реклама
разместить

Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Учет объектов, контроль строительства, работа с документами
Учет объектов, контроль строительства, работа с документами

Часто на малом масштабе, у собственников возникает ощущение, что он все контролирует, знает всех сотрудников, клиентов в лицо, понимает, что от кого можно ожидать.

Поскольку на стадии роста в компании возникает очень много новых открытий для директора, собственника бизнеса.

– Новые процессы,

– Новые вызовы,

– Сложные решения,

– Отсутствие системы в бизнес-процессах, хаос производства(что хорошо работало, перестало работать в фазе быстрого роста).

К тому же, появляются кассовые разрывы, текучка кадров, отсутствие определенности, внешние условия и многое другое.

Автоматизация решает всё.

Если вы понимаете проблему, задачу — ее можно решить с большой вероятностью, благодаря инструментам автоматизации контроля проектов, продаж, финансов и найма сотрудников.

В этой статье мы подробно описали инструменты для эффективного контроля объектов:

При этом, хранение документации и файлов по проектам — ключевая задача для строительных компаний, где безопасность и удобство доступа критически важны.

Обычно, данные хранятся где угодно, но только не в общей структуре, с разделением доступов, связью с проектами, а также возможности совместной работы над ними.

Ну и конечно, бумажные документы, отчеты на почте никак не используются в дальнейшем. Их можно применить для составления графиков, презентаций, прогнозирования роста и т.д. Но из-за хаоса, они пылятся на полках.

Поскольку моя команда занимается автоматизациеи строительного бизнеса — от обработки входящих заявок, до учета строительства объектов, проектной работы.

Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Подготовили для вас подарок — идеальная воронка продаж для строительнои компании

Скачайте шаблон идеальнои воронки в CRM для продаж в строительном бизнесе – в нашем Telegram боте

Любой проект — это десятки документов, счетов, чертежей, спецификаций, актов и согласований. Неправильно организованное хранение приводит к:

  • Потере документов;
  • Недоступности нужной информации в нужный момент;
  • Ошибкам при передаче данных;
  • Срывам сроков и финансовым потерям.
  • Отсутствию доказательств для регуляторов

Кроме того, документация должна быть доступна для всех участников проекта: от исполнителей до заказчиков, с управлением закрытия/открытия для различных отделов, сотрудников.

Внедрение системы для контроля объектов позволяет организовать хранение, с привязкой к конкретному объекту в одном месте

  • Вся документация находится в одном месте, доступ к ней можно легко настроить.
  • Не нужно больше беспокоиться о том, что один сотрудник хранит файлы на своем компьютере, а другой — в мессенджере.
  • Одной из самых частых проблем является путаница в версиях файлов. Сотрудникам важно отслеживать изменения в документах, что исключает вероятность того, что кто-то будет работать с устаревшей версией проекта.
  • Для оперативного решения вопросов на строительной площадке, важно иметь доступ к документам с телефона, планшета или с ноутбука.
  • При этом можно подключить 1C для прикрепления фото чеков, актов для мониторинга расходов и планов по строительным объектам.
  • При этом система позволяет настраивать права доступа для каждого сотрудника или группы сотрудников, регулярно проводит копию данных на сервере компании.
Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?
Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?
Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Обратите внимание на автоматизацию отчетности и контроля сотрудников

Когда речь заходит о ведении отчетности и завершении проектов, к концу месяца часто появляется хаос: важно учесть все расходы, сроки и изменения.

Каждый выбранный период сотруднику система предлагает заполнить отчет с указанием ключевых параметров выполненной работы, достигнутых результатов.

Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Далее эти данные объединяются для создания графиков, дашбордов в системе, которые позволяют максимально быстро реагировать на существенные изменения в отделах, подразделениях.

IT решение помогает автоматизировать запросы отчетности, а также предоставлять в реальном времени актуальные данные по проектам, что минимизирует стрессовые ситуации.

  • Автоматические напоминания и уведомления не дают забыть о важных задачах.
  • Благодаря встроенной системе отчетности, руководитель всегда может быстро сформировать нужный документ, получить отчет или запросить дополнительные данные у любого сотрудника в 2 клика.

Что это за система?

Это обычный Битрикс, которым уже пользуется большинство строительных компаний. Но не используют и 30% его возможностей для этой ниши. Мы фокусируемся на автоматизации ТОЛЬКО строительного бизнеса, поэтому собираем и делимся опытом контроля проектов, продаж, финансового планирования и распределения денежных потоков в этой нише со всеми нашими клиентами.

Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Казалось бы, отличная возможность — бери и делай!

Но нет. Когда дело доходит до внедрения современных систем управления, у многих собственников, руководителей строительного бизнеса возникают опасения.

