельность сотрудников. Когда у исполнителей на руках чек-лист, в котором описана последовательность действий, у них пропадает необходимость регулярно обращаться к руководителю за разъяснениями.

Чек-листы можно разделить на два типа — «Читай и делай» (Read-Do) и «Делай и подтверждай» (Do-Confirm). Первый нужен для поэтапного выполнения работы, а второй — для проверки правильности своих действий.

Плюсы чек-листов

На первый взгляд, чек-листы нужны только для тех задач, которые выполнены, но на деле такие списки приносят намного больше пользы. Прежде всего, это:

  • Систематизация рабочих действий. Даже самая сложная задача может быть сегментирована и разложена на ряд более простых и понятных дел.
  • Снижение усилий по контролю. Руководителю не приходится опрашивать сотрудников, чтобы составить целостную картину рабочего дня. Достаточно одного взгляда на закрытые пункты в чек-листе, чтобы понять, на каком этапе находится проект.
  • Упрощение работы сотрудников. Персонал получает готовую шпаргалку, в которой указана последовательность действий. Отсюда следует ещё один положительный эффект — снижается вероятность ошибки.

Кроме того, чек-лист важен и для персональной мотивации. Глядя на список выполненных задач, сотрудник понимает, сколько уже сделано, а сколько работы ещё впереди.

Мегаплан как аналог Asana и Notion для создания чек-листов задач и проектов

Как правильно составить чек-лист

Перед тем как составить чек-лист, нужно ответить на два вопроса: кто будет им пользоваться и как этот список задач поможет исполнителю? Кроме того, важно понимать специфику работы. Поэтому, если вам не хватает экспертных знаний в этой области, обратитесь за консультацией к специалисту. Также стоит соблюдать следующие требования:

  • Дробление должно проходить в соответствии с категориями, особенно если разбивается задача, над которой будут трудиться несколько разноплановых специалистов. Это упростит навигацию по чек-листу.
  • Ничего лишнего. Старайтесь не погружаться в дебри, расписывая алгоритм действий. Для каждой задачи должен быть только один пункт в списке.
  • Проконсультируйтесь с коллегами, прежде чем выдать чек-лист исполнителю.

Кроме того, важно не оставлять исполнителя наедине с задачей — сотрудник должен понимать, что в любой момент может обратиться за разъяснениями. Важно прописать и критерии для самостоятельной оценки результата — это поможет избежать ошибок.

Любой чек-лист нуждается в оценке — это помогает отследить его эффективность. Обязательно проконтролируйте, насколько этот список задач помогает сотруднику в работе.

Где вести чек-листы

Изначально всё, что было нужно для составления чек-листа, — это лист бумаги. Но сейчас разработано множество приложений, оцифровавших этот процесс. Благодаря программному обеспечению, чек-листами удобнее делиться с коллегами. И здесь на помощь придёт онлайн-сервис для управления бизнесом и CRM «Мегаплан».

При необходимости сделать чек-лист можно в обычной задаче, которая ставится сотруднику. В этом случае можно не переживать: он точно увидит разбивку задачи на отдельные этапы. Использование CRM для формирования чек-листов делает работу удобнее и для руководителей. Достаточно посмотреть на список выполненных этапов, чтобы понять, где именно находится работа над задачей или проектом.

Важное преимущество Мегаплана заключается в том, что это продукт от российских разработчиков с местным расположением серверов. Поэтому не возникнет проблем с доступом к CRM или оплатой. И, разумеется, не придётся пользоваться VPN, чтобы обойти блокировку — программа будет доступна всегда.

Другие преимущества Мегаплана:

  • Простой и понятный интерфейс на русском языке.
  • Гибкие и мощные настройки — Мегаплан можно полностью адаптировать под свой рабочий процесс.
  • Благодаря системе доступов, у пользователей появляются права не только на просмотр задач и документов, но и на их редактирование внутри программы.

Мегаплан был создан для командной работы над проектами. При необходимости к задачам можно приобщать других сотрудников. Для этого достаточно нажать одну кнопку. Ещё один плюс — настраиваемые рабочие пространства, которые можно адаптировать под задачи конкретного отдела.

Мегаплан как аналог Asana и Notion для создания чек-листов задач и проектов

Благодаря Мегаплану сотрудники компании смогут обмениваться файлами, коллективно выполнять задачи и даже проводить видеоконференции, как в Asana, Notion и Microsoft Teams. Менеджер задач и проектов c рабочими пространствами и CRM экономит время и линейному персоналу, и руководителям — с его помощью можно автоматизировать любые бизнес-процессы: например, формирование отчётов, согласование технических заданий и проверку оплаты счетов.

Всем новым пользователям доступен бесплатный тестовый период 14 дней.

88
реклама
разместить
Начать дискуссию
Трамп подписал указ об отсрочке «запрета» TikTok на 75 дней и пригрозил Китаю пошлинами в случае отказа от «хорошей сделки» с США

За время отсрочки президент страны хочет «определить адекватный курс действий».

Глава TikTok Чу Шоуцзы. Источник фото: FT
1212
22
11
11
реклама
разместить
VK и ВШЭ запустили «Школу информатики, физики и технологий» для подготовки разработчиков и специалистов в сфере ИИ

Набор студентов откроют в 2025 году.

77
22
В Госдуму внесли законопроект об увеличении лимитов выплат по ОСАГО на 30%

С 400 тысяч до 520 тысяч рублей за ущерб имуществу и с 500 тысяч до 650 тысяч рублей за вред здоровью.

Фото Global Look Press 
33
11
11
Вот почему вы скоро возненавидите свою работу

Я вернулся домой без сил, как и в последние года. Всё, что я мог сделать — это включить тупую комедию. Не было сил ни на работу, ни на семью – только пустота и усталость. Когда начал искать информацию и говорить со знакомыми о своём состоянии, понял – это выгорание.

Это комментарии с форумов о том, как люди столкнулись с выгоранием – своим или близких.
1717
33
11
Осторожно! Домовые чаты в Telegram могут быть мошеннической схемой

Я был у знакомых в гостях и увидел объявление: «Вступите в чат вашего дома в Телеграм!» — и, казалось бы, ничего подозрительного. Внизу красовался QR-код, который обещал сразу перенести в «полезный» соседский чат, где обсуждаются бытовые вопросы и общие интересы.

Фото мое, объявление расположено рядом с кнопкой лифта. Я не дизайнер, я так вижу :)
1313
11
11
11
Шпионим за успешными франшизами и делимся их практиками. Часть 5: CooknRun

К кому бы вы пошли на «Адскую кухню» — к Гордону Рамзи или Константину Ивлеву? Справились бы с заковыристыми задачами именитых шефов? Что общего у кулинарного квест-шоу и игр на световом полу? Ответы в статье.

Шпионим за успешными франшизами и делимся их практиками. Часть 5: CooknRun
2020
44
25+ лидов в неделю из Яндекс.Директ для компании по ремонту квартир в Санкт-Петербурге

В этом кейсе расскажем, как мы в агентстве Soroka Marketing помогли компании InHome запустить контекстную рекламу в Яндекс.Директ и получать лиды на ремонт в новостройках, стоимость которого начинается от 750 тыс. руб.

25+ лидов в неделю из Яндекс.Директ для компании по ремонту квартир в Санкт-Петербурге
1515
Как я запустил детский печатный журнал в 15 лет и закрыл его через 2 месяца
Это не я, но по смыслу идеально подходит.
1414
88
11
11
[]