Как правильно хранить данные команды и не потерять их в один момент

Привет! Я руководитель интернет-агентства Flagman, и у нас любые файлы, используемые для работы, не привязаны к одному определенному компьютеру, всё лежит в облаке. Файлы синхронизируются со всеми компьютерами, чтобы не зависеть от интернета.

Мы думали, что это отличный и стабильный вариант. Пока мы чуть не потеряли все рабочие данные за последние 3 года.

Ниже пойдет речь о том, что мы делали не так, и почему так не стоит делать.

Со всеми вариантами я сталкивался лично, поэтому написанное ниже — сугубо личный опыт.

Хранить файлы локально на каждом компьютере отдельно, пересылать версии файлов по почте или мессенджеру (все помнят, что Скайп - самый лучший файлообменник?). То есть, обычная "домашняя" работа разделённых компьютеров.

Плюсы: не требует хоть какой-то реализации. По умолчанию работает на всех компьютерах.

Минусы: Никакой синхронизации, никакого контроля. Если один из компьютеров “сгорит”, то уничтожатся и все файлы на нем (восстановление HDD в спец. конторах не берем в расчет). Если компьютер поймает вирус, который шифрует файлы, то их тоже будет не восстановить. “Никакая” совместная работа.

Редактировать файлы в облаке, пересылать на них ссылку или выдавать доступ.

Плюсы: Простота реализации. Можно использовать обычный Google Drive для этих нужд. Не требуется “синхронизация”, так как все файлы в облаке. Можно выдавать доступ на редактирование или только комментирование любых файлов (документы, таблицы, презентации). Бесплатно. Из любого места и с любого устройства.

Минусы: Все хранится в облаке, файлы нельзя редактировать на компьютере без интернета и браузера. При командной работе обязательно нужно использовать “мастер-аккаунт”, который создает структуру папок и раздает доступы на другие почты. Без интернета не работает (есть оффлайн модуль, но он работает как решение для временного отключения интернета). Данные хранятся “где-то там, за горизонтом”.

Хранить файлы на локальных компьютерах, но при этом синхронизировать их с облаком. Таким образом можно взять лучшее с первых двух вариантов.

Плюсы: Тоже достаточно прост в реализации. Подойдет Яндекс.Диск, Дропбокс. Можно хранить только в облаке или одновременно синхронизировать с локальными компьютерами. Можно шарить папки, раздавать доступы.

Минусы: Шарить можно только папки верхнего уровня (в Я.Диске). Если файл удалится в облаке, то он автоматически удалится и на компьютере. Также если один пользователь удалит файл, он удалится и на всех остальных компьютерах. Редактировать файлы в веб-версии можно только с личного аккаунта, если у вас почта name@your-domain.ru - то функция редактирования пропадает.

Сервер с RAID-массивом дисков, хранить все файлы там и управлять ими удаленно через FTP или через электронный документооборот SharePoint.

RAID-массив - это массив дисков, которые дублируют друг друга, таким образом при выходе из строя одного, есть полная копия данных на втором диске. SharePoint - это рабочая среда от компании Microsoft, которая позволяет вести электронный документооборот, общаться внутри компании, настраивать и автоматизировать бизнес-процессы и т.д. Отличается дороговизной внедрения по сравнению с облачными вариантами.

Плюсы: Удобно, ничего не потеряется, есть версионирование, можно восстановить данные из бэкапа какой-либо версии. Безопасность. Гибкая настройка доступов. Возможность подключения оболочек для документооборота: SharePoint, Novell Groupwise и любых других надстроек для работы с данными и обменом.

Минусы: Дорого. Нужно купить и администрировать сервер. Если больше никак не бэкапить сам сервер, то при его поломке есть шанс потерять все данные.

Мы продолжительное время работали на третьем варианте, использовали Яндекс.Диск, раздали всем корпоративные учетки и расшарили рабочие папки.

Однако, такой подход дал сбой.

В данном варианте мы никак не застрахованы от косяков программного обеспечения, которое управляет синхронизацией.

Примерно две недели назад при обновлении программы на одном из компьютеров случайно удалились папки из части клиентских проектов. "Благодаря" синхронизации они удалились и со всех остальных компьютеров.

В нашем случае всё закончилось удачно, мы вовремя нашли удаленные папки и восстановили их из "корзины" облака. Но будь мы менее внимательными — история по проектам за несколько лет канула бы в лету.

А как вы решили вопрос обмена документами и сохранением копий у себя?

Мне действительно очень интересно :)