Двустороннее подписание документов через онлайн-сервис МИГ24 — реальная альтернатива дорогостоящему электронному документообороту.
Преимущества электронного документооборота
Ведение предпринимательской деятельности сопряжено с ведением документооборота. Классический бумажный документооборот постепенно уступает место электронному.
- Электронный документооборот (ЭДО) дает значительную экономию денежных средств за счет снижения закупок бумаги, печатных и копировальных машин, расходных материалов к ним, почтовые и курьерские услуги. Отправка одного комплекта документов из Екатеринбурга в Москву стоит, в среднем 800 рублей. При учете необходимости обратной отправки — 1600 рублей.
- ЭДО быстрее и надежнее бумажного. Все необходимые документы можно иметь у себя в день подписания договора. Критически важные бумаги не потеряются в пути, не пройдут мимо нужной инстанции, государственного ведомства, суда.
- Электронный документооборот позволяет расширить географию работы компании, обеспечивает возможность участия в тендерах в различных регионах страны.
- ЭДО радикально сокращает затраты на ведение архива, потребность в дополнительных помещениях и системах хранения для бумажных документов, а также судебные расходы. В суды можно направлять любые документы в электронном виде, в том числе и письменные доказательства правоты одной из сторон.
Свою роль в популяризации электронного документооборота сыграла пандемия коронавируса и новые экономические условия, в которых российским компаниям теперь предлагается вести бизнес.
Операторы ЭДО
В России работает с десяток только крупных операторов электронного документооборота. Эти системы предлагают своим абонентам формировать и подписывать договоры, загружать счета и подписывать акты выполненных работ, а также многие-многие другие возможности. Между операторами ЭДО существует система роуминга данных. Если вы работаете в одной системе, а ваш контрагент в другой, вы все равно можете обмениваться документами. Единственный «недостаток» услуг больших компаний — цена обслуживания. Чаще всего, их работа тарифицируется в соответствии с количеством отправленных на подпись электронных документов. Так, например 250—300 исходящих документов могут стоить и 1900 и даже 9000 рублей, за каждый документ сверх лимита придется платить дополнительные деньги. Если вы отправляете меньше документов — вы все равно заплатите полную стоимость. Если вы отправляете больше — вы вынуждены будете доплатить.
Альтернативой большим игрокам на рынке ЭДО можно считать онлайн-сервис МИГ24. С нашей помощью вы также можете подписывать электронной подписью и отправлять контрагентам документы — договоры, счета, акты и другие необходимые бумаги — в неограниченном количестве за 150 рублей в месяц.
Единственное исключение — наш сервис не подходит компаниям, которые используют сложный документооборот, включающий в себя счета-фактуры. Если у вас такой, вам лучше выбрать сервис из большой пятерки.
Возможности МИГ24
Чтобы подписать документ двумя электронными подписями, убедитесь, что у вашего контрагента есть электронная подпись, а дальше следуйте нашей инструкции.
- Зарегистрируйтесь в МИГ24. Подробнее о том, как подготовиться к регистрации, какое программное обеспечение понадобится и какие шаги вам нужно пройти, мы рассказали в этой статье.
- Оплатите работу сервиса.
- Настройте внешний вид и содержание штампа электронной подписи (ЭП) . Вы также можете использовать в документах изображение печати и автографа. Посмотрите видеоинструкцию, в которой мы рассказываем, как это можно сделать.
- Выберите документ для подписи и укажите расположение своей ЭП и ЭП контрагента.
- Подпишите документ со своей стороны, скачайте документ, содержащий сведения о вашей ЭП и отправьте его контрагенту файлом. Еще вы можете сформировать ссылку для отправки и послать ее контрагенту по email или через любой мессенджер — Telegram, WhatsApp, Viber.
- Вашему контрагенту даже не понадобится регистрироваться в МИГ24, чтобы подписать документ со своей стороны.
- Дождитесь ответного сообщения от контрагента и готово! Убедитесь, что документ содержит обе подписи и сохраните его у себя.
Большинство операторов ЭДО делают открепленную ЭП. Несмотря на то, что эти компании предоставляют пользователю файл с архивом, есть вероятность подпись потерять. Подписание документов через МИГ24, где подпись встроена прямо в pdf-документ, такую неприятную вероятность исключает.
ЭДО через онлайн-сервис МИГ24 — прекрасная альтернатива большим игрокам на этом рынке, если вы не ведете сложного документооборота с использованием счетов-фактур, подписываете документы не часто или напротив, полностью исключили бумагу из деятельности компании и не готовы переплачивать втридорога за каждую отдельную бумажку. Попробуйте и убедитесь, насколько это просто.