Почему мы потратили 8000 евро на WebSummit и сделаем это еще раз

Как часто вы ездите на конференции? Считаете это важным для вашего бизнеса или пустой тратой времени/денег/ресурсов (нужное подчеркнуть)?

Мы в SE Ranking хотим поделиться своим опытом, связанным с участием в ИТ-мероприятиях, рассказать, почему в конференции стоит вкладываться и как они работают на примере одного из самых крутых технологических мероприятий Европы.

Кому будет полезно: всем, кто планирует подружиться с event-маркетингом, а в частности – найти новых клиентов, инвестиции, вдохновение и поучаствовать со стендом на WebSummit.

Пару слов о самой конференции – WebSummit это крупнейшая технологическая конференция в Лиссабоне (Португалия), которая ежегодно собирает около 80 000 человек из 150 стран. В чем ее основное отличие от мероприятий на территории СНГ? Самое очевидное и самое существенное – люди и масштаб. Именно на такой конференции вы можете найти потенциальных клиентов из Европы и Америки, пообщаться с коллегами из других стран, вдохновиться диджитал-трендами и получить колоссальный опыт в плане общения на английском языке. Да, если у вас плохой английский, даже самый классный продукт окажется в невыгодном свете, поэтому готовясь к подобным мероприятиям, начинайте с fluent English.

В 2018-м году мы отправились на WebSummit уже во второй раз. В прошлом году у нас был стенд в секции Beta, а в этом году мы взяли стенд на порядок выше – Growth. Цена вопроса – 4800 евро. В стоимость входит один выставочный день со стендом и 3 билета для участников команды.

Стартапы и небольшие компании могут воспользоваться тремя видами стендов на WebSummit – Alpha, Beta и Growth. Основная разница между ними – стоимость, размеры стенда и доступные опции. Ориентировочные цены: Alpha – 800 евро, Beta – 1250 евро, Growth – 4800 евро. Цены регулируют организаторы, учитывая особенности каждой компании, поэтому окончательные суммы могут варьироваться. Также сам факт вашего участия зависит от того, утвердят ли вашу заявку в той категории, в которой вы ее подаете. Кстати, будьте готовы к небольшому телефонному интервью – как правило, организаторы обзванивают всех заявителей, чтобы убедиться в том, что категория выбрана правильно и вы четко понимаете, зачем хотите участвовать.

Участие в секции Growth имеет свои плюсы и минусы. Размер стенда не сильно отличался от Beta, а все посещающие секцию не могли сходу сориентироваться, к кому подходить, так как разделения по тематикам (например, Enterprise software, Artificial Intelligence и т. д,) не было, в отличие от той же самой Beta. Единственным преимуществом было получение Executive pass – так называемой “проходки”, которая позволяла посетить топовые мероприятия в рамках конференции – например, закрытый обед со спикерами и мастодонтами IT-индустрии. В течение нашего выставочного дня мы провели 107 демо для посетителей из более чем 30 стран. Если сравнивать количественные показатели, в этом году было на 30 лидов меньше, но уровень лидов в секции Growth был значительно выше, чем в прошлогодней Beta.

<span>Growth-стенд SE Ranking в 2018 году.</span>

Но самый главный инсайт, который мы получили, был совсем не об этом. Мы ехали на конференцию за новыми клиентами и сотрудничеством, а получили просто колоссальный опыт общения с нашими текущими клиентами. Ребята просто подходили к нам на стенд с восклицаниями “you guys are great!", и создавалось впечатление, что мы встречаем старых друзей или как минимум бывших одноклассников. Еще мы были единственными в секции Growth из отрасли SEO, поэтому все сеошники, подходившие к нам на стенд, просто светились от счастья. И надо отдать должное тому, что именно в выставочный день мы познакомились с реально крутыми экспертами в нашей отрасли – сложно представить, где бы еще мы могли с ними пообщаться.

Мы получили много комментов о нашем продукте, советов по доработкам, благодарностей от клиентов и заряда энергии. Такой драйв стимулирует улучшать свой продукт, становиться лучше и оправдывать ожидания своих клиентов, дает ощущение полного присутствия и понимания нужд пользователя. Это однозначно крутой опыт!

<span>Встреча с одним из клиентов SE Ranking.</span>

Если у вас новый продукт и вы только набираете обороты, секции Beta и Alfa вам отлично подойдут. Именно там вы можете получить инвестиции, возможности по развитию и обратную связь. Если же вы уже являетесь слаженной командой со стабильно работающим продуктом, ваш путь – в Growth.

Ну а теперь перейдем к самой практической части – ошибки и инсайты, основанные на нашем 2-годовом опыте участия в WebSummit.

