Анатомия бизнеса: потрошим реальные проекты. Что такое «декомпозиция», и для чего она нужна?

Покажу на реальных примерах, как с помощью Гугл Таблиц разобрать бизнес по косточкам, выловить ошибки и исправить их. И всё это можно сделать быстро и бесплатно. Я разберу 3 примера и дам ссылки на шаблоны, чтобы можно было посмотреть всю структуру целиком, поиграться с показателями и подглядеть формулы. Каждая подобная таблица получается разной, поэтому примеры покажут несколько взглядов на «расщепление».

Мне на ум приходит сравнение слабых звеньев в бизнесе с неправильно сросшейся после перелома костью, пусть в качестве примера будет лучевая кость (она в предплечье). Так происходит, если травма осталась без должного внимания, иногда из-за ошибок врачей. Если кость срослась неправильно, её нужно повторно сломать, собрать так, как должно быть и дождаться выздоровления.

Точно также обстоят дела и бизнесе. Если в бизнес-процессе где-то нарушения, на выходе результат будет хуже, чем мог бы быть. Как та же кость: вроде, она срослась, и рука функционирует, но привычных нагрузок не выдерживает, на погоду ноет, да и анатомическая форма как-то изменилась и смотрится теперь не гармонично.

Различие между примером с переломом и бизнесом лишь в том, что кость нужно сначала сломать, чтобы увидеть последствия неправильного сращивания, а бизнес можно с самого начала выстраивать косо, оттого может казаться, что все идет так, как должно. Почему так? Потому, что сравнивать не с чем. Сравнить все же можно с конкурентами, но это внешнее сравнение, и оно не способно дать глубокое внутреннее понимание собственных промахов. А, если учесть, что два одинаковых бизнеса могут иметь очень разные процессы внутри, то такое сравнение не даст ничего, кроме понимания, что как-то можно лучше.

Среди всего многообразия на рынке сервисов для контроля процессов в бизнесе, я хочу выделить простой, бесплатный и абсолютно индивидуальный инструмент для решения этой задачи. Я всегда начинаю именно с него, т.к. системы сквозной аналитики, коллтрекинги и CRM — это уже инструменты более тонкого контроля. Зачастую они платные. Мелкому бизнесу они могут быть не по карману, да и вообще, чтобы что-то внедрить, как надо, неплохо бы поставить хоть сколько-то нормальное техзадание исполнителю, а вообще без понимания, как оно всё сейчас, сделать это ТЗ невозможно.

Для начала стоит посмотреть на общую картину, как бы в максимальном её удалении, чтобы охватить целиком. Так находятся уязвимости, с которыми можно поработать в приближении.

Декомпозиция — это разделение целого на части. Суть проста — нужно учесть основные процессы, влияющие на бизнес и посмотреть, как они взаимодействуют. Чем больше факторов будет учтено, тем точнее получится модель, но таблица (такое представление я здесь разберу) станет сложнее в исполнении, а вероятность допустить ошибку увеличится. Поэтому я рекомендую начать с самого простого учета и постепенно дополнять её, чтобы «туман» рассеивался.

Дальше и я покажу, как всё сделать в Гугл Таблицах. Примеры приведу средней сложности, т.е. не совсем простые, но и не особенно сложные, чтобы любой человек с минимальным пониманием, что вообще такое Гугл Таблица, смог адаптировать инструмент под себя и сразу применить.

На звание лучшего программиста, оптимизатора или математика я не претендую. Вероятно, какие-то данные можно было эффективнее отразить в таблицах, а что-то можно и убрать, но мой мозг работает своим уникальным образом, и эти таблицы — отражение индивидуального мышления. В этом, кстати, прелесть таблиц — их можно затачивать под себя как угодно, нет нужды привыкать к какому-то стандартному дашборду (так называется рабочая область с выведенными на неё показателями, термин универсальный). Здесь всё как конструктор.

Это реальное мероприятие, и я изменил или скрыл некоторые цифры и данные для того, чтобы соблюсти финансовую тайну клиента. Цифры не важны, важен только принцип и его реализация.

Таблица из примера №1 здесь.

Когда я открываю таблицу, прежде всего я вижу самые основные показатели, от которых отталкиваюсь в принятии всех последующих решений.

Самые важные общие показатели. Отрицательное количество дней до мероприятия стоит потому, что там работает формула, которая сама ежедневно все пересчитывает. Если поменять дату начала на другую, пересчет происходит автоматически. С планами по билетам и выручкам все точно также.

