реклама
разместить

Вся воронка продаж и внутренний учёт на одной платформе: CRM и ERP-система для транспортной компании

В этой статье расскажу, как мы в HCL Express ведём наши проекты и внутренний учёт в одной общей системе — от первого обращения клиента до расчёта бонусов менеджерам по продажам и подготовки годовой отчётности.

HCL Express — доставляем тяжеловесные и негабаритные грузы

Меня зовут Андрей Попов, я CEO транспортно-логистической компании HCL Express.

Вся воронка продаж и внутренний учёт на одной платформе: CRM и ERP-система для транспортной компании

Мы в HCL Express занимаемся проектной логистикой — перевозкой негабаритных и тяжеловесных грузов. К нам обращаются с нестандартными проектами, когда надо перевезти что-то очень объёмное и тяжёлое.

Например, мы доставляли опоры для самого большого колеса обозрения в Европе — «Солнце Москвы» на ВДНХ. Опоры — это огромные трубы, которые не привезти на обычных фурах. Их везли сначала на автомобилях, потом морем и затем снова автомобилями до Москвы. В течение всего проекта наши транспортные средства осуществили около 80 рейсов.

Другой показательный проект компании — перевозка лопастей для ветрогенераторов из Польши в Эстонию. Длина каждой лопасти — 56 метров, примерно как ширина футбольного поля. Для осуществления проекта потребовалось не только предоставить подходящий транспорт, но и рассчитать возможные маршруты и обеспечить сопровождение колонны.

Для прохождения этого поворота пришлось отсыпать обочину дороги и демонтировать на время все дорожные знаки и столбы освещения
Для прохождения этого поворота пришлось отсыпать обочину дороги и демонтировать на время все дорожные знаки и столбы освещения

Каждый проект HCL Express — это сложный процесс, включающий несколько подпроектов. Для их ведения и внутреннего учёта в компании мы уже шесть лет используем low-code платформу Pyrus.

Рекомендация от Гандапаса

О Pyrus узнал случайно. Я участвовал в тренинге Радислава Гандапаса «Крест лидера», и тот рассказал, что пользуется Pyrus для ведения задач в своей команде. Это была самая полезная информация на этом тренинге.

Я в то время как раз искал инструмент для внутреннего учёта. Мы пытались использовать для этих целей специализированные бухгалтерские программы, но они не подходили под наши задачи. В бухгалтерии финансовые потоки полезны банкам и налоговым органам, а мне нужно было понимать движение ресурсов по разным категориям, для планирования бизнеса, внутренней отчетности, аналитики маркетинговых каналов и так далее.

До перехода на Pyrus, пользовались обычным Excel. У нас было несколько общих таблиц, куда каждый сотрудник заносил информацию по своим заказам. Но, с ростом количества проектов,сотрудников, каналов рекламы, поддерживать актуальность данных таким способом стало практически нереально.

«Обращение» и «КП» — первые этапы воронки продаж

Работа над каждый проектом начинается с обращения клиента. Они поступают к нам по платным и бесплатным каналам. На сайте компании есть чат и веб-форма для запроса коммерческого предложения, также клиенты обращаются по электронной почте и телефону, включая колл-трекинг.

Для ведения типовых процессов в Pyrus используют формы — задачи, созданные по заранее созданному шаблону и с настроенной маршрутизацией.

Все первичные обращения собираются в задачах по форме «Обращение».

Заявки из всех источников попадают в Pyrus автоматически
Заявки из всех источников попадают в Pyrus автоматически

Ответственный сотрудник обрабатывает обращение. Он выясняет детали заявки, заполняет информацию в задаче: название компании и контактное лицо, предполагаемый маршрут и параметры груза.

Если обращение целевое, менеджер приступает к подготовке коммерческого предложения — создаёт подзадачу по форме «КП».

Вся воронка продаж и внутренний учёт на одной платформе: CRM и ERP-система для транспортной компании

Менеджер рассчитывает стоимость проекта и отправляет коммерческое предложение клиенту. Если клиент его принимает, то заявка переходит в сделку.

