Бизнес-разговоры на кухне. 1:1 или Ван-ту-ван встречи

Очередное утро, когда мы — две руководительницы двух разных бизнесов — встретились, чтобы вместе поработать и, как всегда принято на наших коворках, обсудить, как идут дела.

В этот раз разговор зашел о 1:1 — встречах один на один с каждым из членов команды. У нас обеих небольшие команды — до 10 человек. Как и ожидалось, общее в нашей системе индивидуальных встреч есть, но есть и различия.

Маша: У нас ничего особенного как будто. Обычные встречи. Но я опросила девчонок (команду) и узнала, что они очень ждут этих встреч. Потому что там мы всегда говорим о чем-то личном помимо рабочего.

Люба: Например?

Маша: Ну, что-то из контекста каждого человека обсуждаем. Например, как прошли выходные с мамой, когда она приезжала. Или как себя чувствует, если болела или жаловалась на самочувствие. Как в отпуск сходила, куда ездила на выходных… Такие вещи примерно.

Люба: А, поняла. Мы тоже обязательно обсуждаем. Я ещё всегда где-то в начале беседы спрашиваю, как в целом человек себя чувствует. Не сегодня конкретно, а вообще. Мне важно понимать, что никто не перерабатывает, не приближается к выгоранию или другому сложному состоянию.

Маша: Да, за этим очень важно следить.

Люба: Хорошо, а дальше? Что после личных вопросов на 1:1, о чем говорите?

Маша: Переходим к обсуждению проектов, которые были, что в них получилось - а что нет.

Люба: Да, мы тоже. Так как у нас команда выполняет не только проектные, но и биздевные задачи, мы отдельно проходимся по одним, а потом — по другим.

Маша: И как ты строишь беседу о проектах?

Люба: Думаю, как и ты, я хорошо знаю, кто в каких проектах задействован и какую роль в них выполняет. Поэтому говорим не о проекте в целом, а о вкладе конкретного человека. Мне важно, чтобы человек отмечал свои успехи и чувствовал свое влияние.

Маша: Для меня это тоже очень важно. Люди — это главное. Хочется, чтобы все ощущали свою ценность и отслеживали свой прогресс.

Люба: Да! Чтобы сам человек ставил себе цели и шел к ним..

Маша: Именно. Поэтому мы обязательно говорим о целях и планах в рамках работы над проектами. Мы обсуждаем задачи и планы по развитию и прописываем, чему человек планирует учиться, на каких моментах фокусироваться и где ему с этим нужно помочь.

Люба: Мы всё обязательно фиксируем. Во время встречи я веду записи, к которым на следующем 1:1 с этим человеком возвращаюсь. А еще, конечно, рефлексия, которую каждый из команды заполняет до встречи.

Маша: Рефлексия?

Люба: Ну да. У нас есть гугл-док с вопросами, которые слегка редактируются перед новыми встречами. Чтобы назначить 1:1, каждый член команды должен заполнить такой рефлексивный документ. У него ограниченный доступ, так что чужая рефлексия никому не видна.

Маша: Форма — это слишком сложно. Я прошу подумать и выписать перед встречей: какие проекты были в последнее время, какие победы и проблемы. А также подумать о том, что беспокоит человека.

Маша: И что вы спрашиваете у команды в этом рефлексивном документе?

Люба: Все то, что мы с тобой обсудили выше. Кроме личного контекста. Записать успехи, проанализировать свои цели и результаты, посмотрев свои прошлые рефлексивные записи. Там же есть вопросы про организацию работы внутри команды. В общем, максимум информации за полгода работы…

Маша: Подожди-подожди! Полгода? У вас 1:1 раз в полгода проходят?

Люба: Да, примерно так. Стараемся раз в полгода.

Маша: Мы проводим 1:1 раз в месяц. Мне это необходимо, чтобы поддерживать контакт с командой, особенно с учётом того, что все работают удалённо.

Люба: Да, понимаю. И у нас все работают удалённо, но раз в месяц в нашем случае это слишком часто. Может, потому что у нас и так регулярные созвоны и общение происходят, а 1:1 мне нужны для стратегического планирования и понимания состояния команды.

Маша: Да, я тоже говорю с командой о планах и будущем, но считаю, что необходимо иметь такие разговоры регулярно, чтобы трекать регулярные изменения. Встречи раз в месяц позволяют поддерживать контакт, оперативно решать проблемы, регулярно давать фидбэк. Когда у тебя такая небольшая команда, еще очевиднее, что самое главное — это люди.

Люба: Абсолютно! Для меня точно так же. Эти встречи нужны, чтобы был прочный контакт, и я понимала, как чувствует себя и какой профессиональный путь себе рисует каждый конкретный член команды.

Маша: Слушай, здорово. Мне кажется, главное, помнить, что 1:1 — это не дейлик и не скатываться в обсуждение статусов задач. В центре такой встречи — человек.

Люба: Точно. И с людьми нужно настраивать коммуникацию и уметь говорить о сложном.

Маша: Кстати, об этом! А как вот ты отвечаешь на всякие вопросы с подвохом? Видишь, например, что человек в рефлексии написал, что недоволен зарплатой или задачами, и как ты на это отвечаешь?

Люба: Очень крутой вопрос! И кажется, это отличная тема для следующего разговора на кухне.

Надеемся, вам понравился формат и вы ждете нового выпуска разговоров. Будем рады вашим комментариям :)

А чтобы дать еще больше пользы, мы собрали в помощь руководителям пример рефлексивного документа, который сотрудник может заполнить до встречи и по которому можно проводить сам 1:1.