«Никаких холодных звонков». Как устроены продажи в Agima
Основные принципы и правила работы нашей сейлз-команды.
Привет! Я Юлия Зуйкова, руководитель проектов AGIMA. AGIMA — крупнейший интегратор Digital-решений в России. За 16 лет на рынке мы познакомились и поработали со многими большими компаниями. Сначала каждый такой контракт давался нам кровью и потом, но позже, благодаря сарафанному радио, заказы начали приходить сами. Сейчас мы получаем порядка 20-30 заявок в день, и нам не нужны холодные звонки.
Но это не значит, что нам не приходится продавать услуги. Если бы мы сидели сложа руки, мы бы не смогли увеличивать количество проектов и получать более сложные и интересные задачи. Поэтому в этой статье расскажем, как выстроили процесс продаж. Если работаете в B2B — welcome, найдете несколько дельных советов, посмотрите на нашу компанию изнутри.
Как выглядит система
В AGIMA нет разделения на менеджеров по продажам и руководителей проектов. Весь процесс от и до ведет один человек. Если проект большой — несколько человек из одного проектного офиса. Продажи координирует коммерческие директор или его заместитель, они же проводят встречи.
Дейли
Продажи идут непрерывно — это не разовые встречи или созвоны. Поэтому каждый день в 12:30 сейлз-команда приходит на дейли. В них участвуют руководители проектных офисов и производственных цехов.
Проектный офис — подразделение внутри AGIMA, которое отвечает за несколько крупных проектов. У них нет четко прописанной специализации. Грубо говоря, это компании внутри компании, у каждой из которых свои клиенты и финансовые задачи. Такое устройство помогает нам быть гибче и лучше работать с заказчиками.
Производственный цех — подразделение внутри AGIMA, которое занимается производственными задачами и помогает всем проектным офисам. Например, у нас есть цех дизайна и цех разработки. Главное отличие цеха от офиса в том, что проектный офис отвечает за проект целиком, а цех — только за свое направление.
Основная цель дейли — проконтролировать поток задач по входящим лидам. Все задачи зафиксированы на доске Sales team в Jira. На дейли мы задаем вопросы, рассказывает о проблемах, бронируем ресурсы цехов. А еще на дейли можно влиять на нагрузку проектных офисов — распределяя лиды между ними.
Ретроспективы
Раз в месяц команда продаж приходит на ретроспективу. На ней мы анализируем наши победы и поражения, обсуждаем нововведения. Задача — понять, где наш процесс дал сбой, почему он его дал и как этого избежать в будущем.
Так может выглядеть доска с идеями.
Во время встречи мы собираем идеи по улучшению процесса. После ретроспективы запускаем голосование в чате Sales Team. Те идеи, которые набрали больше голосов, кладем в бэклог или добавляем в чек-листы для проектов.
Как обрабатываем заявки
Зачастую мы работаем с заказчиками, которые сами нас нашли. Заявки падают на почту, мы отвечаем на каждое письмо в течение 2 часов — не дольше. В первом письме уточняем все необходимые детали: техническое задание, бюджет, сроки и т. п. Затем релевантные заявки берем в работу, остальные передаем партнерам.
Когда мы знаем всю базовую информацию, назначаем интервью с заказчиком. Это нужно, чтобы углубить наши знания о проекте и определить, чем мы можем помочь. Продажи в AGIMA — это не про «продать любой ценой». Мы видим нашу цель в помощи компаниям — поэтому вдумчиво подходим к этапу знакомства с задачей.
Кто участвует в интервью, мы определяем по техническому заданию. Если задача — обновить дизайн, то зовем руководителя цеха дизайна. Если создать сервис с нуля — руководителя цеха проектирования систем. Но чаще всего на встречи ходит руководитель цеха разработки — их услуги почти всегда нужны.
По итогам интервью мы готовим презентацию.
Как составить идеальную презентацию
Презентация показывает заказчику, что он получит от работы с нами. В ее основе потребности бизнеса: мы смотрим ТЗ, понимаем, чем можем помочь, и предлагаем собственное решение. При создании презентации мы применяем несколько важных правил.
- Если презентация для чтения — подробности текстом. Если для устного выступления — больше картинок.
- Правило двадцати: не более 20 слайдов — если для чтения, не дольше 20 минут — если выступление.
- Первый и последний слайд — самые важные.
- Презентация — о заказчике, а не о нас: рассказываем, как мы ему поможем.
- Мало показать релевантные кейсы. Нужно дать комментарий по каждому — что конкретно из него мы принесем в новый проект.
- Хорошая идея — рассказать о потенциальной команде, плане-графике и основных цифрах.
- В конце презентации нужен призыв к действию: написать письмо, договориться о следующей встрече.
- Редактировать: презентация должна быть читаемой, понятной и красивой.
