Удалённое обучение сотрудников: 5 шагов для запуска

Удалённое обучение сотрудников: 5 шагов для запуска

В компаниях, где большая часть сотрудников работает в удалённом формате, очное обучение проводить дорого и практически невозможно. Сотрудники могут жить в разных регионах страны и мира. Нужно оплачивать аренду помещений, кофе-брейки, командировки — это большие затраты для компании.

Решением проблемы может стать удалённое обучение. В этой статье рассказываем, как за 5 шагов запустить онлайн-обучение в компании и что для этого нужно.

На связи команда iSpring. Это двадцать четвёртая работа из цикла информационных статей, посвященных онлайн-обучению.

Мы рассказываем об актуальных инструментах из сферы корпоративного обучения и объясняем, как эффективно их использовать в работе💻.

Другие статьи📓:

1. Как создать электронный курс в SCORM-формате для обучения сотрудников

2. Педагогический дизайн – 7 принципов при разработке электронных курсов

3. Обзор 9 СДО для корпоративного обучения на российском рынке

4. 10 платформ и конструкторов для создания онлайн-курсов

5. Система дистанционного обучения (СДО): почему компаниям стоит внедрять LMS

6. Обзор Articulate 360: Storyline и Rise — 4 российских аналога

7. 12 российских аналогов SAP SuccessFactors: обзор систем для развития персонала

8. Welcome-тренинг для новых сотрудников: 7 решений от HR

9. Обзор системы Moodle: как использовать в России

10. Гайд по организации дистанционного обучения на примере 7 российских компаний

11. Оценка «360 градусов»: кейсы 7 компаний — от гигантов до новичков

12. Аналоги Moodle: 10 платформ для компаний и вузов

13. Электронное обучение в России: как eLearning меняет бизнес-процессы в компаниях

14. Геймификация в онлайн-обучении персонала: плюсы и минусы

15. Оценка эффективности обучения персонала: 5 метрик и 5 методов

16. Мобильное обучение: что это такое, его преимущества и как запустить

17. Тренды корпоративного обучения в 2024 году

18. Рескиллинг и апскиллинг: что это в корпоративном обучении

19. 10 современных методов обучения персонала

20. 7 лучших систем тестирования персонала

21. Как создать онлайн-курс с нуля: полное руководство

22. Андрагогика в действии: как эффективно обучать взрослый мозг

23. 8 примеров микрообучения

Что такое удалённое обучение

Под удалённым обучением понимается дистанционный или онлайн-формат. Для размещения учебных материалов понадобится платформа для управления обучением (LMS) и конструктор онлайн-курсов. Такой формат подходит для обучения не только удалённых сотрудников, но и всех работников компании.

Учёба проходит следующим образом: сотрудник заходит на платформу, видит назначенные онлайн-курсы, изучает материал, решает тесты и оттачивает навыки на тренажёрах.

<i>Так выглядит платформа iSpring Learn, которую выбрали в «МодульБанке» для удалённого обучения сотрудников</i>
Так выглядит платформа iSpring Learn, которую выбрали в «МодульБанке» для удалённого обучения сотрудников

К примеру, в компании «МодульБанк» решили перейти на удалённое обучение сотрудников, когда штат вырос до 1200 человек. Обучить всех очно было невозможно, поэтому перевели в онлайн-формат учебные материалы, инструкции, список задач, коммуникацию с наставниками.

В результате срок адаптации новичков сократился в 1,5 раза, стало проще оценивать результативность обучения с помощью системы аналитики на дистанционной платформе.

Сложности дистанционного обучения

Онлайн-формат имеет свои особенности, поскольку есть некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться. Сотрудникам может быть сложно погрузиться в обучение на удалёнке из-за недостаточного контроля со стороны тренера или наставника.

Мы выделили 5 проблем, которые усложняют дистанционное обучение, но их можно предотвратить ещё на этапе планирования.

1. Минимум общения с преподавателем и коллегами

Решение: нужно создать условия для общения сотрудников друг с другом и преподавателем. На платформе должны быть чаты, форумы, возможность комментировать курсы. Можно проводить групповые онлайн-семинары. Так сотрудники смогут пообщаться, потренироваться друг с другом и получить отклик от преподавателя.

