Как облегчить планирование в редакции: опыт «Лайфхакера»

Мы совершили все ошибки за вас и делимся советами, которые могут пригодиться любой контентной команде.

Неважно, что вы делаете — небольшой блог или издание с многомиллионной аудиторией, — вам не помешает план. На его составление потребуется время и силы. Он может меняться в зависимости от обстоятельств. Но есть как минимум пять причин сделать планирование обычной практикой.

План позволяет зафиксировать инфоповоды и сезонные темы, которые точно стоит отработать. Если вы издание для родителей школьников — отметьте даты ЕГЭ и 1 сентября. Если ведёте блог о кино — главные премьеры предстоящего месяца. Если публикуете рецепты — зафиксируйте сезоны тех или иных продуктов. Это поможет вовремя подготовить материалы и ничего не пропустить.

Вечнозелёные и сезонные темы кочуют из года в год. Старые контент-планы позволяют не потерять такие материалы и быстро понять, что можно обновить и перевыпустить, а что нужно писать с нуля. Например, «Лайфхакер» каждое 1 января перевыпускает материал о том, как избавиться от похмелья, а перед 8 Марта рекомендует, что подарить коллегам или маме. Мы храним все планы с марта 2019 года и всегда можем к ним вернуться.

Гораздо проще приступить к работе, когда есть набор понятных задач. Мы в редакции каждый месяц посвящаем несколько дней сбору тем и формированию планов авторов. А затем каждый просто берёт в работу тот материал, что стоит в личном расписании.

При этом план — гибкая штука. Если появилось что-то более важное, актуальное и крутое, мы просто заменяем одну задачу другой, и глобально ничего не рушится. Так, в ковидном 2020-м постоянно появлялись поводы написать материал, который не планировали. Мы пользовались этой возможностью и просто корректировали планы.

Сколько материалов редакция произведёт в следующем месяце? А каждый автор? Как перераспределить нагрузку, если впереди череда отпусков или длинные праздники? Ответить на эти вопросы легче, если у вас есть план. Например, чтобы подготовиться к новогодним каникулам, мы прикидываем нужное количество постов и темы ещё в ноябре, производим их за декабрь и в праздники можем позволить себе отдых.

Общий контент-план редакции — хороший инструмент для анализа. В текучке сложно отстраниться от частностей и увидеть общее. С планом легче заметить тематические дыры и переизбыток, найти баланс между разными типами контента, оценить состав и продуктивность команды.

Мы не сразу нашли удобную систему и перепробовали разное. Всё начиналось с обычной фиксации задач и отслеживания их статуса.

Вы наверняка знакомы с обоими инструментами. Trello позволяет организовать работу над проектами любой сложности. В его основе лежит система канбан: процесс выполнения задач визуализируется при помощи статусов. Обычно это «Сделать», «В работе» и «Готово», но можно настроить любые. Задача проходит этап за этапом, и все участники команды видят её актуальное состояние.

Внешне всё похоже на обычную доску со стикерами, которые перетаскивают из столбца в столбец. Таких досок можно заводить несколько, чтобы разбивать задачи по направлениям, отделам, проектам — как угодно.

У нас всё работало так. Авторы утверждали темы в редакционном Telegram-чате, а затем добавляли задачи в Trello. Редакторы следили за статусами: написанное брали на редактуру, а если видели карточку с просроченным дедлайном — разбирались в причинах задержки.

Сетку статей на день формировал выпускающий редактор — чаще всего накануне. Она доносилась до членов команды в Telegram-чате. Если происходили какие-то изменения — они обсуждались там же. А для рекламных публикаций был отдельный инструмент фиксации — «Google Календарь». Он использовался коммерческой редакцией и менеджерами проектов.

По сути, это не было полноценным планированием. Мы лишь фиксировали задачи, формировали план на день из готового и не видели картину комплексно. Разные этапы работы были разнесены по разным местам. В общем, система на троечку.

В 2019 году мы решили исправить недостатки предыдущего подхода и перешли на таблицы. В них фиксировали персональные контент-планы авторов. Документы были устроены просто: один месяц — одна вкладка. Внутри — перечень задач, дедлайны и столбец для ссылки на готовый текст. Темы утверждались там же через комментарии.

