реклама
разместить

Как избежать 2 фатальных ошибок при работе с Google Таблицами

Безопасность коммерческих данных и время сотрудников (в том числе – высокооплачиваемых). Фундаментальные вещи для любой компании. Но в 9 из 10 случаев безопасность находится под угрозой, а время нерационально используется… Нет, не из-за использования Google Sheets в принципе. А из-за неумения с ними работать и сторонних неподвластных нам факторов.

Как избежать 2 фатальных ошибок при работе с Google Таблицами

Первая беда – доступы к “гугоекселькам” (а также “гуглодокам”, “гуглопрезам” и т. д.).

Распространенная ошибка – “доступ по ссылке”. Она часто встречается потому, что так быстрее, нежели, например, указывать (а иногда предварительно разыскивать) почту одного или несколько человек.
Итог – ссылка уходит “в народ” и остается там даже когда сотрудники покидают вашу компанию. То есть еще и нередко достается конкурентам.

Именно поэтому, например, в моем распоряжении до сих пор находится куча облачных документов, касающихся работы компаний, с которыми я не сотрудничаю уже несколько лет. Часть этих документов до сих пор обновляется/пополняется. Часть содержит данные текущих и потенциальных клиентов.

Уверен: в ваших закромах без труда можно найти что-то аналогичное.
Но главное: что-то аналогичное точно есть в закромах ваших уже бывших коллег.

Правильным вариантом может показаться вышеупомянутый доступ по email.
Но в этом случае кому-то придется регулярно отслеживать не только ротацию в компании, но и связь конкретного сотрудника с кучей расшаренных на него документов. Чтобы при увольнении закрыть все доступы.

Мы с вами понимаем, что на практике эта механика – неосуществима. Ибо требует высочайшего уровня взаимодействия и исполнительской дисциплины минимум трех отделов – HR, IT и ИБ. Которые не в каждой компании в принципе есть.

Более простым вариантом представляется использование “облаков” внутри корпоративного портала. В данном случае – Google Workspace. Ушел человек из компании – учетка заблокирована, и все доступы обрубились автоматически.
Выглядит, как панацея.
Если, конечно, вы уверены, что такой аккаунт (а значит – учетки всех сотрудников компании и все данные в облаке) специально или случайно не забанят в связи с происходящим в мире звиздецом.

На самом деле, для большинства компаний ни один из перечисленных вариантов не решает проблему на достаточном уровне.

И тогда можно попробовать отказаться (со слезами на глазах) от прекрасного 18-летнего зарубежного сервиса в пользу любой отечественной CRM, включая Битрикс24. Ибо под капотом там всегда лежат те самые “таблички”.

Это потребует порой коренной перестройки многих бизнес-процессов.
Вы переживете несколько волн сопротивления (собственных сотрудников).
Не исключено, что будет и саботаж.
Но если хватит упорства и таланта завершить начатое – результатом будет не только решение проблем с безопасностью данных.
В 100% случаев (опираюсь на свой 7-летний интеграторский опыт) пересборка процессов приводит к их оптимизации и частичной автоматизации.
И “заодно” мы решаем вторую проблему – с нерациональным использованием рабочего времени людей. Повышаются скорость и качество труда, а столица переезжает в Нью-Васюки... Но об этом – в следующих сериях.

#личныйопыт #кибербезопасность #бизнеспроцессы #автоматизация #битрикс24
Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online

11
реклама
разместить
3 комментария

Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online

зачем придумали такие сложные таблицы вообще

А вот самое интересное, что они действительно много задач помогают решать (особенно если говорить про сводные таблицы или вообще про автоматический импорт данных в эти самые таблицы из разных и/или нескольких источников).
Но боль - проблемы с безопасностью - так и остается болью(

Внедрение культуры обратной связи в 2025 году: техники и прощание с «сэндвичем»

В статье попробуем разобраться, как обратная связь влияет на индекс вовлечённости сотрудников; от каких техник следует отказаться и как внедрить культуру обратной связи в компанию.

реклама
разместить
Как перестать решать вопросы за сотрудников и находиться в постоянной суете?

Предприниматели часто сталкиваются с одной и той же проблемой: когда вместо того, чтобы работать над развитием бизнеса, они оказываются погребенными под потоком задач, вопросов и запросов сотрудников. Вроде бы хаотичная обстановка дает иллюзию важности, но на деле это замедляет рост компании и сжигает ресурсы.

Как перестать решать вопросы за сотрудников и находиться в постоянной суете?
11
Информационная безопасность: инструкция для бизнесменов, которые хотят спать спокойно (и с деньгами)

Представьте, что ваша компания — это крепость. Только вместо стен — компьютеры, вместо стражников — сотрудники, а вместо катапульт у злоумышленников — вирусы, фишинг и криптошифровальщики. Как сохранить свой замок от захвата? Просто и с иронией рассказываем, как создать систему информационной безопасности (ИБ), которая будет работать, даже если её…

Информационная безопасность: инструкция для бизнесменов, которые хотят спать спокойно (и с деньгами)
1818
55
33
11
Больная тема! Давайте разберем организационный АНТИпаттерн.
Больная тема! Давайте разберем организационный АНТИпаттерн.
Почему 90% проектов на микросервисах обречены на провал (и что с этим делать)
Почему 90% проектов на микросервисах обречены на провал (и что с этим делать)
1313
Незаменимый сотрудник. Как руководителю обезопасить себя от шантажа
Незаменимый сотрудник. Как руководителю обезопасить себя от шантажа
22
11
Новая функция в Яндекс.Метрике, которая заменит CRM?
Новая функция в Яндекс.Метрике, которая заменит CRM?

Подробнее о функционале можно прочитать на сайте Яндекса, а я хочу обратить внимание, что эта функция полезна для систематизации бизнес-процессов, особенно для тех, кто пока не использует CRM-системы.

11
Коммуникация внутри фирмы: как избежать эффекта "испорченного телефона"
Коммуникация внутри фирмы: как избежать эффекта "испорченного телефона"

Многие клиенты, особенно начинающие предприниматели, думают, что "здесь и сейчас" все вопросы можно решить устно, а документирование кажется им лишней тратой времени. Конечно, хочется создать комфортные условия для клиента и быть на одной волне, но... самое важное, как всегда, скрывается после этого "НО"!

11
[]