Собственники боятся, что внедрение системы займет много времени и потребует перестройки всей работы компании. Кроме того, есть страх перед изменениями: перестраивать бизнес-процессы сложно, а адаптация сотрудников может вызвать сопротивление.

Реальность: Процесс внедрения системы можно делать поэтапно, начиная с базовых функций — например, управления одним типом проектов. Это позволяет избежать стресса и постепенно внедрять новые возможности ограниченной группой сотрудников. Более того, мы, как интегратор, можем подсказать конкретные решения и подходы, которые уже эффективно работают в других компаниях, подобной вашей.

Еще некоторые собственники предпочитают видеть всё своими глазами и считают, что личный контроль — лучший способ управления. Использование системы, которая «автоматизирует» процессы, может вызвать страх потери контроля.

Реальность: На самом деле автоматизация как раз дает больше возможностей для контроля. Решение предоставляет инструменты для отслеживания выполнения задач, прогресса по проектам, а также фиксации ответственных лиц. Это снижает необходимость постоянного вмешательства руководства, поездок на объекты и делает бизнес-процессы прозрачными.

Как отслеживать ключевые показатели бизнеса в авто-режиме? Какие инструменты для этого использовать уже сейчас?

Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?

Скачайте PDF файл со списком всех основных показателей, которые будете контролировать в компании + формулы по их расчету + инструменты, которые позволяют расчитывать без жесткой привязки к конкретной CRM системе.

P.S. Поделитесь этой статьей со своими знакомыми-строителями. Они вам точно будут благодарны!

2626
22
22
22
22
11
реклама
разместить
10 комментариев

Полезное

Сложно только на первых порах внедрения. Зато потом как просто найти нужную инфу, как быстро ввести в курс дела нового сотрудника, как легко отследить где есть ошибки, просрочки и тд и тп

С вводными конструкциями запутались и запятыми в них. Извините за непрошенный совет, но все их можно выкинуть без потери смысла.

Последний абзац на скрине вообще обрывается на полуслове ;)

О, да, я — любитель усложнять

Все равно это нужно делать. Любые изменения всегда не кстати

Раскрывать всегда
10 инструментов, которые сделают вашу жизнь легче: автоматизация для бизнеса

Автоматизация — это не просто модный тренд, а необходимость для бизнеса, который хочет развиваться быстрее и работать эффективнее. Подготовила подборку из 10 инструментов, которые экономят время и помогают сосредоточиться на главном — росте вашего дела.

10 инструментов, которые сделают вашу жизнь легче: автоматизация для бизнеса
реклама
разместить
Как забыть про рутину и сосредоточится на успехе: инструкция по автоматизации
Как забыть про рутину и сосредоточится на успехе: инструкция по автоматизации
22
11
Систематизация и автоматизация бизнеса: когда это пустая трата денег, а когда — путь к прибыли?
Систематизация и автоматизация бизнеса: когда это пустая трата денег, а когда — путь к прибыли?
Барьеры на пути к прозрачности: что мешает строительным компаниям внедрить контроль?
Как выстроить прозрачные процессы в строительной компании?

В каждом строительном проекте теряется несколько миллионов, связанных с задержками, перерасходом бюджета и проблемами качества, но несмотря на это многие компании продолжают работать в условиях недостаточного контроля и с нелогичными процессами.

1010
33
Почему 20% бюджета строительного проекта — это ошибки, которые можно исправить? Как выстроить систему контроля качества в строительстве
Какие затраты в строительстве можно устранить? 

По данным McKinsey, ошибки на этапах проектирования и контроля увеличивают затраты на строительство в среднем на 20%. Если у компании оборот 1 млрд рублей — за год это 200 млн. Неплохая сумма набегает?

88
11
11
Работали без MS Project и Jira до того, как это стало мейнстримом. Как мы управляем проектами в своей системе
Работали без MS Project и Jira до того, как это стало мейнстримом. Как мы управляем проектами в своей системе

В этой колонке я расскажу, как мы автоматизировали процессы на каждом этапе управления проектом и как это помогает нам укладываться в сроки, управлять ресурсами без овербукинга, ставить выполнимые цели и не терять информацию в проектах.

88
22
Кризис планирования – Почему половина строительных проектов постоянно отстает от графика?
Ключевая проблема нарушения сроков строительства – неверное планирование

Главная причина, по которой стройки выбиваются из графика, – это неверное планирование этапов и недооценка сроков. И это не просто чья-то ошибка, а системная проблема, свойственная строительной отрасли, которая требует комплексного подхода для решения.

1212
Как сделать так, чтобы подрядчик в строительстве точно не подвел? Ответ — выбрать нормального и контролировать. Но как?
Работа со строительными подрядчиками

Каждый этап взаимодействия с подрядчиком — от поиска и отбора до оценки качества работы — это маленький кирпичик, который помогает или, наоборот, тормозит строительство.

1414
22
11
[]