В Zoom как на праздник: 10 хаков для продуктивных и приятных онлайн-совещаний

Команда Epic Growth работает полностью удаленно. Большая часть нашего ежедневного общения происходит в Telegram, Asana, Google Docs или Zoom. Мы знаем, как сильно онлайн-встречи влияют на продуктивность и вовлеченность команды. Если вы тоже хотите оживить совещания и сделать их эффективнее, — эта статья для вас.

Мы перевели лучшие идеи от топ-менеджеров, коучей и психологов из статьи First Round Review о том, как проводить рабочие встречи так, чтобы никому не хотелось выключать камеру или отмалчиваться. И дополнили кейсами из нашего опыта.

Вот что советуют евангелисты онлайн-совещаний (дальше разберем каждый пункт):

Найдите точку покоя
Не спешите переходить к делу
Добавьте в отчет немного личного
Правило «3 на 3»
Время для благодарности
Наладьте коммуникацию между отделами
Если ситуация накалилась, перейдите на сторону оппонента
Брейнрайтинг вместо брейншторма
Вовлекайте всех
Самая продуктивная встреча — та, которой не было

«Когда говорят, что звонок прошел тяжело, я в первую очередь спрашиваю — что было до него? Обычно в этом и кроется ответ», — говорит коуч по лидерству Катя Верессен. Часто сотрудники находятся в постоянном потоке звонков и не осознают, как встречи влияют друг на друга.

Чтобы избавиться от накопившихся за день эмоций, представьте момент, когда у вас все получалось и рабочие процессы шли гладко — это поможет справиться с тревогой.

Такой психологический прием поможет изменить настрой. Фокус на достижениях вместо негатива — один из лучших инструментов для снижения уровня стресса.

Чек-ин с неформальной беседой стал неотъемлемой частью наших онлайн-звонков в Epic Growth. Психотерапевт Йесмина Арчбольд на своих воркшопах тоже задает аудитории несколько вопросов, которые помогают расслабиться:

По шкале от 1 до 10 как вы себя чувствуете сегодня?
Подумайте, у кого вы можете попросить помощи?
Что вам нужно, чтобы чувствовать поддержку?

«Главное — создать атмосферу взаимного доверия, а не торопиться с решением задач. На one-on-one встрече сначала спросите у подчиненного, как идут дела. Если он чем-то недоволен или отвечает сдержанно, сначала предложите помощь, а уже потом переходите к рабочим вопросам. Это поможет человеку раскрыться и попросить о том, что нужно».

Нет ничего скучнее сухого отчета. Дополните выступление рассказом о том, чем вы больше всего гордитесь, что не дает вам спать по ночам и кажется наиболее важным. Это поможет бороться с рутиной и узнать вас поближе.

На демо по итогам спринта мы в Epic Growth делимся личными и околорабочими историями, инсайтами и фотками из отпуска. Это лучшие моменты месяца!

Сооснователь и СЕО в Mutiny, Джале Резайи, предлагает систему «3 на 3»: раз в месяц обсуждайте три позитивных события прошло и три вещи, которые сотрудники хотели бы улучшить в будущем. Чтобы эффективно подвести итоги работы, стоит сделать шаг назад и посмотреть на все издалека.

При переходе на удаленку важно адаптировать рабочие процессы и придумать общие ритуалы. Но не менее важно создать атмосферу благодарности, которая даст каждому понимание его вклада в рабочие процессы.

В Epic Growth мы каждую пятницу обмениваемся адресными благодарностями за помощь и поддержку на прошедшей неделе. Это помогает получить фидбек по своей работе и увидеть, что за сухими рабочими процессами стоят живые люди.

Когда в команде всего десять человек, легко почувствовать себя частью единого целого. Но в период роста теряется связь с процессами, которыми вы не занимаетесь напрямую.

У SoundCloud есть отличное решение. Любой сотрудник может поучаствовать в собрании другой команды. Но есть одно правило — вы должны рассказать на встрече что-то интересное о вашей команде, а затем поделиться важными инсайтами с этой встречи со своими коллегами.

Эта техника хорошо подходит для собраний топ-менеджмента: сотрудникам всегда интересно узнать, что там на самом деле обсуждают.

Не каждая встреча проходит гладко: иногда конфликт вырывается наружу и его особенно тяжело нивелировать через экран. Коуч Эмили Анхальт советует продолжать спорить, но перейти на сторону оппонента. Вот как это работает:

Эта практика ослабляет вашу привязанность к тому, чтобы быть правым;
Поможет более осознанно увидеть точку зрения оппонента;
Выявляет новые инсайты, которые помогут принять оптимальное решение.

Исследования Harvard Business Review показывают, что клеить стикеры всей командой в режиме реального времени не продуктивно. Вместо этого используйте брейнрайтинг — формат поиска решения, когда каждый сотрудник записывает свои идеи заранее и приносит готовый список на совещание.

На собрании у каждого есть 5 минут, чтобы представить свои идеи. Предложения включают в список, и затем каждый оценивает 5 инициатив по пятибалльной шкале: 5 — приоритетное, 1 — наименее важное. В конце все идеи сортируются и команда выбирает лучшие.

Такой подход экономит время и позволяет более тщательно обдумать идеи: ничто не застанет врасплох прямо во время собрания. У каждого будет одинаковое количество времени, и каждого услышат.

Экстраверты и «старички» команды часто оказывают доминирующее влияние на процесс принятия решений. Руководителям важно уделять особое внимание меньшинствам внутри команды: им может быть трудно высказаться, поэтому важно создавать вовлеченное пространство.

Недостаточно убедиться, что все пришли — важно вовлечь каждого.

Предложите структурировать мысли перед встречей

Возьмите за правило заканчивать встречу вопросом: «Кто еще не высказался?» или «Какие альтернативные мнения еще не рассмотрели?».
Если кого-то перебили, верните ему слово. Спросите: «Ты, кажется, не закончил свою мысль?» или «Я бы хотел дослушать, прежде чем мы продолжим».

Никто не любит встречи, где говорят обо всем и ни о чем. Организатор собрания может и доволен, но остальные умирают от скуки и думают, что «все это можно было бы изложить в письме».