Если до презентации есть время, а заказчик важный, здорово отрепетировать ее с участниками пресейла. Заказчику презентацию мы отправляем ссылкой на облако или PDF-файлом, чтобы стили не поехали и вся красота не сошла на нет.
Как оформить декомпозицию и что это такое
В продажах декомпозиция — это разбор ТЗ заказчика на главные и второстепенные пункты. Мы делаем это, чтобы разбить работу на этапы. Так цехам легче ее оценить.
Например, задачу «реализация главной страницы» тяжело оценить, потому что непонятно, какие функции нужны. Работы могут быть как на 100 часов, так и на 20. Декомпозируем ее: «строка поиска» или «слайдер с баннерами в хедере» — теперь оценить легче.
Декомпозицию почти всегда делает отдел системной аналитики. Но если отдел перегружен и декомпозировать предстоит менеджеру, есть пара советов:
- внимательно читаем ТЗ и все входящие материалы;
- сначала разбиваем этапы крупно, а потом детализируем;
- для декомпозиции удобно использовать структуру сайта в задачах на разработку/редизайн; если структуры нет, запрашиваем у клиента или смотрим на текущем сайте;
- обязательно отправляем на ревью кому-то из аналитиков.
Пример, как можно разбить целое на частное.
Как составить смету и подготовить КП
У нас два шаблона для сметы: быстрая смета по фаст-треку и смета по фичам.
Быстрая смета по фаст-треку
- Крупно разбиваем каждый этап проекта, не более 5–7 пунктов. Например, «предпроектное обследование», «UX/UI-дизайн», «верстка макетов» и пр.
- Определяем состав команды проекта исходя из ТЗ, стека и ограничений по времени.
- Добавляем нужные колонки по специалистам. Проверяем, что ставки из нужной вкладки подтягиваются корректно.
- Исходя из количества часов команды прикидываем, сколько времени займет каждый этап, добавляем нужное количество колонок помесячно и заливкой ячеек показываем базовый таймлайн.
- Проверяем, что все формулы на месте.
Используем эту смету, если:
- не хотим привлекать цеха — из-за сжатых сроков или простоты задачи;
- это Request for Information, а не закупка;
- клиент дал понять, что бюджет маленький, но проект нам интересен.
Смета по фичам
Для этой сметы нужна декомпозиция. Эта смета подробная, основана на конкретных функциях, требует внимательного изучения ТЗ, привлечения цеха аналитики и оценки другими цехами. Обычно подготовка такой сметы занимает несколько дней.
Используем эту смету, если:
- на дейли решили, что надо привлекать цеха и делать декомпозицию;
- это реальная закупка, а не Request for Information;
- клиент потенциально очень интересный, и всем хочется выиграть;
- потенциальный бюджет большой;
- задача очень сложная.
Когда смета готова
Перед отправкой мы оптимизируем смету. Оптимизация — это «удешевление». Смотрим на итоговую оценку проекта, разбираемся, выше она рынка или соответствует ему, укладываемся ли мы в бюджет заказчика и какие работы можно из сметы убрать. Главное — не убрать слишком много и сохранить рентабельность проекта.
- Перед отправкой сметы проверяем, верны ли все ставки и формулы, суммируются ли они в оценке.
- Если сроки подачи КП сжатые, вежливо просим о дополнительном времени.
Принципы защиты КП
Отрепетируйте защиту.
Подготовьте речь, запишите основные пункты. Если чувствуете себя неуверенно, напишите текст полностью. Не стоит читать текст со слайдов. Рассказывать нужно эмоционально, чтобы слушать было интересно. Подготовьте план B на случай технических неполадок.
Делайте тестовое задание.
Иногда заказчик просит выполнить тестовое задание. Его выполнение покажет, что вы ответственно подошли к делу и выделит вас среди конкурентов. Но прежде чем приступить, посчитайте, сколько ресурсов потратите и стоит ли оно того.
Проводите онлайн-встречу.
При личной встрече, даже если это Zoom, есть возможность обсудить каждое решение и его цену. При переписке возможности управлять возражениями нет. Ради особо интересных проектов мы даже проводим встречи офлайн — собираем всех, кто готовил КП.
Используйте видеопрезентацию.
Иногда заказчик ни в какую не соглашается слушать защиту КП даже онлайн. В этом случае поможет видеоролик. Это не заменит встречу, но это лучше, чем безликий пакет документов. К тому же такая подача КП запомнится клиенту в отличие от 7–10 одинаковых писем.
Как участвовать в тендерах
Часто заказчики проводят закупки определенных IT-работ на тендерных площадках. Одна из самых популярных — B2B Center. Процесс участия в закупках обычно сложнее, чем при персональных запросах. Он требует подачи большого пакета документов.
Вот несколько шагов, которые мы делаем, когда работают с тендерами:
1. Авторизоваться на площадке.
