Почему нельзя экономить на организации делового мероприятия
Бизнес-мероприятия проводятся, чтобы донести ценность насущной темы, обсуждению актуальных вопросов, поиска новых партнеров и привлечению сторонней аудитории. Организация деловых мероприятий не может быть в ограниченных бюджетных рамках, тогда и цель вашего мероприятия может быть не достигнута.
Деловые мероприятия в большей степени проводятся для поддержания имиджа компании и по завершению таких событий зависит будут ли у вас новые пути для продажи ваших услуг, товаров, найдет ли компания новых партнеров или клиентов. В подготовке к мероприятиям важно учесть множество нюансов на каждом этапе подготовки бизнес-мероприятия. Проработав в event-индустрии хоть недолго, каждый сотрудник сталкивался с ситуацией, когда заказчик просил сократить статьи расходов. Хочется выделить несколько позиций, на которых вы точно не должны экономить.
- Площадка. В зависимости от помещения стоимость аренды может варьироваться, и данная позиция является одной из самых затратной в смете расходов. Бывают кейсы, когда клиент просит подобрать другой вариант пространства, лишь бы уложиться в жесткие бюджетные рамки. Но важно понимать, что выбранный зал должен подходить по формату вашего мероприятия, быть удобен в транспортной доступности. Сделав выбор в пользу площадки низкой стоимостью, вы можете обречь свое мероприятие на низкую ликвидность.
- Программа мероприятия, приглашенные спикеры. Прежде чем записать дату в свой календарь о вашем мероприятии, любой участник проверит программу мероприятия и ознакомится с выступлениями спикерами. Если на нем представлены интересные темы и вопросы, то конечно ваше событие не останется незамеченным. Даже если мероприятие будет платным – вы найдете свою аудиторию.
- Питание. Еще одной из наиболее затратных статей, является организация питания. В зависимости от выбранного пространства, не всегда на площадке разрешается организация кофе-брейка «своими силами» или привлечение стороннего кейтеринга. Но для мероприятий длительностью более 4-х часов важно, чтобы участники имели возможность быстро перекусить. Как мы знаем на голодный желудок информация усваивается сложнее. Поэтому заказчик может взять на себя расходы на организацию кофе-брейка, а также договориться о предоставлении специальных цен на обеды или бизнес-ланчи. Это будет выгодно и клиенту, и площадке. Важно делать выбор в пользу проверенных подрядчиков, которые используют качественную продукцию.
- Полиграфия. Здесь выбор остается за заказчиком, но мы бы советовали для каждого вашего бизнес-события готовить брендированные блокноты и ручки. Это дополнительный вариант рекламы вашей компании.
- Фото-видеосъемка. Мероприятия проходят очень часто и их много, чтобы у частников оставалась память о вашем событии и о вашей компании, советуем проводить фото-видеосъемку вашего мероприятия. Во-первых опубликовав фотографии с вашего мероприятия в виде поста в социальных сетях, вы расширите вашу публику. Во-вторых вы можете продавать запись с бизнес-мероприятий и получать дополнительный доход.
Конечно, мы всегда пытаемся сократить расходы, но экономия - это не всегда правильный путь в проведении бизнес-мероприятий. Сначала вы вкладываетесь в свою репутацию и свои проекты, а потом о вас будут узнавать по вашим мероприятиям и публика будет знать зачем к вам идти и почему стоит тратить самое драгоценное – время!
Ивент любого формата должен быть организован четко, вовремя и грамотно. Поэтому лучше делать это с привлечением наших специалистов из event-агентства, независимо от типа и формата мероприятия.