Чуть ниже этой таблички ссылка на ежедневный отчет по продажам (я эту ссылку из шаблона убрал). В этом отчете я вижу, сколько звонков сделал каждый из менеджеров, сколько сделано продаж. Данные по каждому менеджеру учтены индивидуально, и я вижу эффективность их работы в режиме реального времени. Общие показатели сведены на отдельном листе, а формула забирает эти данные в мою общую декомпазиционную таблицу. Менеждеры сами заполняют руками только свои показатели, а я руками ничего не делаю.

Этот блок учитывает более глубокие показатели, которые потом подтягиваются в красный фрагмент таблицы (который я описал чуть выше). Ячейки с ошибкой «ССЫЛ!» просто не получают данные от других таблиц, я их скрыл, но формулы там правильные, и данные можно просто подменить, чтобы результат пересчитался.

Таблицы с гипотезами нужны для того, чтобы как можно точнее предсказать реальные продажи. Шесть таблиц у меня потому, что я сделал два расчёта, у которых разные начальные точки: одна из них исходит из желаемой прибыли, другая из продаж билетов. Данные взяты с таких же мероприятий в прошлые периоды, просто предыдущий опыт.

Далее эти математические модели соотнесены с моими ощущениями того, какими будут продажи. Эти ощущения сформированы на основе текущего положения дет, т.е. динамики текущих продаж, количестве звонков в день, субъективной оценке «интересности» программы и ещё куче всего.

И третий шаг — это усреднение между гипотезами на основе прошлого опыта проведения мероприятий и собственных ощущений на текущий момент. На мой взгляд, такая гипотеза позволяет довольно точно предсказывать, чего ожидать.

Здесь принципы те же: ошибки там, где данные не тянутся, а отрицательное значение плана оттого, что мероприятие уже давно закончилось, а формула продолжает отсчитывать дни до его начала, которые теперь стали днями после окончания. Меняем данные и смотрим, как все работает.

Фиолетовые таблицы — это отчеты из отделов продаж. У меня в примере их три, т.к. был собственный ОП, дополнительный ОП на аутсорсе (мы наняли колл центр, чтобы быстрее прозванивать базу контактов) и еще партнёрские продажи. Всё это учитывалось отдельно и сводилось в разные таблицы, чтобы видеть, какие из каналов эффективны, а какие — нет.

Данные с прошлого мероприятия мне пригодились для того, чтобы понять долю каждой категории билетов в общей выручке, и на основе этого спрогнозировать доли продаж в предстоящем мероприятии. Это делает прогнозы еще точнее, ведь я опираюсь на реальные данные. Сам по себе этот инструмент не способен сколько-нибудь точно предсказать будущее, но в связке с другими приёмами увеличивает точность прогноза.

Средняя стоимость билетов совпадает со вторым значением цены для каждого билета только потому, что здесь так подобраны цены, но это не обязательно выглядит подобным образом. Например, этапов повышения цен может быть 5 вместо 3, а сами цены могут расти с другой пропорцией. Среднее значение изменится.

Здесь ссылка на таблицу с лидами с сайта. Т.е. я вижу трафик, который приходит именно с сайта, а не от партнеров или по каким-то другим каналам. Это очень удобно, если идет большой объем платного трафика, и мне нужно контролировать оперативность его отработки отделом продаж. Ещё я сверяю список с данными из CRM на случай, если интеграция где-то отвалится.

Здесь у меня utm-метки, которые я выдаю менеджерам и партнерам. Если те посылают свой трафик на сайт, я это вижу. При расчете зарплат это помогает избежать споров или обмана. Зарплата начисляется с продаж, прошедшим по этим меткам. Генерировать их просто, делается за несколько секунд. Разные полезные для работы ссылки

В самом низу я добавляю ссылки, к которым мне нужен оперативный доступ. Например, я делаю периодический анализ звонков из CRM, разбираю организационные моменты или сверяю расход-доход.

Вот программа мероприятия мне не нужна на дашборде, она не отражает важные показатели, но я должен всегда иметь её под рукой, чтобы общая картина была полной. По плану и программе можно не только ориентироваться в проведении мероприятия, там можно обнаружить расходы, о которых все забыли. Так что, это важно.

