Удалённое обучение сотрудников: 5 шагов для запуска

В компаниях, где большая часть сотрудников работает в удалённом формате, очное обучение проводить дорого и практически невозможно. Сотрудники могут жить в разных регионах страны и мира. Нужно оплачивать аренду помещений, кофе-брейки, командировки — это большие затраты для компании.

Решением проблемы может стать удалённое обучение. В этой статье рассказываем, как за 5 шагов запустить онлайн-обучение в компании и что для этого нужно.

Под удалённым обучением понимается дистанционный или онлайн-формат. Для размещения учебных материалов понадобится платформа для управления обучением (LMS) и конструктор онлайн-курсов. Такой формат подходит для обучения не только удалённых сотрудников, но и всех работников компании.

Учёба проходит следующим образом: сотрудник заходит на платформу, видит назначенные онлайн-курсы, изучает материал, решает тесты и оттачивает навыки на тренажёрах.

К примеру, в компании «МодульБанк» решили перейти на удалённое обучение сотрудников, когда штат вырос до 1200 человек. Обучить всех очно было невозможно, поэтому перевели в онлайн-формат учебные материалы, инструкции, список задач, коммуникацию с наставниками.

В результате срок адаптации новичков сократился в 1,5 раза, стало проще оценивать результативность обучения с помощью системы аналитики на дистанционной платформе.

Онлайн-формат имеет свои особенности, поскольку есть некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться. Сотрудникам может быть сложно погрузиться в обучение на удалёнке из-за недостаточного контроля со стороны тренера или наставника.

Мы выделили 5 проблем, которые усложняют дистанционное обучение, но их можно предотвратить ещё на этапе планирования.

Решение: нужно создать условия для общения сотрудников друг с другом и преподавателем. На платформе должны быть чаты, форумы, возможность комментировать курсы. Можно проводить групповые онлайн-семинары. Так сотрудники смогут пообщаться, потренироваться друг с другом и получить отклик от преподавателя.

С недостаточной мотивацией чаще сталкиваются сотрудники, которые впервые учатся удалённо.

Решение: для вовлечения сотрудников нужно продумать систему мотивации. Нужно сделать обучение интересным, а для этого используют игровые механики, рейтинговые таблицы, начисление баллов, интерактивные задания.

Кроме того, нужно рассказать сотрудникам, что развитие навыков приводит к повышению по карьерной лестнице. Показать реальные кейсы на примере их коллег.

Кажется, что в удалённом формате отделу обучения сложнее следить за развитием персонала, ведь неизвестно, насколько ответственно сотрудники знакомятся с учебным материалом и выполняют задания. Некоторые могут пролистывать презентации, не вникая в содержание, таким же образом наобум решать тесты.

Решение: в современных LMS есть встроенная аналитика, что позволяет вычислить тех сотрудников, которые проходят тесты только с пятого раза. Кроме того, можно подключить прокторинг, чтобы наблюдать за тем, как сотрудники выполняют задания. То есть при выборе LMS нужно учитывать набор инструментов для аналитики.

Обучение в удалённом формате может состоять не только из теории и тестов. Современные конструкторы онлайн-курсов позволяют создавать различные тренажёры для отработки навыков. Например, диалоговые тренажёры, симуляторы работы в программе.

Если бюджет компании позволяет, то можно использовать инструменты для создания тренажёров виртуальной реальности (VR). Они позволяют отработать сложные ситуации, которые могут произойти, например, на производстве.

Во время онлайн-обучения сотрудники могут сталкиваться с техническими сложностями. Например, не могут зайти на платформу из-за внезапно возникших ошибок со стороны разработчика.

Решение: нужно выбирать надёжную и современную LMS, которую разработчики регулярно обновляют. К тому же интерфейс LMS должен быть понятным для сотрудников, чтобы они с лёгкостью могли разобраться, где и что находится.

Несмотря на перечисленные сложности, удалённое обучение имеет и множество преимуществ: экономия бюджета компании, ускорение адаптации и аттестации, доступ 24/7 к материалам, удобная аналитика в LMS для оценки эффективности обучения.

К запуску удалённого обучения в компании нужно подготовиться: определить цели и задачи, проанализировать потребности сотрудников и выбрать подходящие инструменты.

Нужно ответить на два основных вопроса. Зачем обучать сотрудников? Какая выгода для компании? Например, чтобы повысить объём продаж.

Для постановки чёткой цели можно использовать методику SMART: цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и с конкретными сроками.

Нужно определить, кого и чему необходимо обучить. Для этого можно провести тестирование, оценить навыки сотрудников, собрать данные о том, каких знаний им не хватает для работы. Для оценки уровня развития навыков можно использовать методику «360 градусов».

Собранные данные помогут разделить сотрудников на несколько групп по потребностям в обучении и уровню знаний. Это позволит составить учебный план для каждой группы и эффективнее всех обучить.

Для удалённого обучения помимо платформы дополнительно потребуется конструктор онлайн-курсов.

