5 проблем с учетом в 2023 году и 3 совета, которые помогут навести порядок в бухгалтерии

2023 год стал проверкой «на прочность» для собственников предприятий и их бухгалтеров. Изменений в фискальном законодательстве столько, что голова идет кругом даже у опытных специалистов. Новые правила ведения учета, сроки, документы, которые нужно подавать. Разбираться во всех нововведениях методом «проб и ошибок» слишком дорого. О том, как навести порядок в бухгалтерском учете и какие приемы в этом помогут, рассказала Анастасия Моргунова, сооснователь и директор по продуктам компании «Моё дело».

Многие владельцы бизнеса относятся ко всем видам учета, как к вынужденной необходимости. Они ведут его формально, считают, что он нужен налоговой, а не самой компании. Нанимают бухгалтера только потому, что так надо, и чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. В итоге предприниматели:

• не используют учетную политику на практике;
• ведут отдельно налоговый, бухгалтерский, управленческий учет и тратят на это много времени;
• считают и платят налоги по факту, не пытаясь оптимизировать налоговую нагрузку;
• тратят больше денег на бухгалтера, чем он приносит пользы компании;
• не упорядочивают документооборот.

В таком случае любые изменения в законодательстве превращаются в настоящий кошмар. Бухгалтер или сам предприниматель с трудом к ним адаптируется.

Порядок в учете нужен, в первую очередь, самому предпринимателю, а не контролирующим органам. Эффективная бухгалтерия — это не только защита от штрафов и претензий, но и возможность:

• взять кредит. Бухгалтерская документация обязательна для получения займа в банке;
• выплачивать дивиденды. Их платят из чистой прибыли, а она подтверждается бухгалтерскими отчетами;
• получить финансовые вливания. Инвесторы оценивают перспективность бизнеса по бухгалтерским показателям.

Учет помогает увидеть реальное положение дел, навести в них порядок, принимать обоснованные управленческие решения, экономить деньги и время. Но пока предпринимателям сложно выстроить его правильно из-за трудностей, связанных с нововведениями в законодательстве. Ну и о налогах всё-таки забывать нельзя!

№ 1. Работа с ЕНС

С 1 января 2023 года предприниматели должны вносить на единый налоговый счет (ЕНС) единый налоговый платеж (ЕНП), в который входит большинство налогов и сборов. Чтобы налоговая правильно распределила суммы и поняла, за что именно платит предприниматель, ему нужно подать уведомление об исчисленных суммах налогов, сборов, взносов. Это поможет ФНС распределить их по нужным КБК.

Можно пойти другим путем и внести деньги на нужный КБК сразу, проведя платеж со статусом 02. В таком случае подавать уведомление не нужно. Но на практике возникла масса ситуаций, когда платеж со статусом 02 не распределялся на нужный КБК. Он зачислялся на общий счет. Многие предприниматели узнали об этом только после сверки, когда сроки для подачи уведомления уже прошли.

Так происходило из-за малейшей неточности в заполнении полей с реквизитами. Например, неправильно указали отчетный период или не достаточно подробно расписали назначение платежа. Всякий раз, когда налоговая сомневалась, за что платит предприниматель и как распределить деньги — она зачисляла их на общий КБК и требовала подачи уведомления.

Появилось множество вопросов:

• через какую систему подавать уведомление;
• как правильно его заполнить;
• какие новые счета и проводки нужно использовать при оплате на ЕНС;
• можно ли подать уведомление в ИФНС на бумаге;
• что нужно изменить в учетной политике из-за ЕНП;
• как сделать платеж на отдельные КБК, чтобы он распределился как надо;
• можно ли подать заявление на зачет уплаченных взносов в счет уплаты налогов в бумажном виде.

№ 2. Нерезиденты в штате

Сотрудник, который уехал за границу и прожил там 183 дня в течение 12 месяцев перестает быть налоговым резидентом России. Его зарплата от работодателя в РФ больше не облагаются НДФЛ. Но всё, что касается налогообложения иных выплатах, например, отпускных — остается под вопросом. Можно ли их тоже не облагать НДФЛ?

С точки зрения трудового законодательства, работник по трудовому договору не вправе работать за границей, поскольку место ведения деятельности не подпадает под юрисдикцию Трудового кодекса РФ. С нерезидентами можно заключить гражданско-правовые договоры.

Также недавно Минфин предложил сохранить за уехавшими гражданами НДФЛ в размере 13%. Вскоре такие поправки могут быть внесены в налоговое законодательство. Работодателям нужно следить за прохождением законопроекта, потому что вскоре правила уплаты НДФЛ за нерезидентов могут измениться.

№ 3. Новая форма ЕФС-1

Единая форма заменила 4-ФСС, ДСВ-3, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД. Нужно подавать один отчет в СФР вместо 4. Но и такое положительное изменение не обошлось без вопросов со стороны предпринимателей:

• как отчитываться по форме ЕФС-1 организациям с обособленными подразделениями;
• как отчитаться по форме ЕФС-1 о кадровых мероприятиях;
• как включать в новый отчет договоры ГПХ;
• как быть с единой формой, если раньше на предприятии документы подписывали разные сотрудники, например, специалист по кадрам и бухгалтер.

№ 4. Новые правила по НДФЛ

С 2023 года доход в виде зарплаты учитывается по дате выплаты средств. Изменения коснулись и сроков уплаты НДФЛ. Не позднее 28 числа текущего месяца нужно перечислить НДФЛ, удержанный с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего. Проблемы и вопросы появились уже в январе, так как нужно было отразить в 6-НДФЛ декабрьскую зарплату с учетом нововведений. Также изменения коснулись:

• правил сверок, возврата, зачета НДФЛ;
• формы карточки по учету взносов и регистра по НДФЛ;
• крайнего срока уплаты НДФЛ.

№ 5. Переход на электронный документооборот (ЭДО)

В 2023 году на ЭДО должны обязательно перейти организации бюджетной сферы. В 2024 году ЭДО планируют сделать обязательным для всех компаний и ИП. Эта цель указана в концепции развития ЭДО на сайте ФНС.

Больше всего проблем с этим вопросом возникло в новых регионах Российской Федерации. Там переход на ЭДО затруднила необходимость получения ЭЦП, которую выдавали ограниченное количество удостоверяющих центров. Сформировались очереди на месяцы вперед.

Не все документы можно подавать на бумажном носителе. Например, заявление на зачет денежных средств отправляется только в электронном виде. Предприниматели, которые не успели получить ЭЦП, смогут уменьшить налог на фиксированные взносы в будущих периодах — когда оформят подпись (если не выберут вариант, который поможет им обойти необходимость подачи заявление на зачет). Также возникли дополнительные вопросы:

• как обосновать невозможность перейти на ЭДО;
• какие настройки нужно внести в 1С, чтобы начать использовать ЭДО.

Многие считают, что для того, чтобы разобраться со всеми вопросами и привести учет в порядок, достаточно нанять главного бухгалтера. Даже если он что-то сделает неправильно — вся ответственность ляжет на него как на материально ответственное лицо. Но такой подход не всегда работает. На деле бывает так, что бухгалтер есть, а предприниматель всё равно платит штрафы, лишается права управления компанией и даже несет уголовную ответственность. Плюс бухгалтер не всем нужен, а расходы на него не всегда обоснованы.

После того, как изменения в законодательство вступили в силу, многие бухгалтеры начали жаловаться на то, что не справляются с нагрузкой. Работодатели поспешили нанять в штат дополнительных специалистов, но ситуация не изменилась. Ведь опыта работы по новым правилам от этого не прибавилось. Так стоит ли предпринимателям раздувать штат?

Юридические лица. Крупным организациям в условиях масштабных изменений сложно обойтись без бухгалтера. Особенно с учетом цены ошибок. Им нужен штатный или удаленный специалист, обученный работе по новым правилам, который сможет вести все виды учета в специализированном сервисе или бухгалтерской программе.

Стартапы. Новички находятся в замешательстве после изменений в фискальном законодательстве. Они еще не успели погрузиться в бухгалтерскую терминологию и понять, кто и как будет вести учет, как уже столкнулись с нововведениями и запутались окончательно. Им также могут понадобиться услуги бухгалтеров, которые подскажут, как не наделать ошибок уже на первых этапах ведения деятельности и помогут наладить учет.

Индивидуальные предприниматели. Нередко ИП работают на льготных налоговых режимах. Они вполне уверенно ведут учет самостоятельно. Ведь для этого им не нужно разбираться в 1С и похожих системах. Плюс, не всех ИП законодатель обязывает вести бухгалтерский, кадровый учет — предпринимателям на УСН достаточно налогового. Контролировать сроки и формировать все документы можно своими силами, но это отнимает больше времени, чем автоматизированный учет через интернете-бухгалтерию банка или стороннего сервиса. В этом случае исключен риск ошибок. За небольшую плату система самостоятельно:

• напомнит о сроках сдачи отчетности и необходимости пополнить ЕНС;
• сформирует платежные поручения с правильно заполненными реквизитами;
• поможет свериться с налоговой, заполнить КУДиР, подписать и отправить документы, и многое другое.

1. Общайтесь с налоговой. Регулярно читайте разъяснения и письма ФНС, задавайте вопросы службе поддержки. Она отвечает долго, но письменное сообщение гораздо лучше устных комментариев инспектора региональной ИФНС, на которые никак не сослаться. Многие руководствуются тем, что им сказали делать в налоговой, а потом сталкиваются со штрафами и претензиям. Дело в том, что инспекции тоже проходят через переходный период и не всегда знают детали неотлаженного механизма.

2. Отправьте бухгалтеров на курсы повышения квалификации. Большинство ответов на вопросы предпринимателей подробно осветили ведущие бухгалтерские сервисы в своих обучающих материалах. Чтобы не приходилось постоянно мониторить обновления, можно подписаться на их рассылку или тематические Telegram-каналы. Также разработаны обучающие программы по нововведениям. Пройти их можно онлайн. Свои циклы вебинаров запустили многие авторитетные бухгалтерские компании.

3. Автоматизируйте всю рутину. Люди ошибаются чаще, чем программы. Это обходится бизнесу дорого. Плюс, раздувать бухгалтерский штат для выполнения рутинных задач, которые можно поручить автоматизированной системе, не выгодно. Многие отказываются от бухгалтерский программ, потому что уверены, что, например, в 1С специализированный, не всем понятный интерфейс и функциональность. А еще бывает так, что через нее не получается сформировать и отправить документы.

Предприниматель не хочет таких сложностей, пробует работать в личном кабинете налогоплательщика, а там функциональность ограничена и периодически нет доступа к сайту. В итоге специалист разочаровывается и продолжает вести учет своими силами, тратит на это много времени. Средства ЭДО использует только для отправки документов в контролирующие органы. Итог — ошибки и штрафы, потому что человеческий фактор никто не отменял.

Качественный учет — это порядок в делах и преимущества для самого предпринимателя. Новое фискальное законодательство нацелено на сервисность — упрощение и автоматизацию всех процессов, чтобы они стали более быстрыми и незаметными для налогоплательщика. Конечно, пока еще не все механизмы отлажены, многие из них вызывают вопросы. Предпринимателям потребуется время на то, чтобы адаптироваться к нововведениям. Но уже на конец мая 2023 года доступно множество обучающих материалов и инструментов автоматизированного учета, адаптированных под новые правила.