Из табличек авторов выпускающий редактор составлял сводный план на месяц. Мы брали все-все тексты, которые будут в нашем распоряжении, группировали их по рубрикам, фиксировали дедлайны, закладывали время на редактуру и корректуру, после этого расставляли по конкретным дням с указанием времени выхода. Также мы подключили к планированию дизайнеров, которые готовят обложки для постов, чтобы они распределяли между собой нагрузку.

При этом остальные инструменты никуда не делись! Какое-то время мы дублировали задачи в Trello, потому что там был удобный поиск по архивированным карточкам. Коммерческая команда полностью оставила там все свои процессы: сервис подходил для их целей гораздо лучше, чем таблицы. Планировать рекламу мы продолжили в «Google Календаре».

Такое решение имело свои плюсы: мы стали лучше понимать загрузку авторов, тематическую наполненность сетки, увеличили горизонт общего планирования до месяца, начали хранить контент-планы и в дальнейшем к ним возвращаться.

Но если чей-то план изменялся (а такое происходило постоянно), то выпускающему редактору приходилось вносить коррективы в кучу разных мест. Это ручная работа, и неизбежно возникали ошибки: какие-то посты оставались неучтёнными, что-то переносилось не туда. Но главное — это отнимало много времени и бесило. Поэтому стали думать, как автоматизировать планирование.

Мы изучили разные инструменты для организации командной работы, в которых можно с удобством делать контент-план, и решили протестировать AirTable.

AirTable — это продвинутый сервис с удобным интерфейсом для работы с табличными данными. Есть браузерная версия, а также десктопные и мобильные приложения. Пользоваться всем этим можно бесплатно или за деньги — всё зависит от задач и потребностей команды. Определиться помогает подробное сравнение тарифов. Бесплатный вариант нас почти устроил, хотя в нём тесновато: нет персональных представлений, есть ограничение на количество записей в базе, хранение истории изменений и вес прикрепляемых файлов.

Главная сила AirTable — возможность визуализировать и структурировать данные. Делать это можно с помощью шаблонов, заточенных под разные задачи. Для редакционного планирования мы использовали доработанный нами Content Calendar.

Сначала пришлось заморочиться с настройкой системы: продумать поля и статусы, которые отражают наши процессы и помогут удобно представить данные. В итоге сложилась следующая схема работы.

Каждый месяц в базе с контент-планом мы создаём новую таблицу и заносим все тексты, которые планируем написать в следующем месяце. Одна тема — одна задача. В каждой задаче указываем автора, рубрики, дедлайн.

Затем выпускающий редактор формирует сетку на каждый день. В задаче (строке) заполняется поле с планируемой датой и временем публикации, а также появляются соисполнители — редактор и иллюстратор.

Все эти данные можно представить разными способами, например в виде таблицы, канбан-доски или календаря.

Сводный план доступен для просмотра всем членам команды. В отдельное представление мы вынесли календарь рекламы.

Особая прелесть AirTable — гибкая система фильтров и группировки. С их помощью можно посмотреть что угодно. Какие посты планируются на следующей неделе? Сколько из них, например, про здоровье или технологии? Каков статус задач: мы работаем впритык или с запасом? Кто сколько успевает? Все эти данные можно получать быстро и в удобной форме.

Правда, в бесплатной версии фильтры работают для всех: если вы отсортировали данные в общей базе, у других членов команды произойдёт то же самое. Эту проблему легко решить созданием нового представления — так эксперименты будут видны только вам.

AirTable также предлагает автоматизацию и интеграцию с другими сервисами, например с Gmail, Slack, «Google Календарём». Нам эти возможности не пригодились.

Мы создали шаблон нашего контент-плана, который может опробовать в деле любая редакция. Чтобы скопировать его себе и заполнять базу собственными данными, зарегистрируйтесь в AirTable, откройте шаблон и нажмите на Copy base в правом верхнем углу. Приятной работы!

Если описанный принцип планирования вам близок, можно присмотреться ещё к следующим инструментам.