Как внутренняя база знаний поможет снизить текучку кадров в испытательный период
Кейс из мира энергетики
В продолжении темы обучения персонала, которую рассматривали в предыдущей публикации, хочу поделиться с разрешения нашего клиента историей из его практики.
Энергосбытовая компания, 3 месяца искали инженера дефицитной специальности. Откопали сокровище, вывели на работу и … через месяц потеряли.
Попробуем разобраться, почему систематизированная внутренняя база знаний так важна. Особенно в период адаптации новых сотрудников.
Понедельник, первый день работы. Всем здравствуйте. Генеральный, пожелав успешного дня на планерке, отправил в “плавание” Наставником на испытательный срок назначил заместителя по реализации.
Новому сотруднику выделили рабочее место с базой данных, стационарным телефоном, необходимой канцелярией и поставили задачу:
Не тыкай, не нажимай сохранить - просто поизучай. Посмотри разделы, функционал. Освобожусь, расскажу, как с ней работать.
В недоумении сотрудник зашел в базу, ввел выданный логин, пароль, полистал все, что доступно под правами “пользователь”. Нарисовалась общая картинка о программе, без конкретики.
Прошла половина рабочего дня. После обеда наставник так и не освободился.
Что делать дальше? Можно пока изучить основные документы, необходимые в работе?
Да, вот это возьми. Там на полях мои заметки, почитай законодательство в Интернете.
С этими словами заместитель генерального кинул на стол подчиненному огромную папку с разными документами, где разноцветными маркерами были выделены какие-то предложения.
Так прошла рабочая неделя. Наставник занят: совещания, встречи с ВИП клиентами, “срочные” расчеты, задачи от генерального. Каждый раз подкидывал сотруднику внутренние документы и все, что попадало под руку в момент вопроса от новенького “а что дальше?”.
В результате, в голове подчиненного вопросов без ответов становилось все больше. Других сотрудников велено было не отвлекать от работы.
Расчётный период! Очень загружены, могут допустить ошибки.
В результате новый сотрудник ощущал себя невостребованным, вечно кому-то мешающим и брошенным “в омут с головой”.
Прошу прощения, но я принял решение уволиться. Мне не интересно продолжать сотрудничество с вашей компанией.
Проблемы на поверхности
1. Система адаптации, обучения не выстроена.
2. Внутренней базы знаний нет.
3. Организационная структура, если и есть, то не работает.
4. Полный хаос в бизнес-процессах, наличие противоречий в управленческом цикле.
С бизнес-процессами и системой адаптации разберемся в следующих публикациях, а сегодня подумаем, как внутренняя база знаний компании помогла бы новому сотруднику понять, “что здесь вообще происходит“.
Что можно усвоить из подобной ситуации?
Структурированная, актуальная и доступная база знаний способствует повышению эффективности работы, адаптации новых сотрудников, улучшению коммуникации внутри компании и снижению репутационных рисков.
Систематическое обновление базы знаний, ясные инструкции по использованию и поддержка со стороны руководства - ключевые элементы успешного функционирования компании.
Назначение ответственного за ведение, актуализацию информации, мотивация сотрудников на обучение, использование в работе делает базу знаний не просто бизнес-инструментом, а стратегическим преимуществом компании.
Основные цели внутренней базы знаний:
1. Структурирование информации о бизнес-процессах, клиентах, корпоративной культуре, практических кейсах.
2. Облегчение доступа сотрудников к важной информации.
3. Улучшение процесса адаптации нового персонала.
4. Повышение квалификации сотрудников.
5. Избежание репутационных рисков.
6. Стимулирование обучения, инициативности сотрудников.
Что может включать внутренняя база знаний и как часто необходимо ее обновлять?
Это могут быть:
- действующие законодательные акты, постановления правительства, юридические документы, регламентирующие деятельность компании на рынке;
- должностные инструкции, регламенты взаимодействия между подразделениями;
- инструкции, руководства по использованию технических средств, систем и программного обеспечения;
- истории из практики, опыт успешных проектов, анализ ошибок и недочетов в работе;
- скрипты для отдела продаж: холодные звонки, отработка возражений клиентов. Ответы на типовые вопросы клиентов, заказчиков, покупателей, подрядчиков.
Частота обновления информации в базе знаний зависит от специфики отрасли, конкретных потребностей компании, стратегических целей бизнеса, желания руководства мотивировать персонал к профессиональному росту и развитию внутри компании.
Рекомендую это делать регулярно, системно, тогда под рукой всегда будут необходимые документы, нужная информация для продуктивной работы.
Качественное, своевременное обновление внутренней базы знаний поможет сотрудникам быстрее добиваться результатов, регулярно повышать профессиональный уровень, а компании поддерживать конкурентоспособность на рынке.
Внутренняя база знаний - ключ к успешной деятельности компании, профессиональному росту сотрудников.
Несколько топовых вопросов, которые нужно учитывать при её создании:
1. Основные цели внутренней базы знаний.
2. Источники информации.
3. Какая структура базы знаний будет наиболее удобной для сотрудников компании?
4. Как обеспечить актуальность и доступность для всех сотрудников?
5. Какую систему безопасности следует применить для защиты конфиденциальной информации?
6. Как обеспечить постоянное обновление базы знаний?
7. Как оценивать эффективность использования базы знаний среди сотрудников?
8. Какие инструменты и технологии лучше всего подойдут для организации базы знаний?
9.Как обучить сотрудников использованию и обновлению базы знаний?
10. Какие меры стоит принять для стимулирования активного участия сотрудников в наполнении базы знаний?
Друзья, как считаете, компании нужна внутренняя база знаний или пустая трата времени, Гугл в помощь?
e-mail: uelena@hrbiz. ru
Читайте также:
Статья рассказывает о важности внутренней базы знаний для адаптации и обучения новых сотрудников.
Саммари:
- Новый сотрудник столкнулся с отсутствием систематизации знаний.
- Отсутствие внедренной системы адаптации и обучения.
- Проблемы с организационной структурой и бизнес-процессами.
- Новичок почувствовал себя невостребованным и уволился.
- Актуальная база знаний повышает эффективность и уменьшает риски.
- Важность систематического обновления и поддержки руководства.
- База знаний как стратегическое преимущество.
- Цели: структурирование информации, доступ к важной информации.
- Содержание: законы, регламенты, инструкции, опыт.
- Важность частого обновления информации в базе.
- Рекомендации по созданию и обновлению базы знаний.
- Стимулирование сотрудников к использованию и обновлению базы.
Стараюсь выделять самое важное для вас.