Как не разориться из-за безответственных сотрудников

Я Наталья Филина, предприниматель с 20-летним опытом и основательница платформы по созданию удаленных команд в инженерной сфере Профдепо.

Рассказываю, какие убытки понесет компания из-за безответственных сотрудников, и как этого не допустить.

Главное отличие руководителя компании от индивидуального предпринимателя, самозанятого или ремесленника — это наличие коллектива и ответственность за действия сотрудников. Независимо от того, насколько подробно вы прописали пункты договора, вы не защищены от возможных убытков из-за ошибок сотрудников. Это происходит потому, что по трудовому кодексу с сотрудника взыскивается только ущерб, причиненный имуществу предприятия, тогда как компания берет на себя остальные убытки.

Например, если сотрудник обслуживает клиента неправильно и этот клиент уходит к конкуренту, вы как минимум теряете прибыль и в добавок получаете отрицательный отзыв.

В инженерии я работаю уже 20 лет, а в этой сфере халатность часто имеет серьезные последствия. Например, неверные расчёты могут повлечь за собой риск для человеческой жизни.

Много лет назад я занималась диагностикой оборудования на нефтеперерабатывающем заводе вместе с коллегами из другой компании. Спустя год после нашей работы на технологической линии, произошел взрыв трубы и возгорание. Физически никто не пострадал, но материальный ущерб был причинен на крупную сумму.

Пострадавшая часть завода проверялась другой командой. Человек невнимательно проверил элементы трубопровода, захотел ускорить работу и не заметил серьезную проблему. Халатность привела к огромным финансовым затратам, за которые потом расплачивалась экспертная организация. Но ситуация могла закончиться гораздо хуже — человеческая жизнь важнее материальных потерь.

Личная ответственность подразумевает понимание обязанностей и принятие последствий за действия и результаты работы. Когда сотрудник осознает это, он становится мотивированным и прилагает больше усилий для достижения результатов.

Измерить личную ответственность будущего сотрудника можно уже на этапе собеседования. Задайте вопрос, какими достижениями гордится кандидат, какие нововведения внедрял в предыдущей компании. Важно, чтобы он говорил не от лица коллектива, а конкретно о персональных заслугах. Местоимение «я» в таком повествовании говорит о том, что сотрудник сосредоточен исключительно на личном вкладе в проекты.

Я считаю, что доля ответственности одинакова для всех сотрудников, независимо от их должности. Именно поэтому я поддерживаю идею электронного документооборота и электронных подписей. Это помогает отслеживать каждое решение и определить, кто несёт ответственность за ошибку на каждом этапе.

Необходимость электронно-цифрового следа при я остро почувствовала, когда недавно столкнулась с халатностью в работе. Человек, который проектировал подземное оборудование, не посмотрел на расчёты, где отмечалась глубина залегания трубы.. Повезло что проблему нашли тогда, когда оборудование было еще не установлено Сначала было сложно определить, на каком этапе работы произошла ошибка. Однако благодаря электронным подписям получилось быстро отследить, кто допустил эту ошибку.

Чтобы компания не разорилась из-за невнимательности работников, важно регулярно повышать их уровень осознанности и вовлеченности в работу. Для того, чтобы сформировать ответственный коллектив, используйте советы:

Применяйте технологии для автоматизации бизнес-процессов

Не стоит бояться новых технологий — они помогут сделать бизнес эффективным. Чтобы правильно оценить качество работы фрилансеров и подрядчиков, в нашей компании используется такой инструмент, как «безопасная сделка».

Этот механизм позволяет принимать решение об оплате за услуги работника только после того, как работа выполнена и принята. Также оценивается качество выполненной работы и сроки. Если что-то было сделано плохо — оплата производится не в полной мере. Но если все было сделано правильно — не оплатить работу нельзя. Таким образом, уменьшается риск неоправданных расходов и показываете подрядчикам прямую зависимость дохода от качества работы.

Вкладывайтесь в создание инструкций и стандартов компании

Если вы хотите заложить фундамент для успеха вашей компании — вкладывайтесь в создание инструкций и стандартов. В нашей компании тщательно разработаны стандарты, которые легко читаются и в принципе понятны для всех сотрудников. Кроме того, мы провели цифровизацию бизнес-процессов, чтобы новым работникам было легко ориентироваться и учиться новым навыкам.

Однако главная особенность бизнес-процессов в том, что они постоянно меняются. Поэтому мы тратим много времени на то, чтобы обновлять наши стандарты и гарантируем, что они всегда актуальны.

Чаще обучайте сотрудников

Если кажется, что обучение сотрудников — это дополнительные затраты, которые не окупятся, то это не так. На самом деле, если вы не обучаете сотрудников, то рискуете остаться позади конкурентов, которые делают это регулярно.

Важно помнить, что здесь есть ограничения. С моей стороны, целесообразно обучать сотрудников только в том случае, если человек ценен для компании, но для работы не хватает какой-то компетенции: например, специализированных знаний или владения новым программным продуктом.

Если в команду приходит новый сотрудник, которому нужно быстро «влиться» в проекты, я использую программу менторства, где менее опытный учится у более опытного сотрудника.

Если же сотрудник не мотивирован получать новые знания и не проявляет инициативу в работе, то затраты на дополнительные курсы для такого человека не окупятся. Каждый должен минимально самостоятельно развиваться в профессии.

Когда ко мне обратился hr-менеджер с просьбой профинансировать образовательный курс, я спросила, сколько бесплатных курсов она посмотрела, сколько книг и исследований в открытом доступе прочитала. Ответа не последовало, вывод очевиден. В нашем мире повышение квалификации чаще вопрос мотивации, а не финансовой поддержки.

Создайте план финансовой мотивации

Еще один способ, как помочь сотрудникам осознанно выполнять обязанности, это повысить их мотивацию с помощью финансовых поощрений. Например, в нашей компании финансовая мотивация это получение процента от прибыли, который зависит от качества работы каждого сотрудников.

Если у компании нет достаточных финансовых ресурсов, рассмотрите альтернативные способы мотивации. Например, внедрите программу признания и поощрения достижений сотрудников. Реализуйте такой формат в виде публичного признания, благодарности от руководства или небольших нематериальных премий, таких как дополнительный отпуск или участие в проектах, которые интересуют сотрудника. Такие методы мотивации помогут создать положительную атмосферу в компании и стимулировать сотрудников к результатам.

А как с безответственностью сотрудников справляетесь вы?