Управление знаниями в компании: преимущества, создание системы и её внедрение

Концепция управления знаниями появилась в 1990-х годах, когда поняли, что развитие компании зависит от её интеллектуального капитала. Важно сохранять знания и навыки внутри компании через обмен опытом и обучение.

В этой статье расскажем, как создать систему управления знаниями, какие есть методы и приёмы, и как это выгодно для бизнеса.

Система управления знаниями (или knowledge management) — это совокупность приёмов по сбору, хранению и распространению полезной информации, полученной за время существования компании.

Компания каждый год накапливает опыт в разных областях, и все знания находятся у сотрудников. Но когда специалисты уходят, организация теряет этот интеллектуальный капитал. Новым сотрудникам приходится учиться с нуля, что замедляет работу компании. Чтобы избежать этого, существует система управления знаниями.

Создание системы управления знания приносит компании ряд плюсов.

Знания — это любая информация, связанная с профессиональными задачами. Это могут быть различные лайфхаки в области производства, продаж, маркетинга, работающие именно в этой компании.

Чтобы управлять знаниями, нужно взять под контроль все составляющие этого процесса: создание, сбор и хранение, распространение и использование.

1. Создание и сбор знаний

Накопление знаний — это постоянный процесс, который без контроля происходит в хаотичном режиме. Каждый сотрудник за время работы в компании постепенно создаёт свой запас знаний, при этом компания может управлять этим процессом.

То есть знания можно собрать как со стороны, так и внутри компании.

2. Хранение знаний

После сбора знаний, их нужно зафиксировать в виде инструкций, рекомендаций, наглядных кейсов.

Собранную информацию можно разделить на две группы:

Таким образом из хаотичного накопления опыта компании можно создать систему, где вся важная информация размещена по порядку: по темам и форматам, под разные должности и уровни знаний сотрудников.

3. Распространение

Чтобы сотрудники могли в любое время взаимодействовать с материалами компании и обмениваться опытом, нужно создать для этого условия.

Для развития культуры обмена знаниями сотрудникам нужно показать, что у них одна бизнес-цель, поэтому стоит делиться идеями друг с другом и рассказывать новичкам о тонкостях работы. В нашей статье можно больше узнать о способах обмена опытом в компании.

4. Использование знаний

Целью управления знаниями является не просто их сохранение и распространение в компании, но и использование на практике.

Таким образом, сбор знаний постепенно должен привести к улучшению результатов компании во всех секторах: финансовом, производственном, маркетинговом.

По данным исследования Begin Group, хранение документации компании и обучение сотрудников всё чаще переходит в онлайн-формат, чтобы избавиться от бумажной волокиты. Поэтому управление знаниями тесно связано с удалённым обучением.

Сотрудники должны постоянно контактировать друг с другом и обмениваться знаниями. Поэтому важно выбирать IT-решения, где можно не только хранить данные, но и предоставлять все условия для обучения и общения сотрудников.

Таким образом, LMS — более универсальный инструмент, поскольку позволяет провести все этапы управления знаниями: собрать, распространить и проанализировать результаты.

1. Оценка текущего состояния знаний

Даже если в компании есть различные документы с инструкциями и правилами — этого недостаточно. Для запуска системы управления знаниями нужно чётко понимать цели и задачи этого процесса: кого, чему и зачем обучать.

Совет: для сбора информации можно обратиться к опытным специалистам компании, привлечь внешних экспертов, участвовать в профессиональных конференциях.

2. Разработка стратегии

Необходимо составить план для создания системы управления знаниями в организации.

Совет: для экономии бюджета стоит выбирать современную LMS. На таких платформах есть все необходимые инструменты и не требуются дополнительные настройки. То есть не придётся нанимать программистов для техобслуживания.

3. Обучение сотрудников

Совет: можно комбинировать онлайн-обучение с очными встречами. Например, в компании «Эконика» периодически проводят «живые» мероприятия, чтобы сотрудники могли лично пообщаться друг с другом. При этом в компании отмечают, что переход большей части обучения в онлайн сократил затраты на развитие персонала на 40%.

В нашем блоге есть подробная статья, как эффективно проводить смешанное обучение в компании.

4. Оценка эффективности системы управления знаниями

После запуска обучения в компании нужно отслеживать результаты: удалось ли сотрудникам развить необходимые навыки, привело ли это к улучшению показателей компании (росту объемов продаж, ускорению бизнес-процессов и т. д.).

Оценка результатов состоит из нескольких этапов. Если сотрудник не прошёл первый этап, то второй можно и не проверять, его вновь нужно отправлять на обучение.

На основе полученных данных нужно скорректировать программу обучения: лучше объяснить конкретную тему, добавить дополнительные задания для отработки навыков, расширить базу знаний.

Инструменты iSpring разработаны специально для корпоративного обучения. LMS iSpring Learn и конструктор онлайн-курсов iSpring Suite удобно использовать вместе.

Конструктор курсов iSpring Suite «прост и удобен в работе, онлайн-курс может собрать менеджер по обучению, а не узкоспециализированный сотрудник дистанционного обучения» — отмечает менеджер по обучению компании «Байкал Сервис».

В iSpring Suite легко создавать разные учебные материалы: интерактивные курсы, скринкасты, видеолекции, тесты и опросы, диалоговые тренажёры для отработки навыков общения. Готовые курсы в один клик можно загрузить в LMS.

Платформа iSpring Learn предназначена для полноценного управления обучением: можно сделать базу знаний компании, автоматизировать назначение курсов, выдачу сертификатов, провести тестирование и проанализировать результаты.

На платформе можно посмотреть данные по обученности всего отдела и каждого сотрудника: какие курсы пройдены, в каких заданиях сделаны ошибки, как часто пользователь заходит на платформу и т. д.

Кроме того, на платформе можно проводить пульс-опросы и оценку 360 градусов, чтобы узнать больше об удовлетворённости и потребностях сотрудников в обучении.