«Сделка» — движение проекта

«Сделка» — это главная форма по каждому заказу. В ней ответственный менеджер контролирует ход проекта и собирает всю информация по нему: документы, инструкции и, главное, список доходов и расходов.

Задача состоит из пять этапов: «Заявка», «Перевозка», «Счёт выставлен», «Подтверждение» и «Оплата».

Я стою согласующим на первом этапе каждого проекта — «Заявка». Смотрю прибыль со сделки, при необходимости добавляю свои комментарии к расчёту или прошу уточнить какую-нибудь информацию о заказе.

Только после того, как я согласую сделку, она перейдёт на следующий этап — «Перевозка».

На этом этапе заключаются договоры с клиентом и подписываются заявки с контрагентами. Когда груз приходит к клиенту, ответственный менеджер согласует этот этап.

В задаче сохраняются все договора и счета по проекту
В задаче сохраняются все договора и счета по проекту

Как правило, мы работаем по постоплате с отсрочкой платежа. Поэтому счета клиентам выставляем после перевозки, на третьем этапе — «Счёт выставлен».

На четвёртом этапе «Подтверждение» ответственный за проект проверяет, что все расходы и доходы по сделке занесены в соответствующие реестры и подтверждены документами. Если всё сходится, сделка переходит на финальный этап.

На пятом этапе бухгалтер проверяет оплаты от клиента, согласует его, и задача закрывается. Бонусы менеджерам рассчитывают только по завершённым сделкам.

Учёт входящих и исходящих счетов

К форме «Сделка» привязываются все счета выставленные клиенту и полученные от контрагентов, также здесь же хранятся накладные и прочие подтверждающие документы.

Вся воронка продаж и внутренний учёт на одной платформе: CRM и ERP-система для транспортной компании

Информацию о выставленном счёте: назначение, номер и сумму, менеджер добавляет в таблицу «Список выставленных счетов» в форме «Сделка».

Таким же образом ведётся учёт расходов по проекту. Каждый счёт или чек заносится в таблицу для входящих счетов.

Для удобства, в названиях форм используем разные эмодзи — чтобы визуально отличать выставленные и полученные счета
Для удобства, в названиях форм используем разные эмодзи — чтобы визуально отличать выставленные и полученные счета

Цифры из двух таблиц суммируются в блоке «Отчёт»: считается общая сумма исходящих и входящих счетов, и прибыль по проекту.

Учёт расходов на транспорт

С помощью Pyrus мы следим за расходами на собственные транспортные средства. Для этого в реестре входящих счетов имеется поле с обязательным указанием категории расхода.

Бухгалтерия получает чеки и счета от водителей и прикладывает их к задаче. При заполнении задачи, указывают тип расхода: топливо, ремонт, резина и тому подобные, сумму расхода и номер транспортного средства.

В аналитике смотрим, во сколько компании обходится содержание каждой транспортной единицы и на что в общем идут все расходы
В аналитике смотрим, во сколько компании обходится содержание каждой транспортной единицы и на что в общем идут все расходы

Раньше все расходы просто валились в одну кучу и не видно было общей картины. Теперь они прозрачны и структурированы, что позволяет грамотно осуществлять планирование.

База перевозчиков

Проектная логистика включает в себя все виды перевозок: морские, железнодорожные, авиа и автомобильные. Для автомобильных у нас есть свои транспортные средства, а для остальных видов перевозок обращаемся к контрагентам.

В отдельной форме мы собираем свою собственную базу перевозчиков. Это полезно, если весь свой транспорт занят или вообще нет подходящей техники. В базе есть перевозчики из разных регионов Европы, России и стран СНГ.

В базе — данные о компании, владеющей нужной техникой, и контакты менеджера, с которым надо связываться для уточнения деталей
В базе — данные о компании, владеющей нужной техникой, и контакты менеджера, с которым надо связываться для уточнения деталей

Всего в реестре больше двухсот перевозчиков. Когда менеджеру нужно найти подходящий транспорт, он открывает реестр, фильтрует список по региону, категориям транспорта: специальный, стандартный, море и другие, и находит нужного контрагента.

