Переходим в онлайн: Опыт онлайн стратегического планирования

Ситуация с пандемией и резкий переход всех в онлайн заставил нас срочно переводить привычные мероприятия в полностью онлайн формат. В частности, хотелось бы поделиться своим совсем свежим опытом по проведению сессии стратегического планирования в дистанционном режиме. Регулярные сессии стратегического планирования мы начали проводить шесть лет назад. Сначала мы делали одну сессию в конце года, но недавно перешли на более гибкий формат с одной годовой сессией и тремя промежуточными для пересмотра и корректировки стратегии. В частности, на такой очередной сессии в конце 2018 года и было принято решение об инициации стратегического проекта по созданию в компании условий для удаленной работы. Эта тема достойна отдельного разговора, кому интересно, есть краткое видео и несколько материалов.

Обычно сценарий такой сессии строился по классической схеме. Собирается группа топ менеджеров, где-то до 30 человек, арендуется или отдельный зал или вывозится под выходные в пансионат. Мероприятие длится минимум один рабочий день, а в случае выезда в пансионат, то полтора дня. Сначала идет официальная отчетная часть: директора подводят итоги, анализируется прогресс стратегических проектов, материалы по исследованию рынков, тренды, прогнозы экспертов. Далее все менеджеры расходятся по столам и занимаются формированием SWOT анализа в режиме мирового кафе. Группы курсируют между столами, дополняют идеи других групп. Потом хозяева столов презентуют наработки каждой группы, проводится финальное обсуждение и приоритизация инициатив. Работа всегда велась в очном формате, на флипчартах, результаты потом оцифровывались и передавались для дальнейшей реализации в соответствующие подразделения. Регулярно возникали сложности собрать всех вместе в одном зале, но ни разу так и не решились проводить в онлайн или гибридном режиме. Часть менеджеров вынуждены были прилетать из других городов и стран на это мероприятие.

В этом году у нас не оказалось возможности провести мероприятие в оффлайн режиме, ситуация заставила провести все онлайн. Итак, решено — проводим стратегическую сессию онлайн.

Цель сессии: обновить стратегию Компании.

Ожидаемый результат: приоритизированный список первоочередных действий.

Для организации мероприятия мы организовали отдельную область в Microsoft Teams, создали каналы — виртуальные столы. В общем канале — общая конференция на всех участников с докладами руководства и совместными обсуждениями, в отдельных каналах Teams — виртуальные столы с отдельными конференциями, в которых участники вырабатывали свои предложения. Время сократили по максимуму, вместо рабочего дня — попробовали уложить все мероприятие в три часа, для этого решили не делать полный SWOT анализ, а остановиться на рисках и возможностях. По результатам приоритизации рисков и возможностей каждая группа должна была сформулировать план конкретных действий в ответ на эти вызовы. Переход между столами в режиме Мирового кафе тоже решили опустить. Сжали и упростили по максимуму программу, понимая, что очень сложно будет удержать людей на серии онлайн конференций весь день.

Наша идея по «прямому» переносу оффлайнового мероприятия в онлайн, наверное, можно сравнить с ранними попытками переносить печатные газеты и журналы в онлайн. Кто-то имитировала звук перелистывания страниц, сохраняли верстку как в печатном журнале. Время показало, что этот подход не самый эффективный. С развитием технологий нужно менять и сам формат подачи материала, нужно пересматривать саму концепцию. В качестве основных вынесенных уроков я бы сформулировал следующее:

Историю появления синематографа принято считать с появления демонстрации ролика «Политый поливальщик» на бульваре Капуцинок.

Новые технологии позволили перенести зрителей в «гущу событий», не имитировать как в театре соответствующую обстановку, а перенести зрителя в само действие туда, где оно происходит. Следующий хорошо известный сюжет «Прибытие поезда на вокзал Ла-Сьота» сделал уже невозможное, передал ощущения человека, который попал под поезд.

Мне кажется, что если бы первым роликом братьев Люмьеров была бы запись театральной постановки, то успех развития синематографа отложился бы на какое-то время, пока кто-то другой не нащупал бы правильный формат для новых технологий.

Дистанционная работа подразумевает некоторую асинхронность выполнения. Индустриальная революция потребовала привлечения большого количества персонала для совместной синхронной работы и это поменяло само представление о работе. Теперь мы синхронно встаем, собираемся, едем на работу к определенному времени, рассаживаемся по соответствующим отделам для того, чтобы было легче организовать взаимодействие и назначаем кучу встреч в переговорных, для синхронизации работ между коллегами и отделами. Переход на распределенный режим нарушает этот цикл. Люди начинают работать асинхронно, и достаточно дефицитным и ценным ресурсом становится организация синхронных мероприятий.

Когда я учился в классическом университете, в Израиле, в отличии от России уже была модульная система, каждый учился по гибкому графику, возникали большие перерывы между парами, в которые студенты разбредались по многочисленным библиотекам и местам для самостоятельной работы, кто-то просто загорал на газоне или шел купаться в море. Обучение при этом оставалось достаточно классическим — очным, синхронным, лекция, лабораторная, домашнее задание, тест, экзамен. Обучение же в онлайн американском университете было тоже модульным, но организовано по-другому. Некоторые предметы начинались с синхронной онлайн лекции, на которой разбиралась тема, материалы для самостоятельного изучения и задание, но в большинстве случаев все ограничивалось развернутым Syllabus. Вопросы преподавателям можно было задать в асинхронном режиме по электронной почте, выполненные задания публиковались на портале, опять же, в асинхронном режиме они проходили проверку и с комментариями возвращались. Онлайн вебинары, как некоторый аналог лекции в обычном университете, проходили раз в неделю и достаточно сильно отличались. Чаще всего это было совместное изучение пройденного материала, синхронизация понимания и видения, возможность обсудить свои идеи, мысли, сомнения с преподавателями и другими студентами. Фактически, с переходом на онлайн режим обучение стало требовать больше самостоятельной работы, а синхронные онлайн мероприятия стали более редкими, очень ценными, и проводились там, где они реально нужны.

Возвращаясь к нашему опыту проведения стратегической сессии, я думаю, что в следующий раз нужно будет все это принять во внимание и организовать как можно больше самостоятельной работы, а сами онлайн мероприятия сократить до максимально возможных полутора часов и провести там, где без них не обойтись.

Задним умом анализируя свой сценарий онлайн мероприятия я бы его переделал следующим образом:

По аналогии с онлайн обучением большой объем работы переходит в режим самостоятельного выполнения. Неизбежная асинхронность сильно увеличивает сроки проведения мероприятия, но, вполне возможно, положительно повлияет на качество. При очной работе быстрее можно сформировать общий список инициатив, но, скорее всего активно включатся в работу несколько участников, а остальные будут пассивными или пытаться действовать в соответствии со сложившейся конъюнктурой. При онлайн работе каждый вынужден будет серьезнее отнестись к поставленной задаче и предложить свой собственный продуманный вариант. Синхронные мероприятие при этом, в любом случае нужно проводить для того, чтобы добиться слаженной дальнейшей работы группы, в процессе этого совместного обсуждение и формируется основной продукт — разделяемое всеми участниками понимание ситуации и согласованный план действий.

Следующее мероприятие попробуем провести по новому сценарию, результатами поделюсь в отдельной статье.

#стратегия #сидимдома #удаленка