<i>При прохождении онлайн-курса у сотрудника должна быть возможность связаться с куратором или преподавателем, задать вопросы и оставить отзыв о курсе</i>
При прохождении онлайн-курса у сотрудника должна быть возможность связаться с куратором или преподавателем, задать вопросы и оставить отзыв о курсе

2. Недостаточная мотивация и самодисциплина

С недостаточной мотивацией чаще сталкиваются сотрудники, которые впервые учатся удалённо.

Решение: для вовлечения сотрудников нужно продумать систему мотивации. Нужно сделать обучение интересным, а для этого используют игровые механики, рейтинговые таблицы, начисление баллов, интерактивные задания.

<i>Когда сотрудник видит в личном кабинете свои награды и место в рейтинге, у него появляется стремление достичь лучший результат</i>
Когда сотрудник видит в личном кабинете свои награды и место в рейтинге, у него появляется стремление достичь лучший результат

Кроме того, нужно рассказать сотрудникам, что развитие навыков приводит к повышению по карьерной лестнице. Показать реальные кейсы на примере их коллег.

3. Сложности с оценкой и контролем

Кажется, что в удалённом формате отделу обучения сложнее следить за развитием персонала, ведь неизвестно, насколько ответственно сотрудники знакомятся с учебным материалом и выполняют задания. Некоторые могут пролистывать презентации, не вникая в содержание, таким же образом наобум решать тесты.

Решение: в современных LMS есть встроенная аналитика, что позволяет вычислить тех сотрудников, которые проходят тесты только с пятого раза. Кроме того, можно подключить прокторинг, чтобы наблюдать за тем, как сотрудники выполняют задания. То есть при выборе LMS нужно учитывать набор инструментов для аналитики.

4. Минимум отработки навыков на практике

Обучение в удалённом формате может состоять не только из теории и тестов. Современные конструкторы онлайн-курсов позволяют создавать различные тренажёры для отработки навыков. Например, диалоговые тренажёры, симуляторы работы в программе.

<i>Например, в этом онлайн-курсе для мерчендайзеров, нужно правильно разместить товары на полке</i>
Например, в этом онлайн-курсе для мерчендайзеров, нужно правильно разместить товары на полке

Если бюджет компании позволяет, то можно использовать инструменты для создания тренажёров виртуальной реальности (VR). Они позволяют отработать сложные ситуации, которые могут произойти, например, на производстве.

5. Возможные технические проблемы

Во время онлайн-обучения сотрудники могут сталкиваться с техническими сложностями. Например, не могут зайти на платформу из-за внезапно возникших ошибок со стороны разработчика.

Решение: нужно выбирать надёжную и современную LMS, которую разработчики регулярно обновляют. К тому же интерфейс LMS должен быть понятным для сотрудников, чтобы они с лёгкостью могли разобраться, где и что находится.

Несмотря на перечисленные сложности, удалённое обучение имеет и множество преимуществ: экономия бюджета компании, ускорение адаптации и аттестации, доступ 24/7 к материалам, удобная аналитика в LMS для оценки эффективности обучения.

Шаг 1. Подготовиться к запуску обучения

К запуску удалённого обучения в компании нужно подготовиться: определить цели и задачи, проанализировать потребности сотрудников и выбрать подходящие инструменты.

Определить цели и задачи

Нужно ответить на два основных вопроса. Зачем обучать сотрудников? Какая выгода для компании? Например, чтобы повысить объём продаж.

Для постановки чёткой цели можно использовать методику SMART: цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и с конкретными сроками.

<i>Даже если цель кажется приблизительной, её можно уточнить с помощью точных сроков и предполагаемого результата в цифрах</i>
Даже если цель кажется приблизительной, её можно уточнить с помощью точных сроков и предполагаемого результата в цифрах

Проанализировать потребности сотрудников

Нужно определить, кого и чему необходимо обучить. Для этого можно провести тестирование, оценить навыки сотрудников, собрать данные о том, каких знаний им не хватает для работы. Для оценки уровня развития навыков можно использовать методику «360 градусов».