Подготовьте список коротких вопросов для пре-скоринга посетителя, который подошел к вам на стенд. Это сэкономит время и поможет вам предложить клиенту именно то, что нужно, а не пытаться угадать, чем его заинтересовать. Отработайте этот процесс в деталях – день не резиновый, а вашей целью будет не упустить ни одного заинтересованного посетителя. Будьте лаконичными. Говорите по делу и улыбайтесь!
Используйте чат приложения WebSummit по максимуму – это ваш доступ к каждому участнику конференции. Но не стоит автоматом рассылать всем одинаковые сообщения – лучше подойти к процессу индивидуально и заранее отобрать тех, с кем вам действительно будет интересно и взаимовыгодно встретиться. Мы успели провести встречи с 20 участниками, в каждом из которых были заинтересованы. Почему нам отвечали и соглашались поговорить? Мы изучили инфо о каждой компании и написали личные сообщения, основанные на полученных данных. Конверсия с сообщения в личную встречу составила 85%.
Проявляйте инициативу первыми – подходите и знакомьтесь с участниками. Здесь нет места стеснению – достаточно улыбнуться, спросить как дела и разговор пойдет своим чередом. Людей будет много, лица и имена (компании) вы вряд ли запомните, поэтому делайте пометки на визитках или в любом другом месте, что это за человек и кратко суть общения. В идеале сканировать их бейджи с помощью приложения (но оно не всегда работало в нашем случае) или пользоваться CRM-кой.
Собирайте контактные данные у всех, кто интересуется вашим продуктом. В этом плане также очень удобно работать с визитками (особенно когда есть проблемы с работой приложения). Попробуйте обменивать визитки на значки, магниты, сувениры с лого вашей компании и все, что может прижиться на офисном столе/рюкзаке/холодильнике и т.д. После конференции обязательно сделайте рассылку на эту аудиторию и напомните о себе.
Изучите информацию о том, какие мероприятия будут проходить во время WebSummit. Многие из них организовывают разные фонды – обычно там собирается до 200 человек. Выберите те из них, которые подходят под вашу ЦА, и смело “идите в бой” – по нашему опыту, там намного проще завести полезные контакты, чем на самой выставке.

<span>Night Summit – еще одно место для новых знакомств.</span>

Встречайтесь с потенциальными партнерами и инвесторами вживую. Если вы хотите обсудить в деталях возможное сотрудничество, договоритесь об отдельной встрече – желательно не в выставочный день, чтоб вы могли уделить внимание деталям. Не стоит переносить всю коммуникацию в онлайн, иначе есть большая вероятность, что после конференцие общение сойдет на нет.
Поделитесь опытом поездки на конференцию после возвращения домой – это наверняка будет интересно и полезно вашим коллегам, а еще поможет структурировать всю полученную информацию и подвести итоги участия в мероприятии. И не бойтесь говорить о своих ошибках, ведь если не знать их в лицо, вы будете снова и снова наступать на те же грабли.

Не надейтесь на новые технологии. Да, звучит противоречиво, но даже самые классные продукты имеют свойство “тормозить” особенно при нагрузке 80 000 юзеров. Именно так и случилось с мобильным приложением WebSummit, которое позволяло сканировать бейджи участников и сохранять о них информацию. Распечатайте визитки! Этот старый добрый метод еще ни разу не подводил, тем более цена печати визиток сейчас просто смешная.
Не экономьте на команде. Если вы уже не стартап, возьмите больше трех участников на стенд. Да, стенд включает только три билета, но докупить еще парочку имеет смысл. Во-первых, вы сможете быстрее реагировать на потенциальных клиентов у вашего стенда, не заставляя людей стоять в очереди. Чем больше рук, а в нашем случае – ноутбуков с демо, тем лучше.
Не рассчитывайте, что вы сможете нормально пообедать и поужинать. Оффтоп? Нисколько, ведь если вам предстоит провести 14 часов на ногах, общаясь нон-стоп, ваше физическое состояние на первом месте. Запаситесь полезными снеками и фруктами… Выбежать и купить что-то на ходу просто не получится. Ведь каждая потраченная минута времени может стоить вам клиента.
Не ходите толпой. Чем больше людей узнает о вашей компании, тем лучше. Разделитесь в толпе, знакомьтесь и общайтесь с другими участниками конференции, ходите на разные выступления, чтобы поговорить со спикерами и потом поделиться опытом с вашей командой. Круто, если вы будете выделяться в толпе – например, наденете яркие футболки с вашим логотипом. Нам запомнились участники в шотландских юбках, один стартапер в ретро-костюме и парике, в общем, все, кто как-нибудь выделялся из толпы, поэтому включайте фантазию!
Не экономьте на стенде. Судя по опыту наших друзей, продавать без стенда практически невозможно. Намного выгоднее подать заявку на Alpha стоимостью 800 евро, куда входят три билета на саммит и один выставочный день (если планируете ехать в одиночку, продать оставшиеся два билета тоже всегда можно). Пакет Alpha в любом случае обойдется вам дешевле, чем покупать те же три билета на выставку по отдельности.

Ну и кому интересно – наш бюджет на поездку на 3 человека:

Стенд – 4800 евро
Перелет и проезд – 850 евро
Проживание – 950 евро
Питание и другие расходы – 1050 евро
Подготовка (сувенирка) – 230 евро

Поедем ли мы на WebSummit в следующем году? Однозначно! Как минимум встретиться со своими клиентами, узнать что нового в мире диджитал-технологий, а как максимум – привлечь новых пользователей и попытаться рассказать о своем продукте хотя бы десятой части 80 000 участников конференции ;-)