CheckOffice глазами клиентов: опыт Decathlon

Мы начали тестировать приложение в августе 2019 года. Внедрение проходило в три этапа.

Мы используем CheckOffice не как инструмент контроля. Мы не делаем аудит или проверки. Вместо этого мы проводим диагностику. Основная задача — сравнивать процессы в магазине с «идеальной картинкой» и примерами, которые отражены в чек-листе. Это позволяет понять, что работает не так и какие действия нужно предпринять, чтобы достичь необходимого результата.

Кроме того, мы организовали чемпионат для технических директоров магазина. Для участия нужно ежемесячно проходить диагностику по одной из тем безопасности.

Например, в январе заполняют чек-лист по эвакуации. Те, кто сделал это вовремя, получают 3 балла, кто заполнил в феврале (опоздал :| ) — 2, а кто не заполнил — 0 :(

Чтобы при работе с чек-листами сотрудники не приукрашивали действительность, мы оцениваем не количество нарушений, а прогресс. Проверяемые блоки повторяются каждые полгода: если в январе ты нашел 15 нарушений, а в августе при диагностике выявлено 5 — отлично, это +1 балл к результату.

В начале каждого месяца мы обновляем таблицу с результатами, а вместе с ними — основные трудности, которые были выявленны в ходе диагностик (в веб-версии CheckOffice это делается быстро). Анализируя причины трудностей, мы при необходимости адаптируем процедуры. Благодаря этому взаимосвязанному процессу мы развиваем и повышаем эффективность внутренних процессов компании.

Мы создаем чек-листы для различных позиций в магазинах, логистике и сервисах, поэтому все больше сотрудников начинают использовать приложение в ежедневной работе. Думаю, в 2022 году у нас будет более 100 пользователей.

Каждый чек-лист создается по запросу для отдельного магазина. При этом права на его редактирование есть только у одного подразделения. Это помогает избежать хаоса. В ближайшее время протестируем функцию, которая позволяет выдавать доступ к чек-листу определенным пользователям. Если она сильно повысит времязатраты администраторов — купим отдельную подписку для каждого магазина, чтобы они могли составлять любые нужные чек-листы сами.

Чек-листы проверок контролирующих органов также будут внесены в сервис, чтобы магазин мог самостоятельно проверять соответствие требованиям.

Сначала мы проводили проверки по Excel. Пытаясь сделать их удобнее, перешли на Google Документы, но и там было много проблем: сбои, многое приходилось делать руками, создавать архивы, нельзя было смотреть единую статистику по всем магазинам. Чтобы проанализировать нарушения, нужно было пересмотреть десятки файлов, а чтобы внести изменения в чек-лист — разослать документы по всем магазинам. При этом часто кто-то их не видел или заполнял неактуальную версию.

Тогда мы начали искать специализированное решение. Один сервис оказался слишком простым и не позволял строить аналитику, другой — слишком сложным, с множеством функций, которыми мы никогда не будем пользоваться, но за которые придется платить. О CheckOffice я услышал от наших партнеров, и он стал золотой серединой: user friendly-приложение, удобная аналитика и другие инструменты. Еще нам было важно, что команда сервиса находится в России и оперативно обеспечивает поддержку.

Пока сосредоточены на главном функционале и не используем много дополнительных фич. Основное — это чек-листы, архив с фото, примеры (удобно для новых сотрудников), комментарии и аналитика через веб-интерфейс.

Автозадачи и модуль планирования пока не используем — назначаем расписание проверок в своих календарях. Иногда сверяем свои чек-листы с библиотекой готовых на сайте CheckOffice. При составлении чек-листов мы опираемся на ГОСТы, и будет здорово, если в библиотеке появятся стандартизированные на уровне государства формы, например, чек-лист проверки Роспотребнадзора, МЧС и так далее.

Нравится, что ребята постоянно обновляют и совершенствуют приложение. За время использования добавилась возможность копировать пункты одним нажатием и многое другое.

Для сотрудников внедрение подобного сервиса на первых порах может выглядеть как дополнительная работа. Но если раньше проверка проводилась раз в год и менеджеру приходилось в сжатые сроки отрабатывать сразу все выявленные нарушения, то теперь проверки запланированы, регулярные диагностики дают равномерно высокий результат.

При этом мы прислушиваемся к обратной связи сотрудников. Например, сначала составили слишком большой чек-лист, перегруженный деталями, не было логики в последовательности блоков, и его было неудобно заполнять. По запросу магазина пофиксили это. И так со всеми другими возникавшими вопросами.

Сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к использованию приложения, как и к любому новому инструменту. Но я уверен, что если мы предложим вернуться к Google Документам — желающих среди сотрудников не найдется.