<i>Например, в iSpring Learn оценка «360 градусов» позволяет составить наглядный радар компетенций для каждого сотрудника</i>
Например, в iSpring Learn оценка «360 градусов» позволяет составить наглядный радар компетенций для каждого сотрудника

Собранные данные помогут разделить сотрудников на несколько групп по потребностям в обучении и уровню знаний. Это позволит составить учебный план для каждой группы и эффективнее всех обучить.

Выбрать платформу и инструменты

Для удалённого обучения помимо платформы дополнительно потребуется конструктор онлайн-курсов.

LMS и программы для создания учебных материалов различаются набором инструментов, поэтому выбирать нужно подходящий вариант под потребности компании. В этом могут помочь обзоры инструментов из нашего блога:

LMS iSpring Learn и конструктор курсов iSpring Suite для запуска удалённого обучения в компании

iSpring Suite — это конструктор онлайн-курсов, в котором легко работать. Программу нужно установить на ПК и сразу можно начать собирать онлайн-курс из слайдов, как презентацию. Можно создавать материалы любой сложности, в том числе интерактивные с триггерами и различными персонажами.

<i>Готовый курс потом в один клик можно опубликовать в LMS iSpring Learn</i>
Готовый курс потом в один клик можно опубликовать в LMS iSpring Learn

iSpring Learn — это онлайн-платформа для проведения обучения, сбора аналитики, тестирования навыков сотрудников (например, методом «360 градусов»). Оценка позволяет определить слабые и сильные стороны каждого сотрудника и составить индивидуальные учебные планы.

<i>Когда пользователь заходит на платформу, он видит только самое важное: назначенные курсы, мероприятия, свои достижения, базу знаний с инструкциями и регламентами компании</i>
Когда пользователь заходит на платформу, он видит только самое важное: назначенные курсы, мероприятия, свои достижения, базу знаний с инструкциями и регламентами компании

В системе хранится статистика по курсам и пользователям: можно сравнивать показатели за разные периоды, оценивать динамику обученности по каждому отделу и пользователям.

<i>В iSpring Learn много полезных функций. Среди них пульс-опросы, благодаря которым сотрудник чувствует себя частью команды, получает комментарии о себе, а также узнает о своих сильных сторонах</i>
В iSpring Learn много полезных функций. Среди них пульс-опросы, благодаря которым сотрудник чувствует себя частью команды, получает комментарии о себе, а также узнает о своих сильных сторонах

Кроме того, вместе с платформой предоставляется мобильное приложение (iOS и Android). Сотрудники могут в любое время посмотреть различные инструкции и освежить знания по курсам.

К примеру, в компании «Современные горные технологии» многие сотрудники работают вахтовым методом и не всегда имеют доступ к ПК. Но мобильное приложение iSpring Learn позволяет зайти на платформу, посмотреть всю необходимую документацию. В результате запуск удалённого обучения в компании позволил снизить число ошибок по работе с техникой почти на 30% за 6 месяцев.

<i>Онлайн-курсы автоматически подстраиваются под любой размер экрана. Поэтому удобно учиться с любых устройств</i>
Онлайн-курсы автоматически подстраиваются под любой размер экрана. Поэтому удобно учиться с любых устройств

Шаг 2. Создать учебный контент

В дистанционном обучении недостаточно изложить информацию в виде текста. Такие учебные материалы скучно читать: нет наглядности, взаимодействия с контентом. Поэтому в онлайн-обучении принято использовать интерактивные слайдовые курсы.

<i>Нужно составить чёткую структуру курса. Содержание поможет сотрудникам ориентироваться в материале и возвращаться на нужные вкладки</i>
Нужно составить чёткую структуру курса. Содержание поможет сотрудникам ориентироваться в материале и возвращаться на нужные вкладки

В слайдовые курсы можно добавлять контент в различных форматах:

  • Схемы, инфографики, картинки. Учебный материал должен быть наглядно оформлен. Нужно постараться текстовую информацию «упаковать» в графики, диаграммы, схемы.
  • Скринкасты и видеоуроки. Это запись с веб-камеры или экрана. Преподаватель может комментировать слайды, демонстрировать, как работать в различных программах.
  • Диалоговые тренажёры. Предназначены для отработки навыков общения, используются для обучения менеджеров по продажам.
  • Тесты. Блок с теорией важно сопровождать тестовыми заданиями, чтобы сотрудник проверил, хорошо ли он усвоил материал. Тесты бывают не только с выбором одного или нескольких ответов, но и на сопоставление, выбор области, перетаскивание объектов и т. д.