После авторизации на площадке видно все приложения к закупке, их можно скачать и изучить. Иногда сразу ясно, что запрос не целевой. Поэтому мы выделяем основные моменты из ТЗ: задачу, стек, сроки и бюджет — и решаем с руководителем, бороться за победу или нет.
Пример публикации закупки на площадке
2. Обратиться к специалисту по тендерам.
В AGIMA менеджер проекта собирает информацию о релевантном опыте, резюме потенциальной команды, готовит КП по требуемой форме. А менеджер по закупкам помогает с юридическими документами: карточка компании, анкета поставщика и пр.
3. Разобраться в задаче.
Если в требованиях что-то непонятно или есть технические ошибки, мы уточняем нюансы у площадки. Может, они просто забыли приложить нужный документ. На другом конце тоже сидят люди, они готовы отвечать на вопросы.
4. Отправить все документы за пару дней до дедлайна.
Нельзя отправлять их в последний момент. Чем раньше — тем лучше. Главное, не в ущерб качеству. Бывали случаи, когда мы проигрывали из-за того, что конкуренты отправили документы раньше нас.
5. Всё проверить.
Перед отправкой менеджер смотрит полный пакет документов, чтобы убедиться, что всё на месте. Так мы снижаем риск того, что кто-нибудь забыл приложить какой-то документ из списка.
В случае победы
Если всё круто и мы выиграли, первым делом менеджер проводит кикофф-встречу с заказчиком. Она нужна, чтобы подтвердить договоренности, полноценно познакомиться и понять ожидания друг друга. Параллельно с этим запускаем процесс согласования и подписания генерального договора. Пока нет подписанного договора, работаем по гарантийному письму.
Что еще полезно сделать:
- сообщить подрядчикам и отделу закупок примерную дату старта проекта;
- получить и дать все необходимые доступы — к рабочим доскам и т. п.;
- создать чат с командой в Telegram;
- выяснить, как учитывается время и закрываются работы по документам;
- завести пространство проекта в wiki, наполнить стартовой информацией;
- завести проект в Jira AGIMA, добавить людей, поставить первые задачи;
- завести проект в Finplan, наполнить потенциалы по отгрузкам.
Без продаж не обойтись
Процесс продаж начинается не в момент, когда нам на почту упала заявка от потенциального заказчика, а намного раньше. Статьи на Хабре, доклады на конференциях, собственные митапы и громкие проекты — всё это основа для нашей работы. Но в итоге именно от сейлз-команды зависит, захочет ли заказчик с нами остаться. Поэтому права на ошибку нет: нужно разумно подойти к переговорам, подготовить грамотную презентацию, сделать взвешенное коммерческое предложение и быстро подписать все документы.
В AGIMA накопилось много внутренних правил и регламентов, которые делают этот процесс проще и понятнее. В этой статье мы собрали самые универсальные из них — надеемся, это было интересно. Рассказывайте в комментариях, как устроены продажи в ваших компаниях.
Еще читаю материал, но уже возник вопрос. Скажите, пожалуйста, а как у менеджеров ваших планируется день? Заниматься продажами — это большой процесс занимающий, как правило не один день. А тут еще и нужно вести проданный ранее проект, то есть быть на связи с заказчиком, с командой проекта. Есть какие-то принципы или они у вас бессмертные пони? =)
Это один из краеугольных камней в системе продаж. Действительно, если перегруженному специалисту отдать пресейл, то он будет механически готовить смету и ответы по анкете клиента, а не индивидуально формулировать добавочную ценность, которую может принести наша компания.
Поэтому у нас есть модель распределения лидов:
— «на берегу» проектный офис заявляет какой % времени команда готова выделять на пресейлы на эту неделю. Из этого формируется плановая квота.
— далее, ретроспективно мы подготовили сравнительную таблицу, чтобы определить какие бывают типы лидов и какие размеры им можно назначать (сколько времени тратится на подготовку предложения от Первого контакта до Защиты КП).
— создали интерактивный дашборд, который в режиме реального времени показывает, сколько у кого есть свободных слотов и сколько в данный момент лидов в обработке.
— в соответствии с этой очередью (с учетом специализации) распределяются лиды.
Здесь важно отметить, что у нас есть критерии оценки качества лида после его получения и после первичного дебрифинга. В зависимости от загруженности проектных офисов — мы можем ослаблять или ужесточать отбор.
Очень круто! С интересом прочитала.
И что, ретроспектива правда работает? Как по мне, это просто трата времени
Смотря как вести и как вовлекать. Многие задачи только там и проталкиваются, когда видна массовость благодаря голосованию
Так необычно, что нет отдела продаж у вас, мне кажется, что так намного эффективнее
Так и есть, и человек, который занимается продажей, осознает, что вести это потом ему же:)) так что уровень ответственности за качество проработки в разы увеличивается.