Тут все просто — это расходы по категориям. Преимущественно заполняются руками, но есть ячейки, в которые данные тянутся из других документов. Например, хозяйственная часть может меняться, этим занят завхоз, а я буду видеть только конечный результат. Также может меняться расход на кейтеринг или аренду зала. Моя таблица не перегружена лишними данными, она учитывает только важные показатели.

Вот и все. Я вижу эту таблицу, и весь проект предстает передо мной, как код для оператора из фильма «Матрица». Люди, кто смотрит в таблицу впервые, видят только набор цифр, а я смотрю на готовый проект с многовариантным исходом. Это ли не круто?

Этот мой фестиваль, я тут отвечал почти за всё. И важно сказать, что именно декомпозиционная таблица позволила без привлечения спонсоров и инвесторов не только не уйти в минус, но и заработать денег. А риски там были, уж поверь. В этом проекте ходили суммы с 6 нулями, и местами было страшновато, учитывая, что сам фест я проводил на заре своей предпринимательской деятельности, и тогда подобные суммы вообще были для меня запредельными.

Здесь также изменены все ключевые данные. Как и в первом примере, важно исключительно суть.

Таблица из примера №2 здесь.

На этом примере я долго останавливаться не буду. После очень подробного описания сути работы первого примера, тут я лишь поставлю акценты на вещах, которые считаю важными для углубления понимании декомпозиции.

Иногда легче трудиться, когда картинка желаемого результата всегда перед глазами. Никто же не хочет денег, верно? Всем нужны те возможности, которые деньги предоставляют. Так почему бы не исключить из цепочки желаний посредника? Вот это и сделано в самом начале декомпазиционной таблицы фестиваля SUNART. Значение ячеек меняется на «да» или «нет» автоматом в зависимости от условий, формулу можно посмотреть в этих же ячейках. Если имеется продвинутый уровень в работе с таблицами, то можно настроить и изменение цвета ячейки при выполнении определенного условия. Достигается результат — зелёный цвет, не достигается — красный.

Другой проект — другие расходы. Здесь таблица основных показателей выглядит так. В этом проекте для меня был особенно важен показатель маржинальности, поэтому он вынесен отдельно. Почему важен? Потому, что мы могли добавлять в программу разные пункты, делая её все более привлекательной, но это снижало прибыль, т.к. за каждый из пунктов программы нужно было платить. Этот проект был очень завязан на балансе между тем, что мы можем дать гостям и тем, сколько заработаем. Про ценообразование я могу написать отдельную статью :)

Допущения тут тоже отличаются. Я привел этот фрагмент в пример, чтобы показать, насколько сильными могут быть отличия. И это нормально. Более того, если бы параллельно со мной кто-то еще делал декомпозицию этого же фестиваля, она могла бы выглядеть абсолютно иначе.

Этот проект был задуман как семейный бизнес на двоих с братом. На нём вся хозяйственная часть, на мне экономика и продвижение. Учитывая, что мы оба любим вейк, проект имел не только финансовую привлекательность.

Таблица из примера №3 здесь.

В этом проекте дело до реализации не дошло, мы отложили его на стадии реализации, т.к. возникли вопросы с местом установки. Мы решили, что долгие переговоры и куча волокиты с документами не стоят того, чтобы тащить проект. Однако, первичная декомпозиция все-таки сделана. В документе есть несколько листов, которы по-сути являются разными сценариями проекта: от максимально заряженной версии до минимально допустимой.

Если бы мы занялись им дальше, таблица превратилась бы в нечто большее, как в предыдущих проектах.

На этом примере можно увидеть, что не всегда декомпозиция — это большая страшная таблица с какими-то перекрестными ссылками, кучей формул и цветовыми маркерами. Иногда все проще. В начале все проще почти всегда.

Особенно здесь не на чем сделать акцент, с примером можно ознакомиться самостоятельно, в пояснениях он не нуждается.

Если остались вопросы, я могу ответить на них в комментариях.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если так, можно отметить её как понравившуюся. и послать тому, кому она тоже пригодится.

Вот ссылки на статьм по упаковке и запуску любого продукта на рынок (начинай с первой в списке и читай все последовательно, они логически связаны между собой и дают целостное видение только вместе):

Расскажешь, что именно нужно? Вместе подумаем, что можно сделать?

#декомпозиция #управление #управлениепроектами #управлениебизнесом #эффективность #crm #дашборды #дашборд #маркетинг #таблицы #таблицыгугл #таблица