Конечно, без текста сложно обойтись. Поэтому при создании онлайн-курса нужно руководствоваться правилом: текст должен заполнять не более 20% экрана.

<i>Можно выделить цветом смысловые части, использовать известные мемы</i>
Можно выделить цветом смысловые части, использовать известные мемы

Кроме того, интерактивные курсы можно сопровождать и другими обучающими форматами:

  • Вебинары и групповые занятия. Сотрудники могут пообщаться друг с другом и преподавателем. Формат предназначен для обмена опытом и обучению командной работе.
  • Подкасты. Некоторые курсы можно записать в виде коротких подкастов, которые сотрудники будут слушать в дороге. Можно рассказывать о кейсах, приглашать экспертов по теме.
  • Игры, квизы. На основе интерактивного курса можно сделать полноценную игру для закрепления навыков. Предполагается, что сотрудники уже изучили и закрепили теорию, а теперь должны решить какую-то сложную задачу.

После выбора форматов и составления структуры нужно подготовить все необходимые материалы. В этом помогут эксперты компании, которые хорошо разбираются в теме. Собранную информацию нужно сжать для лёгкого восприятия и подготовить проверочные задания.

Для создания интерактивности можно использовать триггер — это инструмент для создания кликабельной зоны, которая будет запускать какое-либо действие, анимацию. Такой инструмент обычно есть в конструкторах электронных курсов, например, в iSpring Suite.

В этом видео можно узнать, как делать интерактивные онлайн-курсы с триггерами:

Шаг 3. Организовать обучение на платформе

Учебные материалы нужно загрузить в систему онлайн-обучения, а также подготовить инструкции для сотрудников о том, как учиться в LMS.

Перед запуском обучения платформу нужно настроить:

  1. Оформить в фирменном стиле компании: изменить цветовую схему, логотип.
  2. Загрузить данные сотрудников вручную или импортировать из 1С: ЗУП и других кадровых систем.
  3. Настроить интеграции со всеми сервисами, которые могут понадобиться. Например, ZOOM, Хантфлоу, Outlook и другими. Количество интеграций зависит от возможностей выбранной LMS.
  4. Выбрать администраторов, которые будут назначать курсы, отвечать на вопросы сотрудников по работе в LMS.
  5. Создать организационную структуру компании: добавить отделы, подразделения. А также назначить руководителей и предоставить им доступ к аналитике.
  6. Настроить геймификацию на платформе, чтобы мотивировать сотрудников учиться. Игровые элементы в виде начисления баллов за прохождение уроков и рейтингов повышают вовлечённость. Кроме того, можно подключить магазин подарков, где за собранные баллы сотрудники могут купить что-нибудь полезное: например, рюкзак, книгу, абонемент в фитнес-зал.
  7. Настроить автоматизацию. Чтобы система напоминала о дедлайнах, выдавала сертификаты, отправляла отчёты руководителям по почте.

Кроме того, если планируется проводить вебинары или очные встречи, нужно составить расписание. Например, в iSpring Learn есть удобный календарь мероприятий, в который можно внести любые события, связанные с обучением и работой: конференции, деловые встречи, мастер-классы и т. д.

<i>Система автоматически отправит уведомления о начале мероприятия всем, кто на него записан</i>
Система автоматически отправит уведомления о начале мероприятия всем, кто на него записан

Шаг 4. Запустить обучение в компании

Когда будут готовы учебные материалы и настроена LMS, нужно провести пробное обучение перед полноценным запуском.

Провести тестирование курса

Для этого понадобится фокус-группа из числа сотрудников. Достаточно выбрать 10 активных человек, которые предоставят обратную связь. После того как участники пройдут обучение, нужно провести опрос или устроить онлайн-встречу.

У сотрудников нужно узнать, удобно ли использовать LMS, понятна ли навигация в курсе, с какими сложностями они столкнулись, что понравилось, а что нужно изменить.

По результатам тестового обучения нужно скорректировать курс. Если требуется, составить инструкцию о том, как его проходить, как ориентироваться на платформе дистанционного обучения.

Рассказать сотрудникам об обучении

Для полноценного внедрения удалённого обучения в компании нужно оповестить сотрудников по почте или в мессенджерах, а также запустить активный PR формата в компании:

  • напоминать о курсах в новостях и корпоративных чатах;
  • публиковать анонсы и видеоотзывы сотрудников о курсе;
  • настроить в LMS отправку пуш-уведомлений сотрудникам о наградах, дедлайнах, поздравлениях, рейтингах и т. д.
<i>Достаточно один раз настроить уведомления в LMS, чтобы сотрудники оставались в курсе всех событий. Это позволит им не забыть о платформе, где нужно проходить обучение</i>
Достаточно один раз настроить уведомления в LMS, чтобы сотрудники оставались в курсе всех событий. Это позволит им не забыть о платформе, где нужно проходить обучение

Хорошим результатом можно считать, если большинство пользователей заходят на платформу несколько раз в неделю, проходят курсы, участвуют в обсуждениях. В таком случае удалённое обучение удалось внедрить в компании.

Шаг 5. Регулярно проводить оценку обучения

Чтобы понимать, насколько успешно проходит обучение, всё ли нравится сотрудникам, нужно настроить обратную связь. У пользователей должна быть возможность оставлять отзывы о курсах, сообщать об ошибках и пожеланиях.

Чтобы увидеть реальные результаты от обучения, потребуется около полугода. Недостаточно просто запустить онлайн-обучение и надеяться, что теперь все сотрудники будут демонстрировать высокие результаты в работе.

Для оценивания эффективности обучения можно использовать разные методы. Рекомендуем прочитать нашу статью «Оценка эффективности обучения персонала: 5 метрик и 5 методов». К примеру, можно использовать оценку «360 градусов», пульс-опросы для быстрой обратной связи от сотрудников, анкетирование, аналитику LMS.

<i>Например, в LMS iSpring Learn указывается обученность сотрудника. Хорошим результатом считается показатель выше 70%. Это значит, что сотрудник успешно проходит курсы</i>
Например, в LMS iSpring Learn указывается обученность сотрудника. Хорошим результатом считается показатель выше 70%. Это значит, что сотрудник успешно проходит курсы

Ещё один способ оценки — фиксация качества и скорости работы сотрудника до обучения и через 2-3 месяца после. Например, до обучения нужно посчитать объём продаж менеджера и количество недовольных клиентов после общения с ним. Потом сравнить эти данные с новыми результатами.

В итоге запуск удалённого обучения должен привести к достижению цели, которая была сформулирована по методике SMART ещё на этапе планирования.

Резюме

  • Удалённое обучение сотрудников подразумевает использование дистанционной системы (LMS), где размещаются и хранятся учебные материалы. Сотрудники имеют доступ к курсам 24/7, всегда могут обратиться к инструкциям и видеоурокам.
  • Онлайн-формат обучения имеет некоторые сложности. Нужно удерживать внимание сотрудников, вовлекать их в учёбу с помощью увлекательного изложения материала, игровых механик, рейтингов, а также добавлять больше практических заданий.
  • Запускать удалённое обучение нужно пошагово. Нужно выбрать инструменты (LMS и конструктор курсов), составить план обучения под разные форматы, подготовить учебный материал и провести пробный запуск.
  • Результаты обучения нужно регулярно отслеживать с помощью различных методик. Среди них оценка «360 градусов», пульс-опросы, анкетирование, наблюдение за аналитикой в LMS, сравнение показателей работы до и после обучения.

Ещё больше о запуске удалённого обучения сотрудников можно узнать из наших статей:

55
1 комментарий

в целом очень даже круто, что компания заинтересована обучать даже тех сотрудников, которые находятся на удаленке

Ответить