Как пользоваться воронкой подбора, чтобы закрывать вакансии быстрее

Воронка подбора помогает планировать наем и замечать узкие места в подборе сотрудников. О том, как еще можно пользоваться этим инструментом и зачем строить гипотезы на основе данных, рассказали эксперты митапа Хантфлоу.

Публикуем тезисы и видео выступлений.

Воронка подбора — это визуальный инструмент представления данных для анализа привлечения и подбора персонала.

Зачем использовать воронку подбора:

Управлять этапами подбора сотрудников.
Прогнозировать сроки подбора.
Обосновывать пересмотр заработной платы сотрудника.
Выбрать наиболее оптимальный по срокам и стоимости канал закрытия вакансии.
Повысить эффективность привлечения специалистов, оптимизировать бюджет на подбор.

Чаще всего встречаются такие этапы:

Отбор резюме.
Телефонное интервью.
Приглашение на интервью с руководителем.
Интервью с руководителем.
Тестовое задание.
Проверка службой безопасности.
Предложение о работе.
Трудоустройство.
Специалист прошел испытательный срок.

Оцените каждый этап своей воронки: подумайте, какая у него цель при работе над вакансией и точно ли он необходим. Иногда после аудита можно отказаться от какого-либо этапа или объединить два этапа в один, чтобы уменьшить срок закрытия позиции.

При формировании этапов важно провести конкурентный анализ. Узнайте, из каких шагов состоит подбор сотрудников на эти же роли у ваших конкурентов, и используйте лучшие практики.

Напротив каждого этапа укажите, сколько кандидатов на нем было.

Высокие показатели в правом столбце могут свидетельствовать о проблемах на этапе. Важно проанализировать, что идет не так и как терять меньше релевантных кандидатов. Понять причины потерь также поможет воронка по отказам, которую можно построить в Хантфлоу.

Конверсия — это соотношение переходов кандидатов с одного этапа на другой. Например, чтобы рассчитать конверсию этапа «‎Телефонное интервью», необходимо количество кандидатов на этом этапе раз‎делить на количество кандидатов на предыдущем этапе «Резюме‎» и умножить значение на 100%.‎

Воронка подбора может отражать ситуацию по поиску сотрудников в нескольких разрезах:

по категории вакансий,
по городу или региону,
по подразделению или заказчику,
по рекрутеру,
по периоду,
по источникам поиска,
по отказам,
по срокам нахождения кандидатов на этапах.

У любой детализированной воронки должна быть цель. Не нужно составлять воронку по рекрутерам, если не знаете, зачем она вам нужна.

В эталонной воронке закрепляют нормативные значения конверсии каждого этапа подбора, к которому должны стремиться рекрутеры.

Как создать эталонную воронку подбора:

Проанализируйте исторические данные в разрезе категорий вакансий, географии поиска, периодов и рекрутеров.
Сформируйте гипотезы, как улучшить конверсию.
Определите эффективный пул инструментов, который поможет добиться результата.
Определите нормативные значения, к которым следует стремиться.
Используйте запланированные инструменты, а затем проанализируйте результаты — удалось ли добиться поставленных нормативных значений. Проработайте узкие места.
Скорректируйте нормативы.

Если вы использовали все доступные инструменты, но конверсия не меняется, примите конечные цифры за нормативные значения.

Подписывайтесь на Telegram-канал Хантфлоу.
Гайды для рекрутеров, прямые эфиры с экспертами и новостные дайджесты из HR-сферы.

Условия поиска:

вакансия — менеджер по продажам;
один город;
одна вакансия;
разные рекрутеры;
разные вакансии.

Сравним воронки подбора двоих рекрутеров по этой вакансии:

Условия поиска:

вакансия — бухгалтер;
один рекрутер;
одна вакансия;
разные города;
разные заказчики.

Сравним воронки подбора по вакансии на основе подбора в двух городах:

Чтобы вакансии были закрыты в срок, их нужно вовремя запланировать и спрогнозировать нагрузку рекрутеров.
Чтобы влиять на процесс подбора и иметь базу для планирования в будущем, нужно регулярно анализировать воронки подбора.
Важно делить ответственность за подбор между всеми участниками процесса.
Для анализа подбора достаточно использовать простые инструменты: конверсии, описательные статистики, процентили.

С одной стороны, подбор тестировщиков — простая задача. Количество откликов на вакансию может достигать тысячи в месяц. Но мы столкнулись с тем, что, несмотря на онбординг, систему наставничества, сильную команду и условия для роста и развития, немного поработав, нанятые тестировщики увольнялись.

Расскажу, как мы трансформировали подбор тестировщиков, чтобы справиться с проблемой быстрых увольнений.

В большей степени оценивали софт-скиллы и мотивацию на развитие, так как харды после курсов у всех кандидатов были примерно одинаковые. Воронка была такая:

отобрано резюме — 209;
приглашены на собеседование — 54;
отправлен оффер — 11;
вышли на работу — 9.

Из девяти нанятых кандидатов сейчас в Модульбанке работают двое. Пятерых человек, которые проработали менее двух лет и еще не доросли до мидлов, схантили другие компании на более высокую зарплату.

Мы добавили еще один этап отбора джуниор-тестировщиков — технический тест. Он помог выбирать специалистов не только на основе софт-скиллов, но и по хардам, приобретенным на курсах. Из-за этого уменьшилось количество собеседований, но интервью стали более показательными.

За 7 месяцев мы наняли 7 тестировщиков по такой воронке:

отобрано резюме — 160;
отправлен технический тест — 128;
выполнили технический тест — 74;
приглашены на собеседование — 36;
отправлен оффер — 8;
вышло на работу — 7.

Увольнения недавно нанятых сотрудников остались, но больше никто не уходил на более высокую зарплату. Из семи человек четверо работают в компании до сих пор.

Мы пересмотрели подбор и решили сделать акцент на тестировщиков-мидлов. Оценивали по резюме опыт специалиста. Если он нас устраивал, приглашали кандидата на собеседование. При сомнениях в грейде отправляли специалисту тестовое задание.

За 6 месяцев наняли 6 мидл-тестировщиков. Воронка была такая:

отобрано резюме — 215;
отправлен технический тест — 57;
выполнили технический тест — 21;
приглашены на собеседование — 30;
отправлен оффер — 7;
вышло на работу — 6.

Увольнения среди мидлов на ранних сроках тоже были:

Несмотря на то что не все нанятые специалисты остались в Модульбанке, тестировщиков-мидлов не нужно обучать, как новичков, и тратить много времени наставника.

В настоящее время команда тестирования Модульбанка укомплектована.

За 2 года количество вакансий на позиции без опыта в тестировании сократилось в 3 раза. Это говорит о том, что компании все меньше готовы брать на себя риски и вкладывать деньги в обучение новичков.