LMS и программы для создания учебных материалов различаются набором инструментов, поэтому выбирать нужно подходящий вариант под потребности компании. В этом могут помочь обзоры инструментов из нашего блога:

iSpring Suite — это конструктор онлайн-курсов, в котором легко работать. Программу нужно установить на ПК и сразу можно начать собирать онлайн-курс из слайдов, как презентацию. Можно создавать материалы любой сложности, в том числе интерактивные с триггерами и различными персонажами.

iSpring Learn — это онлайн-платформа для проведения обучения, сбора аналитики, тестирования навыков сотрудников (например, методом «360 градусов»). Оценка позволяет определить слабые и сильные стороны каждого сотрудника и составить индивидуальные учебные планы.

В системе хранится статистика по курсам и пользователям: можно сравнивать показатели за разные периоды, оценивать динамику обученности по каждому отделу и пользователям.

Кроме того, вместе с платформой предоставляется мобильное приложение (iOS и Android). Сотрудники могут в любое время посмотреть различные инструкции и освежить знания по курсам.

К примеру, в компании «Современные горные технологии» многие сотрудники работают вахтовым методом и не всегда имеют доступ к ПК. Но мобильное приложение iSpring Learn позволяет зайти на платформу, посмотреть всю необходимую документацию. В результате запуск удалённого обучения в компании позволил снизить число ошибок по работе с техникой почти на 30% за 6 месяцев.

В дистанционном обучении недостаточно изложить информацию в виде текста. Такие учебные материалы скучно читать: нет наглядности, взаимодействия с контентом. Поэтому в онлайн-обучении принято использовать интерактивные слайдовые курсы.

Пример курса для управляющих рестораном «Додо Пиццы»:

В слайдовые курсы можно добавлять контент в различных форматах:

Конечно, без текста сложно обойтись. Поэтому при создании онлайн-курса нужно руководствоваться правилом: текст должен заполнять не более 20% экрана.

Кроме того, интерактивные курсы можно сопровождать и другими обучающими форматами:

После выбора форматов и составления структуры нужно подготовить все необходимые материалы. В этом помогут эксперты компании, которые хорошо разбираются в теме. Собранную информацию нужно сжать для лёгкого восприятия и подготовить проверочные задания.

Для создания интерактивности можно использовать триггер — это инструмент для создания кликабельной зоны, которая будет запускать какое-либо действие, анимацию. Такой инструмент обычно есть в конструкторах электронных курсов, например, в iSpring Suite.

В этом видео можно узнать, как делать интерактивные онлайн-курсы с триггерами:

Учебные материалы нужно загрузить в систему онлайн-обучения, а также подготовить инструкции для сотрудников о том, как учиться в LMS.

Перед запуском обучения платформу нужно настроить:

Кроме того, если планируется проводить вебинары или очные встречи, нужно составить расписание. Например, в iSpring Learn есть удобный календарь мероприятий, в который можно внести любые события, связанные с обучением и работой: конференции, деловые встречи, мастер-классы и т. д.

Когда будут готовы учебные материалы и настроена LMS, нужно провести пробное обучение перед полноценным запуском.

Для этого понадобится фокус-группа из числа сотрудников. Достаточно выбрать 10 активных человек, которые предоставят обратную связь. После того как участники пройдут обучение, нужно провести опрос или устроить онлайн-встречу.

У сотрудников нужно узнать, удобно ли использовать LMS, понятна ли навигация в курсе, с какими сложностями они столкнулись, что понравилось, а что нужно изменить.

По результатам тестового обучения нужно скорректировать курс. Если требуется, составить инструкцию о том, как его проходить, как ориентироваться на платформе дистанционного обучения.

Для полноценного внедрения удалённого обучения в компании нужно оповестить сотрудников по почте или в мессенджерах, а также запустить активный PR формата в компании:

Хорошим результатом можно считать, если большинство пользователей заходят на платформу несколько раз в неделю, проходят курсы, участвуют в обсуждениях. В таком случае удалённое обучение удалось внедрить в компании.

Чтобы понимать, насколько успешно проходит обучение, всё ли нравится сотрудникам, нужно настроить обратную связь. У пользователей должна быть возможность оставлять отзывы о курсах, сообщать об ошибках и пожеланиях.

Чтобы увидеть реальные результаты от обучения, потребуется около полугода. Недостаточно просто запустить онлайн-обучение и надеяться, что теперь все сотрудники будут демонстрировать высокие результаты в работе.

Для оценивания эффективности обучения можно использовать разные методы. Рекомендуем прочитать нашу статью «Оценка эффективности обучения персонала: 5 метрик и 5 методов». К примеру, можно использовать оценку «360 градусов», пульс-опросы для быстрой обратной связи от сотрудников, анкетирование, аналитику LMS.

Ещё один способ оценки — фиксация качества и скорости работы сотрудника до обучения и через 2-3 месяца после. Например, до обучения нужно посчитать объём продаж менеджера и количество недовольных клиентов после общения с ним. Потом сравнить эти данные с новыми результатами.

В итоге запуск удалённого обучения должен привести к достижению цели, которая была сформулирована по методике SMART ещё на этапе планирования.

Ещё больше о запуске удалённого обучения сотрудников можно узнать из наших статей: