Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Часто на малом масштабе, у собственников возникает ощущение, что он все контролирует, знает всех сотрудников, клиентов в лицо, понимает, что от кого можно ожидать.

Поскольку на стадии роста в компании возникает очень много новых открытий для директора, собственника бизнеса.

– Новые процессы,

– Новые вызовы,

– Сложные решения,

– Отсутствие системы в бизнес-процессах, хаос производства(что хорошо работало, перестало работать в фазе быстрого роста).

К тому же, появляются кассовые разрывы, текучка кадров, отсутствие определенности, внешние условия и многое другое.

Если вы понимаете проблему, задачу — ее можно решить с большой вероятностью, благодаря инструментам автоматизации контроля проектов, продаж, финансов и найма сотрудников.

В этой статье мы подробно описали инструменты для эффективного контроля объектов:

При этом, хранение документации и файлов по проектам — ключевая задача для строительных компаний, где безопасность и удобство доступа критически важны.

Обычно, данные хранятся где угодно, но только не в общей структуре, с разделением доступов, связью с проектами, а также возможности совместной работы над ними.

Ну и конечно, бумажные документы, отчеты на почте никак не используются в дальнейшем. Их можно применить для составления графиков, презентаций, прогнозирования роста и т.д. Но из-за хаоса, они пылятся на полках.

Поскольку моя команда занимается автоматизациеи строительного бизнеса — от обработки входящих заявок, до учета строительства объектов, проектной работы.

Скачайте шаблон идеальнои воронки в CRM для продаж в строительном бизнесе – в нашем Telegram боте

Любой проект — это десятки документов, счетов, чертежей, спецификаций, актов и согласований. Неправильно организованное хранение приводит к:

Кроме того, документация должна быть доступна для всех участников проекта: от исполнителей до заказчиков, с управлением закрытия/открытия для различных отделов, сотрудников.

Когда речь заходит о ведении отчетности и завершении проектов, к концу месяца часто появляется хаос: важно учесть все расходы, сроки и изменения.

Каждый выбранный период сотруднику система предлагает заполнить отчет с указанием ключевых параметров выполненной работы, достигнутых результатов.

Далее эти данные объединяются для создания графиков, дашбордов в системе, которые позволяют максимально быстро реагировать на существенные изменения в отделах, подразделениях.

IT решение помогает автоматизировать запросы отчетности, а также предоставлять в реальном времени актуальные данные по проектам, что минимизирует стрессовые ситуации.

Это обычный Битрикс, которым уже пользуется большинство строительных компаний. Но не используют и 30% его возможностей для этой ниши. Мы фокусируемся на автоматизации ТОЛЬКО строительного бизнеса, поэтому собираем и делимся опытом контроля проектов, продаж, финансового планирования и распределения денежных потоков в этой нише со всеми нашими клиентами.

Но нет. Когда дело доходит до внедрения современных систем управления, у многих собственников, руководителей строительного бизнеса возникают опасения.

Собственники боятся, что внедрение системы займет много времени и потребует перестройки всей работы компании. Кроме того, есть страх перед изменениями: перестраивать бизнес-процессы сложно, а адаптация сотрудников может вызвать сопротивление.

Реальность: Процесс внедрения системы можно делать поэтапно, начиная с базовых функций — например, управления одним типом проектов. Это позволяет избежать стресса и постепенно внедрять новые возможности ограниченной группой сотрудников. Более того, мы, как интегратор, можем подсказать конкретные решения и подходы, которые уже эффективно работают в других компаниях, подобной вашей.

Еще некоторые собственники предпочитают видеть всё своими глазами и считают, что личный контроль — лучший способ управления. Использование системы, которая «автоматизирует» процессы, может вызвать страх потери контроля.

Реальность: На самом деле автоматизация как раз дает больше возможностей для контроля. Решение предоставляет инструменты для отслеживания выполнения задач, прогресса по проектам, а также фиксации ответственных лиц. Это снижает необходимость постоянного вмешательства руководства, поездок на объекты и делает бизнес-процессы прозрачными.

Скачайте PDF файл со списком всех основных показателей, которые будете контролировать в компании + формулы по их расчету + инструменты, которые позволяют расчитывать без жесткой привязки к конкретной CRM системе.

P.S. Поделитесь этой статьей со своими знакомыми-строителями. Они вам точно будут благодарны!