Всё учтено

Таким образом мы учитываем любое движение ресурсов — как денег, так и транспортных средств, включая документацию и маркетинговую аналитику. Кроме этого данные по каждому проекту используются для подготовки годовой отчётности и расчёта бонусов менеджерам по продажам. А внутренний поиск позволяет оперативно найти нужную информацию или документ.

В планах — подключить к формам ботов, чтобы полностью автоматизировать заполнение данных по счетам, а также настроить интеграцию с бухгалтерской программой.

55
реклама
разместить
2 комментария

Есть ощущение, что классная разработка! Планируете ли вывод продукта на рынок для продажи компаниям в сфере логистики?

Даниил, Pyrus на рынке уже несколько лет. Им пользуются компании не только в сфере логистики, но и финансов, здоровья, строительства, развлечений и многих других. Регистрируйтесь и автоматизируйте ваши бизнес-процессы.

🗓Итоги недели на финансовых рынках🐾
1111
реклама
разместить
Субботний самопиар на vc.ru

Делимся в комментах ссылками на свои проекты и комментируем чужие! Площадка для самопрезентации стартапов и пет-проектов 👉 Product Radar

Субботний самопиар на vc.ru
55
44
11
Почему селлеры с маркетплейсов открывают свои Telegram-магазины?

Продажи на маркетплейсах в последние годы превращаются в бизнес на выживание. Конкуренция по цене, высокий уровень демпинга и растущие издержки делают торговлю всё менее выгодной. Telegram-магазин позволяет избежать таких рисков. Вы полностью управляете своим бизнесом и сохраняете доступ к своей клиентской базе независимо от внешних факторов.

Почему селлеры с маркетплейсов открывают свои Telegram-магазины?
44
11
Соцсеть Threads* от Meta* начала тестировать рекламу

Пока только в США и Японии.

Источник: Meta*
44
33
«Тим К. — сердцевина яблочка»: глава Apple снялся в рекламе «Разделения» — сериал выходит на Apple TV+

Топ-менеджер «разделился» в проморолике ко второму сезону одного из хитов стриминга.

1717
88
22
DABY.AI: революция в мире нейро-фотообработки — идеальные снимки для маркетплейсов, не выходя из дома

Фотосессии всегда были сложным и дорогостоящим процессом: поиск студии, аренда оборудования, работа с моделями — всё это занимает массу времени и денег. Но теперь появилась революционная технология, которая позволяет создать идеальные снимки без лишних затрат и в кратчайшие сроки. Знакомьтесь — DABY.AI

88
11
Meta* инвестирует $60-65 млрд в 2025 году в ИИ и центры обработки данных

Компания присоединилась к другим разработчикам, объявившим о крупных инвестициях в ИИ, отмечает Reuters.

1414
44
Разошлёт письма, закажет билеты и развернёт приложение: какие задачи пользователи дают новому ИИ-агенту от OpenAI

Собрали первые примеры и наблюдения.

2525
77
22
11
11
Молодцы... Сами же открыли ящик Пандоры. Все же понимают. к чему это приведёт. Интернет можно хоронить. Профили в соц. сетях, отзывы на картах, покупки и отзывы на маркетплейсах, сами товары и их описание, фото, комментарии, обсуждения, вопросы, музыка, фильмы, видео, фото, новости, статьи — всё это будет генерировать нейросеть. А люди всё это будут жрать. И никто не разберётся, нейросеть это сгенерировала или человек. Да и у вас просто не будет возможности разобраться: с учётом скорости генерации 99.9999% контента будет сгенерировано нейросетью. Весь интернет превратится с одну большую свалку. Всё это закончится либо уничтожением интернета в привычном формате, либо уже вход в интернет по паспорту или биометрии. Чтобы сразу было понятно, что вошёл настоящий человек. Нифига мне такое будущее не нравится.
[]