Как удобно и безопасно хранить проектную документацию / отчеты, чтобы в конце месяца у сотрудников не появлялись седые волосы?
При этом, хранение документации и файлов по проектам — ключевая задача для строительных компаний, где безопасность и удобство доступа критически важны.
Обычно, данные хранятся где угодно, но только не в общей структуре, с разделением доступов, связью с проектами, а также возможности совместной работы над ними.
Ну и конечно, бумажные документы, отчеты на почте никак не используются в дальнейшем. Их можно применить для составления графиков, презентаций, прогнозирования роста и т.д. Но из-за хаоса, они пылятся на полках.
Поскольку моя команда занимается автоматизациеи строительного бизнеса — от обработки входящих заявок, до учета строительства объектов, проектной работы.
Подготовили для вас подарок — идеальная воронка продаж для строительнои компании
Скачайте шаблон идеальнои воронки в CRM для продаж в строительном бизнесе – в нашем Telegram боте
Любой проект — это десятки документов, счетов, чертежей, спецификаций, актов и согласований. Неправильно организованное хранение приводит к:
- Потере документов;
- Недоступности нужной информации в нужный момент;
- Ошибкам при передаче данных;
- Срывам сроков и финансовым потерям.
- Отсутствию доказательств для регуляторов
Кроме того, документация должна быть доступна для всех участников проекта: от исполнителей до заказчиков, с управлением закрытия/открытия для различных отделов, сотрудников.
Внедрение системы для контроля объектов позволяет организовать хранение, с привязкой к конкретному объекту в одном месте
- Вся документация находится в одном месте, доступ к ней можно легко настроить.
- Не нужно больше беспокоиться о том, что один сотрудник хранит файлы на своем компьютере, а другой — в мессенджере.
- Одной из самых частых проблем является путаница в версиях файлов. Сотрудникам важно отслеживать изменения в документах, что исключает вероятность того, что кто-то будет работать с устаревшей версией проекта.
- Для оперативного решения вопросов на строительной площадке, важно иметь доступ к документам с телефона, планшета или с ноутбука.
- При этом можно подключить 1C для прикрепления фото чеков, актов для мониторинга расходов и планов по строительным объектам.
- При этом система позволяет настраивать права доступа для каждого сотрудника или группы сотрудников, регулярно проводит копию данных на сервере компании.
Обратите внимание на автоматизацию отчетности и контроля сотрудников
Когда речь заходит о ведении отчетности и завершении проектов, к концу месяца часто появляется хаос: важно учесть все расходы, сроки и изменения.
Каждый выбранный период сотруднику система предлагает заполнить отчет с указанием ключевых параметров выполненной работы, достигнутых результатов.
Далее эти данные объединяются для создания графиков, дашбордов в системе, которые позволяют максимально быстро реагировать на существенные изменения в отделах, подразделениях.
IT решение помогает автоматизировать запросы отчетности, а также предоставлять в реальном времени актуальные данные по проектам, что минимизирует стрессовые ситуации.
- Автоматические напоминания и уведомления не дают забыть о важных задачах.
- Благодаря встроенной системе отчетности, руководитель всегда может быстро сформировать нужный документ, получить отчет или запросить дополнительные данные у любого сотрудника в 2 клика.
Что это за система?
Это обычный Битрикс, которым уже пользуется большинство строительных компаний. Но не используют и 30% его возможностей для этой ниши. Мы фокусируемся на автоматизации ТОЛЬКО строительного бизнеса, поэтому собираем и делимся опытом контроля проектов, продаж, финансового планирования и распределения денежных потоков в этой нише со всеми нашими клиентами.
Казалось бы, отличная возможность — бери и делай!
Но нет. Когда дело доходит до внедрения современных систем управления, у многих собственников, руководителей строительного бизнеса возникают опасения.
Собственники боятся, что внедрение системы займет много времени и потребует перестройки всей работы компании. Кроме того, есть страх перед изменениями: перестраивать бизнес-процессы сложно, а адаптация сотрудников может вызвать сопротивление.
Реальность: Процесс внедрения системы можно делать поэтапно, начиная с базовых функций — например, управления одним типом проектов. Это позволяет избежать стресса и постепенно внедрять новые возможности ограниченной группой сотрудников. Более того, мы, как интегратор, можем подсказать конкретные решения и подходы, которые уже эффективно работают в других компаниях, подобной вашей.
Еще некоторые собственники предпочитают видеть всё своими глазами и считают, что личный контроль — лучший способ управления. Использование системы, которая «автоматизирует» процессы, может вызвать страх потери контроля.
Реальность: На самом деле автоматизация как раз дает больше возможностей для контроля. Решение предоставляет инструменты для отслеживания выполнения задач, прогресса по проектам, а также фиксации ответственных лиц. Это снижает необходимость постоянного вмешательства руководства, поездок на объекты и делает бизнес-процессы прозрачными.
Как отслеживать ключевые показатели бизнеса в авто-режиме? Какие инструменты для этого использовать уже сейчас?
Скачайте PDF файл со списком всех основных показателей, которые будете контролировать в компании + формулы по их расчету + инструменты, которые позволяют расчитывать без жесткой привязки к конкретной CRM системе.
P.S. Поделитесь этой статьей со своими знакомыми-строителями. Они вам точно будут благодарны!
Автоматизация — это не просто модный тренд, а необходимость для бизнеса, который хочет развиваться быстрее и работать эффективнее. Подготовила подборку из 10 инструментов, которые экономят время и помогают сосредоточиться на главном — росте вашего дела.
В каждом строительном проекте теряется несколько миллионов, связанных с задержками, перерасходом бюджета и проблемами качества, но несмотря на это многие компании продолжают работать в условиях недостаточного контроля и с нелогичными процессами.
По данным McKinsey, ошибки на этапах проектирования и контроля увеличивают затраты на строительство в среднем на 20%. Если у компании оборот 1 млрд рублей — за год это 200 млн. Неплохая сумма набегает?
В этой колонке я расскажу, как мы автоматизировали процессы на каждом этапе управления проектом и как это помогает нам укладываться в сроки, управлять ресурсами без овербукинга, ставить выполнимые цели и не терять информацию в проектах.
Главная причина, по которой стройки выбиваются из графика, – это неверное планирование этапов и недооценка сроков. И это не просто чья-то ошибка, а системная проблема, свойственная строительной отрасли, которая требует комплексного подхода для решения.
Каждый этап взаимодействия с подрядчиком — от поиска и отбора до оценки качества работы — это маленький кирпичик, который помогает или, наоборот, тормозит строительство.
Полезное
Спасибо за комментарий
Сложно только на первых порах внедрения. Зато потом как просто найти нужную инфу, как быстро ввести в курс дела нового сотрудника, как легко отследить где есть ошибки, просрочки и тд и тп
Точно)
С вводными конструкциями запутались и запятыми в них. Извините за непрошенный совет, но все их можно выкинуть без потери смысла.
Последний абзац на скрине вообще обрывается на полуслове ;)
О, да, я — любитель усложнять
Все равно это нужно делать. Любые изменения всегда не кстати