Передача файлов из смарт-процессов Битрикс24 в Telegram, а значений полей — в таблицу Эксель
Сегодня расскажем, как организовать обмен данными между тремя сервисами: Битрикс24, таблицей Гугл и мессенджером (Телеграм), чтобы упростить и ускорить процесс обработки заявок. Разберем кейс, когда сотрудники часто работают "в полях", а не сидят за компьютером (компания занимается техническим обслуживанием транспортных средств) и им приходится работать с большим объемом данных. Как ускорить рабочий процесс и уменьшить рутинные операции, читайте далее.
1. Как быстро передать важные данные и убедиться в том, что они приняты? Разбираем бизнес-сценарий и проблемы.
Наш заказчик — владелец транспортной компании. Входящие заявки менеджеры вводят в виде смарт-процессов в Битрикс24 и после передают в работу ремонтникам "в полях". Заявок поступает много, поэтому скорость обработки каждой заявки для заказчика важна.
Есть нюанс: до перехода на Битрикс24, сотрудники компании пользовались Гугл таблицами и они хотели бы и дальше работать по данной схеме.
Если интересна выгрузка тайминга и списка задач из Битрикс24 в Эксель с построением дашбордов, читайте наш кейс.
Чтобы сохранить устоявшиеся рабочие процессы, нам предстояло настроить автоматический обмен данными между Битрикс24 и таблицами Гугл. Процесс должен быть таким: первичные данные менеджеры вносят в смарт-процессы в Битрикс24, а затем автоматически передаются в таблицу, доступ к которой будет у инженеров. Они, напомним, не мониторят Битрикс24 постоянно, так как работают вне офиса.
Интеграцию Google Sheets и Битрикс24 также можно использовать для учета товарных остатков — читайте здесь.
Причем в заявках может быть не только текст, но и фото, видео или файл с данными. Все эти данные крайне важны и влияют на качество ремонта.
Стоит задача — не только оперативно передать в работу материалы в полном объеме, но и получить подтверждение, что данные приняты.
Интеграция WhatsApp или Telegram с чатом сделки Битрикс24 с отправкой уведомлений о сообщениях без ответа менеджера: читайте тут.
Конечно, делать это вручную — вообще не вариант. Данных слишком много, чтобы успеть оперативно передать их руками и при этом не ошибиться.
Обмен задачами и комментариями из одного Битрикс24 в другой с дублированием информации в Телеграм: читайте в статье.
Резюмируем:
1.1. Менеджер принимает заявку от пользователя, вносит данные в смарт-процесс Битрикс24, прикрепляет нужные файлы (фото, видео или документы).
1.2. Данные из смарта выгружаются в таблицу Google Sheets.
1.3. Дубль заявки вместе с вложениями (документы и фото) отправляется в Телеграм инженерам. Так им не нужно будет следить за таблицей, и они не пропустят обновление, останется только скачать файл.
Выгрузка комментариев из задач Битрикс24 в Telegram: читайте кейс.
Данный бизнес-сценарий можно покрыть несколькими интеграциями на платформе Пинкит: выгрузка полей смарт-процессов в таблицу и отправка уведомлений в Telegram.
Интеграция WhatsApp или Telegram с чатом сделки Битрикс24 с отправкой уведомлений о сообщениях без ответа менеджера: полезная статья по ссылке.
Далее разберем, как все настроить.
2. Настройка интеграций между Битрикс24, Эксель и Телеграм (пример автоматизации).
2.1. Выгрузка полей из смарт-процессов в таблицу
2.1.1. Шаг 1 - Откуда
Авторизуемся в личном кабинете Пинкит. На первом шаге настройки, подключив доступы к Битрикс24 и нужной таблице, забираем данные из Битрикс24 в момент создания либо обновления смарт-процесса — для каждого действия понадобится отдельная интеграция.
Это поможет передавать информацию не только в момент создания заявки (смарт-процесса), но и при заполнении дополнительных полей смарта в процессе обработки.
2.1.2. Шаг 3 - Куда
Выбираем нашу таблицу, нужный лист и подключаем к ней доступ. Необходимо указать одно из двух действий — создать либо обновить строку.
Если смарт создается впервые, то создаем строку, если обновляется - соответственно, обновляем.
2.1.3. Сопоставляем поля смарта и столбцы таблицы.
2.1.4. Запускаем интеграцию.
2.2. Отправка уведомлений в Телеграм с файлом и фото
2.2.1. Выбираем Битрикс24, действие Смарт-процесс - создание:
2.2.2. Настраиваем инструменты для обработки данных. В данном случае можно использовать, например, API-запросы для проверки заполнения необходимого поля, куда прикрепляются файлы.
Проверяем заполнение данного поля в Битрикс24 и получаем файл (документ или фото). Для этого используем инструмент "Скачать файл".
2.2.3. Выбираем действие Отправить файл и/или фото в Телеграм:
2.2.4. Указываем поле с файлом и/или фото на этапе сопоставления данных.
2.2.5. Запускаем.
3. Итог
Автоматизация с помощью интеграций, пример которых мы разобрали выше, решили следующие боли нашего заказчика:
3.1. Нет необходимости копировать ручками данные из смарт-процессов Битрикс24 в таблицу Эксель.
3.2. Значения полей на смартах в Битрикс24 в виде документов, фото или видео сразу прилетают в удобный чат или канал в Телеграме.
3.3. Уменьшены затраты на ручной труд и увеличена скорость передачи заявок исполнителям.
Чтобы настроить выгрузку из смартов или других сущностей в табличку с отправкой уведомлений в телегу о новых заявках с фото и документами, регистрируйтесь по ссылке https://lk.pinkit.io/register и протестируйте интеграцию самостоятельно.