Эффективные часы – то время, которое сотрудники тратят на действия, напрямую влияющие на прибыль и другие ключевые показатели компании. И чем больше этих часов у каждого работника, тем лучше результаты в целом.
Чтобы оптимизировать рабочий процесс, а также повысить эффективность сотрудников и соблюдение сроков выполнения задач, не обойтись без контроля использования рабочих часов. Но чем больше штат, тем сложнее руководству узнать, сколько времени сотрудник тратит на то или иное задание.
В Битрикс24 есть возможность отследить, чем занимался сотрудник в течение рабочего дня. И мы сейчас говорим даже не с точки зрения контроля. Система позволяет понять, какие именно задачи у работника занимают больше всего времени. Вы удивитесь, сколько часов сотрудники тратят на рутинные действия, большинство из которых можно оптимизировать. Таким образом, вы высвободите эффективные часы и перенаправите их на то, что принесёт деньги в компанию. Например, на обработку клиентов, если мы говорим про отдел продаж.
Чаще всего, такими действиями в компании могут быть выставление коммерческого предложения, составление договора, выставление и согласование счёта, формирование путеводных листов для логистов и т. д. Всё то, что часто не автоматизировано и на что работник тратит от 20-60 минут рабочего времени. А представьте, если сотрудники будут тратить на подобные действия 10-20% от ранее затрачиваемых минут – например, не 20, а 5. За освободившиеся 15 минут менеджер может взять ещё одного клиента, что увеличит его пропускную способность.
И даже если конверсия работника останется прежней, но повысится количество обрабатываемых лидов, это неизбежно приведёт к увеличению числа продаж. Если раньше менеджер мог обрабатывать 50 клиентов в месяц и приносил компании 100 000 руб, то после автоматизации рутины сможет взять на 2 клиента в день больше. А это 40 дополнительных сделок в месяц. Так, выручка с 1 сотрудника увеличивается практически в 2 раза.
Не верите? У нас есть уже такой пример!
Давайте рассмотрим автоматизацию рутины на примере компании по строительству, дизайну и проектированию эксклюзивных выставочных стендов «Экспо-Мир», с которой мы сотрудничаем уже несколько лет.
В организации есть колл-центр, который обзванивает клиентов и после каждого звонка собирает коммерческое предложение под запросы. Сотрудникам приходилось делать это вручную, каждый раз добавляя и убирая блоки сметы. Далее они пересохраняли кп и писали письмо клиенту.
Мы посчитали, что на каждое коммерческое предложение у них уходит 10-20 минут рабочего времени, и автоматизировали выставление кп в Битрикс24.
Как теперь это работает!
Менеджер колл-центра звонит клиенту и уточняет, что его интересует, задаёт несколько уточняющих вопросов. Далее в Битрикс24 нажимает галочки на тех позициях, которые нужны заказчику и нажимает «Сформировать и отправить коммерческое предложение».
Время выставления кп сократилось до 2-5 минут. Это освободило эффективные часы сотрудников и дало возможность каждому менеджеру колл-центра обрабатывать на 20% клиентов больше в день.
Что по итогу? Таким образом, компания экономит зарплату одного сотрудника, который бы целый месяц сидел и выставлял коммерческие предложения.
Но для достижения таких результатов нужно понять, какие именно действия отнимают больше всего времени. Инструменты Битрикс24 позволяют ставить задачи и отслеживать время их выполнения. А так же ставить перерыв, если менеджер отошел, и считать кол-во часов наговоренности в месяц/неделю/день по каждому менеджеру. Например, вы можете поставить поручение «Выставить коммерческое предложение» и посмотреть, сколько времени потребуется менеджеру, чтобы его выполнить. А также в системе можно отследить, как часто работники опаздывают или, наоборот, задерживаются на работе и перерабатывают.
Эта информация поможет оптимизировать рабочий день сотрудника, чтобы платить только за эффективные часы и увеличивать прибыль компании. Таким образом, возможно, вам не нужно будет нанимать нового работника, так как ваши сотрудники смогут выполнять в несколько раз больше работы.
Вы уже пользуетесь Битрикс24 и успели оценить систему по достоинству? Узнайте больше о возможностях системы и автоматизации бизнес-процессов компании, переходите на сайт и записывайтесь на бесплатную консультацию наших специалистов.
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24
Честно говоря, звучит просто ужасно, как будто из работников выжимают все до последней капли
Вместо того, чтобы придумывать хорошие идеи и делать классный, супермаржинальный бизнес, давайте задолбаем по максимуму штат, упиваясь надеждами, что все эти «гениальные расчеты» сделают нас миллионерами (нет).
Полезная статья! Такие инструменты действительно помогают отследить трудозатраты по каждой задаче и скорректировать рабочий процесс сотрудника. Это влияет на эффективность работы компании и на увеличение ее прибыли.