Получение списка откликов по вакансии на Работа.Ру и создание сделок с контактами в Битрикс24
Часто компании используют внешние сервисы для поиска и подбора персонала (Работа.ру, HeadHunter и другие) плюс работают с текущими вакансиями и кадровым резервом соискателей в Битрикс24. Способ ведения воронки подбора может быть разный. Каждая компания использует наиболее удобный для себя функционал: например, сделки и создание контакта для каждого отклика с привязкой его к сделке. Именно про такой подход мы расскажем в статье, а также покажем настройку интеграции, которая данный кейс автоматизирует.
1. Зачем сохранять отклики на вакансии в Битрикс24? Проблема и решение
Рассмотрим кейс нашего заказчика, который использует платформу Работа.ру.
Сотрудники заказчика публикуют вакансии и получают на нее отклики. Каждый отклик необходимо провести по воронке подбора. Для этого в Битрикс24 созданы направления сделок, стадии и соответствующие роботы для автоматической рассылки. Для заказчика удобно создавать под каждый отклик отдельную сделку. Сохранять информацию о соискателях он предпочитает в контактах Битрикс24, которые привязываются к сделке и далее сохраняются в базе CRM, где их можно быстро найти при необходимости.
Создаем сделку на каждый отклик из HeadHunter в Битрикс24: похожий кейс читайте по ссылке в нашем блоге.
Проблема возникает в процессе переноса откликов из Работа.ру в Битрикс24.
Так как процесс этот осуществляется вручную, то не исключены ошибки: сотрудник может, к примеру, создать руками контакт и неправильно привязать его к вакансии, или же ошибиться в процессе самого создания контакта.
Инструкция по настройке интеграции HeadHunter и Битрикс24 (выгрузка отклика в смарт-процесс плюс контакт): читайте здесь.
При большом списке откликов (а это распространенная ситуация) риск ошибиться у сотрудника возрастает. Контроль при этом не совсем прозрачен, так как источником откликов является внешний сервис, куда у руководителя вообще может не быть доступа.
Ручное копирование и внесение данных о кандидате с Работа.ру в контакт Битрикс24 и привязка контакта к сделке отнимает большую часть рабочего времени сотрудника, занимающегося подбором. Это также может плохо отразиться на скорости закрытия вакансии.
Автоматическая отправка сообщения в чат соискателю в HeadHunter из Битрикс24: подробнее тут.
Какое решение мы предложили заказчику?
Через Пинкит.Билдер мы без разработки добавили событие на шаг 1 в настройку интеграций Пинкит - Получение списка вакансий.
Интеграция между Работа.ру и Битрикс24 перебирает отклики и создает из каждого отклика сделку плюс контакт, который будет привязан к сделке. Из отклика забираются все необходимые данные, также в таймлайн сделки выводится комментарий о новом отклике с указанием значения нужных заказчику полей, например, размер желаемой зарплаты соискателя.
Автоматизация для HR: как, подключив одну учетку администратора на HeadHunter, получать все отклики в CRM? Читайте кейс в нашем блоге.
Данный кейс настраивается одной интеграцией на платформе Пинкит, настройку мы покажем далее.
2. Выгрузка списка откликов в сделку Битрикс24 с созданием контактов и комментарием в живую ленту
2.1. Шаг 1: Откуда
Указываем событие Список откликов для сервиса Работа.ру. Обязательно указываем стадию сделки (например, Интервью - на этой стадии можно настроить робот, который разошлет по указанным контактам приглашение на собеседование).
2.2. Шаг 2: Инструменты
- Проверить
Используем Поиск ID соответствующий сущности, чтобы сопоставить отклик на вакансию на стороне Работа.ру со сделкой Битрикс24.
- Если выгрузка есть, то прервать
Используем инструмент Проверка по полю step6. Условие - Логическое(Истина), действие - прервать, если проверка пройдена.
- Найти контакт по Email в Битрикс24
Данный шаг нужен для проверки на дубли, так как один и тот же соискатель может откликаться на разные вакансии, соответственно, для него уже может быть создан контакт в Битрикс24.
Используем API-запрос методом GET с указанием урла /crm.contact.list?filter[EMAIL]={{source.resume.email}}.
- Если контакт не найден, то продолжить создание контакта
Используем инструмент Если-иначе. Если контакт не найден, его необходимо создать. Название поля - step1.result, условие - пустое значение, результат при успешной проверке =1, результат при неуспешной проверке = 0.
- Форматирование номера телефона к единому формату
Используем инструмент Форматирование номера телефона. Условие выполнения и название поля указываем source.resume.phone. Формат - +ххххххххххх, код страны - 8.
- Создать контакт
Используем API-запрос методом POST. Указываем url: /crm.contact.add. Условие выполнения - step2.
Запрос будет следующий:
Таким образом, в контакте будут созданы и заполнены поля Имя, Адрес, Телефон, Почта.
- Взять старый или новый контакт
Используем инструмент Если-иначе. Название поля step2, условие - Число(Равно), сравниваемое значение = 0, результат при успешной проверке = {{step1.result.0.ID}}, результат при неуспешной проверке = {{step3.result}}.
2.3. Шаг 3: Куда
На данном шаге мы создаем сделку в Битрикс24. Обязательно указываем направление сделок.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем поля сделки и настраиваем дополнительные запросы для выгрузки города и ссылки на резюме:
2.5. Шаг 5: Запуск
Указываем название, периодичность запросов данных и запускаем интеграцию.
3. Итог
Результатом работы интеграции будет созданная из нового отклика на Работа.ру сделка в Битрикс24 с привязанным к ней контактом и выгрузкой информации о кандидате в живую ленту сделки.
Для каждого отклика создается отдельная сделка плюс контакт, которая далее ведется по воронке подбора и закрывается, когда решение по кандидату принято.
Нашему заказчику такой подход позволил не только сократить ручной труд на перенос откликов из внешнего сервиса Работа.ру, но и обеспечить прозрачность процесса работы с вакансиями для руководителя. Больше не нужно переключаться на внешнюю платформу, а также вручную формировать кадровый резерв — даже когда сделка закрывается, данные о соискателях сохраняются в контактах Битрикс24, где их можно быстро найти, если потребуется.
Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp. Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.